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Ton guide d'utilisation des conférences en personne pour événements virtuels

30 mai 2023 Michael Mayday

Les conférences, les salons professionnels et les séminaires sont tous d'excellents moyens de générer des prospects et d'établir d'importantes relations en face à face. Mais les événements sur le terrain ont toujours des limites que les responsables marketing doivent prendre en compte. Tout d'abord, et c'est le plus important, tous les publics concernés ne pourront pas assister à l'événement physique en question. Les budgets, les restrictions de voyage et la proximité d'un lieu de réunion sont autant d'éléments qui influent sur la participation.

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C'est pourquoi chaque événement de terrain - quelle que soit sa taille - doit intégrer les expériences numériques dans sa stratégie. Tu n'as pas d'angle numérique prêt pour ton événement en personne ? Ne t'inquiète pas : en combinant événements virtuels et physiqueIl n'est pas difficile d'organiser des événements en personne - il suffit d'un peu de marketing audacieux. tout ce qu'il faut, c'est une petite dose de marketing.. Voici comment tu peux commencer :

Qu'est-ce qu'un événement virtuel ?

Une femme fait une présentation devant une salle comble.

Avant de commencer, clarifions un peu la terminologie. Un événement virtuel est une activité en ligne où les participants peuvent interagir avec une marque par le biais de canaux numériques. événements virtuels peut être aussi court qu'un Webinaire de 20 minutes ou aussi long qu'un sommet d'une matinée. Souvent, ils se déroulent en coordination avec un événement physique en personne ou, à l'occasion, agissent comme un événement autonome.

Quelles sont les principales caractéristiques d'un événement virtuel ?

Il existe différentes façons d'organiser événements virtuels , mais chaque événement présente quelques traits communs. Tous les événements virtuels sont :

Numérique - Par nature, événements virtuels se déroule en ligne dans un environnement numérique.
Interactif - Tous les sites événements virtuels doivent permettre aux participants de télécharger des ressources, d'interagir avec les conférenciers et de s'impliquer dans leur environnement.
Multimédia - événements virtuels excelle lorsque les présentateurs et les sessions contiennent des éléments multimédias, tels que des vidéos, des GIF, des diapositives, de la musique, etc.

Quelle est la différence entre une expérience numérique et un événement virtuel ?

événements virtuels et expériences événementielles numériques sont des idées similaires à première vue. En fait, une expérience événementielle numérique a tous les attributs d'un événement virtuel. Mais en y regardant de plus près, la différence entre les deux est flagrante.

Les expériences d'événements numériques, par exemple, sont beaucoup plus immersives, coordonnées et agréables du point de vue de l'utilisateur final. Elles sont plus soignées et plus cohérentes dans leur présentation que événements virtuels et ont tendance à attirer un plus grand nombre de participants.

En comparaison, les expériences virtuelles sont courtes et immédiates. On peut penser à la différence entre une conférence massive de plusieurs jours et une tournée de présentation à travers le pays. Les deux ont leur raison d'être, mais l'une génère beaucoup plus de buzz.

Développer une équipe numérique

deux collègues travaillant sur l'ordinateur

Que tu transfères ton événement en personne entièrement en ligne ou que tu complètes ta présence physique, un plan structuré fait toute la différence, la mise en place d'un plan structuré fait toute la différence.. La première étape consiste à identifier les principaux intervenants de tes services de marketing et de vente. Voici une liste des rôles marketing qui devraient être impliqués :

Directeur de programme - Organise et développe la stratégie et l'approche des événements numériques/physiques.

Coordonnateur d'événements - Identifie les sujets des événements et les domaines d'intérêt qui s'y rapportent.

Webinaire Manager - Organise la stratégie Webinaire , la création de contenu et la promotion.

Opérations/Demand Gen - Met en place un site Webinaire, Webinaire production, qualification et suivi des prospects.

Pour les ventes et la réussite des clients, la liste est la suivante :

Représentants sur le terrain - Pour identifier les publics cibles, les personas, les comptes et la présence aux événements.

SDR - Pour l'engagement, la sensibilisation, la promotion et le suivi de Webinaire et des événements.

Customer Success - Pour le suivi des événements, l'organisation des essais et le soutien.

Une fois rassemblés, identifie la façon dont tu veux gérer ton expérience d'événement numérique. Généralement, il y a trois options à prendre en compte pour intégrer dans cette expérience numérique :

    • En tandem avec ton événement en personne
    • Comme une extension de ton événement physique
    • Ou bien, après l'événement, les participants peuvent profiter de l'expérience suivante

Prends également ce temps pour identifier les comptes cibles, les publics et les personas avec lesquels tu veux te connecter.

Organiser le contenu et l'image de marque

homme et femme prenant des notes

Contenu

Une fois les éléments de planification en place, il est temps d'organiser ton contenu et ton image de marque. Le contenu doit généralement refléter la présentation du conférencier et tout document que tu peux avoir sur place. Rassemble les copies numériques des livres électroniques, des études de cas, des rapports et des diapositives de présentation pertinents, et recherche également tout contenu virtuel approprié, comme les webinaires à la demande ou les articles de blog.

Maintenant, il est temps d'organiser le contenu de tes expériences d'événements numériques. En général, il y a trois options à prendre en compte pour diffuser du contenu dans le cadre d'une expérience numérique. Voici un petit récapitulatif :

Pages d'atterrissage cibl ées. Les pages d'atterrissage ciblées fournissent aux participants un aperçu rapide et concis de ta présence à un événement, ainsi que tout document ou matériel pertinent. Tu peux également utiliser ces pages pour diffuser une page Webinaire ou un enregistrement de l'événement en personne, et mettre les participants directement en contact avec les présentateurs et les représentants du service clientèle par le biais d'outils d'engagement tels que des CTA et des cartes de visite virtuelles.

Centres de contenu. Si tu organises un événement plus important, comme ta propre conférence, ou si tu as plusieurs sessions à partager, utilise un hub de contenu comme le Engagement Hub de ON24.. Avec un hub de contenu en place, tu peux inscrire les participants virtuels à plusieurs présentations tout au long d'un événement, fournir aux participants en personne les présentations qu'ils ont peut-être manquées et - si tu es l'hôte - organiser tes sessions en petits groupes et tes discours d'ouverture en pistes ou en sujets.

Webinaires en direct ou simulés. Enfin, il y a les webinaires, qui peuvent être autonomes ou intégrés aux deux options précédentes. Les webinaires ont la possibilité d'être diffusés en direct, en simulacre ou à la demande, mais pour les conférences, il est préférable de se concentrer sur le direct et le simulacre.

Deux options s'offrent à toi pour diffuser des webinaires en direct : des flux de diffusion de haute qualité ou des webcams. Tout ce dont tu as besoin pour commencer, c'est d'une webcam et, selon ta configuration, d'un trépied. Nous recommandons d'abord de diffuser les présentations Webinaire en direct à l'aide de webcams, car elles sont plus abordables, plus évolutives et moins complexes que les vidéos de diffusion. La diffusion vidéo convient mieux lorsque ton organisation est l'hôte de la conférence et que tu veux diffuser les discours d'ouverture.

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Le plus souvent, il s'agit de simulacre, où un présentateur enregistre sa session à l'avance pour des audiences virtuellesest la décision la plus sûre et la plus pratique. Assieds-toi avec ton ou tes conférenciers, identifie les possibilités de faire participer un public virtuel par le biais de sondages et d'outils de participation aux questions et réponses, et enregistre la présentation. Ensuite, au moment de la diffusion, un représentant sera disponible pour répondre aux questions des participants virtuels.

Fais entrer tes événements physiques dans le monde numérique. Apprends comment faire dans cette vidéo à la demande Webinaire...[Regarder maintenant].

Quelle que soit la tactique choisie, assure-toi d'intégrer des fonctions d'engagement pour tes participants virtuels. Il peut s'agir de simples CTA, de salons de discussion et d'outils de questions et réponses, ou de tactiques puissantes comme des sondages et des enquêtes interactives pendant une présentation.

L'image de marque

femme prenant des notes sur un ordinateur

En matière d'image de marque, une règle est importante : la cohérence. Pages d'atterrissage, webinairesle contenu et les centres de contenu doivent tous correspondre au thème ou à la conception de ton organisation pour un événement en personne. Cela inclut également les actifs physiques, comme la conception du stand et les documents à distribuer.

Assieds-toi avec ton designer, ton équipe de conception ou ton agence et fais la liste de tous les actifs dont tu auras besoin pour ton image de marque lors des événements sur le terrain. Une fois ces éléments identifiés, mets de l'ordre dans ta conception et crée des modèles à partir de ces éléments. De cette façon, les participants - qu'ils soient en personne ou virtuels - auront une expérience cohérente quel que soit l'endroit où ils engagent ta marque. Tu peux (et tu devrais !) réutiliser ces modèles pour d'autres événements.

Organise ton événement et passe au service à la demande

homme regardant l'appareil

 

D'accord, tu as un plan en place, un contenu prêt, une image de marque cohérente et des gens qui s'inscrivent. Il ne te reste plus qu'à gérer ton expérience numérique de l'événement. C'est ça ?

Tout d'abord, il y a quelques éléments à garder à l'esprit pour que tes événements se déroulent le mieux possible. Ces éléments incluent la mise en place de rappels par courriel (avant, pendant et après le début de l'événement en personne), s'entraîner à l'avance aux présentations en direct pour résoudre les problèmes techniques, enregistrer et organiser les événements simulés dans des centres de contenu et pages d'atterrissage et former ton équipe sur la façon de faire participer les participants virtuels. Mais ces étapes devraient être relativement faciles à franchir.

Avec une approche organisée, ton événement devrait se dérouler sans problème. N'oublie pas de prendre le temps d'engager ton public virtuel, de reconnaître sa présence, de répondre aux questions et de pousser tes participants en personne vers ton... expérience numérique de l'événement pour obtenir des ressources supplémentaires. Lorsque l'événement est terminé, assure-toi que tes expériences numériques le reflètent. Mets à jour tes centres de contenu et tes pages de renvoi pour indiquer que la conférence, le salon ou l'événement sur le terrain est terminé. Tu ne veux pas qu'il y ait de confusion sur le statut d'un événement.

L'élément à la demande

Un homme sur un banc sur son téléphone.

Contrairement aux salons et aux conférences en personne, les expériences d'événements numériques n'ont pas de date d'expiration. Pour tirer pleinement parti des expériences numériques et pour prolonger l'impact de ton événement en personne, avoir un plan en place pour l'accès à la demande.

Pour le contenu à la demande, tu as quelques options. La plus simple est de pousser les enregistrements de ton événement dans des centres de contenu à la demande pour qu'ils soient consommés. Mais si tu veux aller plus loin, développe quelques idées qui peuvent étendre tes atouts en personne - conférenciers, experts en la matière et participants - et développer l'impact de ton événement.

Voici quelques exemples faciles à réaliser que tu peux faire en direct ou à la demande :

Discussion autour d'un café

Une discussion informelle, Discussion informelle entre deux ou trois personnes pendant environ une demi-heure.. Le meilleur format pour un café-causerie est la vidéo - il te suffit de prendre une webcam ou un caméscope et de commencer à enregistrer. Si tu veux y ajouter un peu de production, procure-toi une caméra HD, enregistre la discussion et diffuse l'enregistrement à la demande. Si tu es pressé, un enregistrement audio peut également suffire.

Conversation au coin du feu

Un peu plus impliqué que le Coffee Talk, un Fireside Chat est typiquement un enregistrement vidéo de haute qualité d'une conversation décontractée mais structurée entre un modérateur et un animateur. d'une conversation décontractée mais structurée entre un modérateur et quelques invités pendant environ une heure. Étant donné que les causeries au coin du feu impliquent généralement des conférenciers principaux ou des intervenants de haut niveau, pense à mettre un peu plus l'accent sur la qualité de l'enregistrement.

Discours d'un expert en la matière

Le public aime les rapports, les graphiques et les statistiques. Ainsi, une présentation traditionnelle où un conférencier présente nouvelles recherchesles tendances de l'industrie, leurs expériences ou d'autres sujets connexes à l'auditoire est une excellente occasion d'engagement à la demande. Pour cela, parle aux clients, aux experts internes et aux experts en la matière du secteur et obtiens la permission d'enregistrer les présentations en format audio ou vidéo et de partager les diapositives de la présentation.

Séances de questions et réponses supplémentaires

Les séances supplémentaires de questions et réponses sont des occasions à faible effort et à fort impact d'ajouter de la valeur aux participants en personne et virtuels. Prends une webcam, installe-toi dans un petit espace et prends cinq à quinze minutes avec un expert en la matière pour passer en revue les questions supplémentaires. C'est une excellente occasion pour eux de répondre à des questions clés que les sessions officielles n'ont peut-être pas eu le temps de couvrir pendant leurs présentations.

Et c'est tout, vraiment. Si tu es pressé par le temps, passe en revue et identifie les actions qui sont faciles à produire mais qui ont un fort impact pour tes publics. Cela ne manquera pas d'élever la qualité de l'expérience de ton événement numérique.

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