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Quand devrais-tu utiliser un événement hybride ? 5 scénarios à considérer

2 novembre 2023 Michael Mayday

Le monde du marketing B2B est en pleine effervescence avec les événements hybrides, un nouveau format format d'événement qui promet de réunir les meilleurs éléments de l'événement physique et de événements virtuels. Lorsqu'ils sont bien, événements hybrides peuvent étendre la portée d'un événement, améliorer le message d'une marque et recueillir une multitude d'informations sur le public qui peuvent aider à accélérer le parcours d'achat.

Mais si un événement hybride est mal fait - par exemple, en diffusant simplement un événement en personne à un public virtuel - les entreprises risquent de passer à côté de signaux d'achat clés et, dans le pire des cas, endommager leur marque.

Créer une stratégie événementielle axée sur les données pour un monde hybride.

La clé d'une une stratégie d'événements hybrides réussie est de savoir quand, où et pourquoi déployer ce type d'événement. Les spécialistes du marketing événementiel devront commencer à former de nouveaux muscles et identifier quand l'hybride est une option raisonnable pour améliorer les objectifs d'un événement, que ces objectifs soient d'atteindre plus de personnes, d'étendre la portée de ton événement à travers les zones géographiques, d'ajouter de la valeur au parrainage ou plus encore.

Utilise les événements hybrides quand tu le souhaites :

1. Augmenter la portée d'un événement
2. Organiser un événement à grande échelle dans plusieurs pays
3. Prolonger la durée de vie d'un événement
4. Organisent des événements de formation ou d'habilitation
5. Offrent plus de valeur et de portée aux sponsors

Tout d'abord, qu'est-ce qu'un événement hybride ?

Mais tout d'abord, répondons à une question clé : qu'est-ce qu'un événement hybride ?

Une expérience complète pour le public numérique et physique

Délivre un message clair à ton public.

Un événement hybride offre à chaque participant - qu'il soit présent physiquement ou numériquement - une expérience événementielle complète, unique et engageante. Pour les spécialistes du marketing événementiel, cela signifie qu'il faut créer un programme intégré partageant les messages, l'image de marque, le contenu et les ressources de l'événement, les conférenciers et plus encore.

Garde à l'esprit qu'un participant physique ou virtuel n'a pas besoin de partager la même expérience (il serait gênant de diffuser en direct un 5 à 7, par exemple), mais les deux éléments doivent avoir le même rythme. Par exemple, si tu organises un 5 à 7 pour tes participants en personne, pense à organiser un cours de mixologie ou un 5 à 7 virtuel pour tes participants virtuels.

L'essentiel est que chaque participant reparte de ton événement en direct pleinement engagé, qu'il ait participé en personne ou en ligne. qu'ils aient assisté à l'événement en personne ou en ligne - et satisfaits de l'expérience globale.

D'accord, nous avons couvert ce qu'est un événement hybride. Mais qu'est-ce qui n'est pas une expérience hybride alors que presque tout a un élément numérique aujourd'hui ?

Ce que n'est pas un événement hybride

Homme réfléchissant sur son ordinateur portable

Il est facile de répondre à cette question : un événement hybride n ' est jamais une diffusion en direct d'un événement physique. Les simples flux en direct manquent d'interaction et donnent à ce qui pourrait être la moitié (ou plus) de ton public en direct une expérience de seconde zone. Si tu produis un flux en direct de ton événement, alors tu ne fais que cela : créer un flux en direct de ton événement.

Pourquoi cette distinction ? Parce que la force des événements hybrides vient de la capacité à s'engager avec les publics où qu'ils soient. Cela signifie qu'il faut pouvoir interagir aussi bien avec tes participants en personne qu'avec tes participants virtuels. Cela signifie qu'il est possible de diffuser le contenu de l'événement, d'organiser des sondages, des séances de questions-réponses, des conversations de vente en tête-à-tête, des réseaux entre pairs et, de manière générale, d'engager un public physique ou virtuel dans des conditions similaires.

Surtout, un flux en direct passif te prive de l'avantage essentiel d'un événement hybride : les données. En effet, les expériences virtuelles stellaires et engageantes encouragent un public actif qui téléchargera des ressources, posera des questions aux conférenciers et participera aux réunions en petits groupes. Les véritables événements hybrides te permettent de voir le langage corporel numérique de ton public. Les flux en direct ne sont que cela : des flux en direct.

Ce qui nous amène au point suivant...

5 fois où tu devrais envisager d'organiser un événement hybride

deux collègues travaillant sur l'ordinateur

Bon, voici maintenant la question à un million de dollars : quand dois-tu utiliser un événement hybride ?

La réponse simple est que tu devrais utiliser un événement hybride lorsque tu as une stratégie pour offrir aux publics virtuels et physiques une expérience événementielle attrayante. Mais c'est un peu comme dire que tu ne devrais commencer à peindre que lorsque tu as réussi à reproduire un Van Gogh.

Créer une stratégie événementielle axée sur les données pour un monde hybride.

Alors, quand devrais-tu organiser un événement hybride ? Jetons un coup d'œil à cinq scénarios :

1. Quand tu veux augmenter la portée d'un événement

Les événements hybrides sont une excellente solution pour étendre la portée d'un événement en direct. Ils t'aident à impliquer ta communauté élargie, à inclure des prospects du haut du tunnel et peuvent offrir aux participants virtuels un moyen de participer sans dépenser trop d'argent et/ou sans voyager.

2. Lorsque tu veux organiser un événement de grande envergure dans plusieurs zones géographiques.

Organiser un événement sur place uniquement limite la portée de ta marque - même s'il s'agit d'une énorme conférence d'utilisateurs. Une approche hybride change cette dynamique et te permet d'étendre ton événement n'importe où.

Ceci est particulièrement important à une époque où les fonds pour voyager (sans parler de la volonté de voyager en premier lieu) ne sont pas une garantie.

Et le fait de pouvoir évoluer de façon dynamique peut également être utile lorsque tu veux cibler (ou que tu organises des événements dans) des régions et des zones géographiques spécifiques. Si tu organises un roadshow en personne, par exemple, tu peux utiliser ta plateforme d'événements virtuels pour cibler et te connecter à un public numérique dans la même région - tu peux même leur offrir un déjeuner gratuit pour qu'ils profitent pleinement de l'expérience.

3. Quand tu veux prolonger la durée de vie d'un événement

Les événements ont une durée de vie prévisible. Tu en fais la promotion, tu les organises, puis tu y mets fin au fil des semaines ou des mois, selon la taille de l'événement. L'hybride, cependant, change cette dynamique.

Non seulement tu peux organiser des événements préalables (comme des panels de leaders d'opinion en direct avant le grand jour), mais tu peux aussi prolonger la durée de vie de ton événement en y ajoutant un volet numérique.

Pour vraiment prolonger la vie de ton événement - et le contenu virtuel qui en est issu - prévois d'enregistrer, de remixer et de ré-utiliser les sessions, les discours d'ouverture, les panels et plus encore. Cela te permettra d'intégrer les enseignements et les messages de ton événement dans des campagnes supplémentaires, des livres électroniques et d'autres événements ultérieurs.

4. Lorsque tu organises des événements de formation ou d'habilitation.

Les formations internes et les événements d'habilitation sont essentiels, mais tout le monde n'est pas en mesure d'assister à un événement ponctuel. Les représentants commerciaux peuvent être sur le terrain. Les spécialistes du marketing peuvent avoir des conflits. Et, bien sûr, les équipes régionales peuvent être en dehors des heures de travail.

Un événement hybride interne résout ce problème en permettant aux équipes distantes de se brancher et de participer à la formation, peu importe où elles se trouvent et à quel moment elles regardent.

En effet, dans le cas d'un événement hybride interne, un participant à distance peut toujours participer en posant des questions (qui peuvent être suivies par courriel, s'il regarde à la demande), en téléchargeant des ressources et en regardant la même présentation ou la même formation que ses pairs en personne.

5. Quand tu veux offrir plus de valeur et de portée aux sponsors.

Les événements hybrides sont également un excellent moyen d'inciter les sponsors. En effet, les événements hybrides offrent aux marques deux opportunités uniques : premièrement, la possibilité de marquer un environnement numérique dédié ; deuxièmement, la possibilité de mesurer l'engagement et d'identifier immédiatement les pistes prometteuses.

Fournir aux sponsors des propriétés numériques de marque et un engagement direct avec le public est une énorme valeur ajoutée. Ces deux éléments permettent aux sponsors d'interagir directement avec le public (que ce soit par le biais de stands virtuels, de sessions de réseautage ou de chats) et leur fournissent des ressources à la demande qui peuvent être utilisées comme collatéral de suivi pour les participants physiques.

Quand n'utilises-tu pas un événement hybride ?

Femme à l'ordinateur

D'accord, nous savons maintenant quand tu devrais envisager d'organiser un événement hybride. Mais qu'en est-il des cas où tu devrais éviter d'en organiser un ? Après tout, il est très facile et très tentant d'installer une webcam pour une diffusion en direct et de s'arrêter là.

La décision n'est pas toujours évidente. Mais garde à l'esprit que si tu décides qu'un événement hybride n'est pas adapté à tes objectifs, cela ne signifie pas que tu dois te lancer à fond dans un rassemblement physique. En fait, tu auras peut-être plus de succès avec une approche entièrement numérique.

Passons en revue deux scénarios dans lesquels un événement hybride serait une utilisation inappropriée du temps et des ressources.

Quand tu ne peux pas offrir une expérience égale à tous les participants

Avant tout, évite d'organiser un événement hybride si tu sais que tu ne peux pas offrir une expérience tout aussi attrayante aux participants. Par exemple, si les participants virtuels ne peuvent pas interagir, ne peuvent pas s'engager et sont généralement traités comme une réflexion après coup, alors faire le plein de tactiques physiques peut être une approche plus appropriée.

Il y a aussi des moments où - par nature - une approche uniquement analogique est appropriée. Il peut s'agir par exemple de petits événements de réseautage ou d'expériences en blanc où tu dois tout mettre en œuvre pour impressionner les comptes importants.

Quand tu as besoin d'une expérience rapidement

Les événements hybrides ne sont pas une bonne tactique à adopter à la dernière minute. Ils demandent beaucoup de planification et de coordination pour être réussis - et si tu ne planifies pas, tu risques d'aliéner ton public virtuel.

Si tu as besoin d'un événement rapidement, passe au numérique.

Commence par analyser ton objectif. Si tu as besoin de générer un pipeline pour atteindre tes objectifs trimestriels, alors l'organisation d'un événement virtuel, comme Webinaire, est une option viable. N'oublie pas d'inclure des partenaires ! Ils sont souvent d'excellentes ressources pour les panélistes et la promotion conjointe.

Lorsque tu ne veux pas ajouter aux dépenses/restrictions de voyage de l'événement hybride/personnel.

Regardons les choses en face : pour beaucoup, se rendre à un événement en direct est fastidieux, inconfortable et parfois coûteux. C'est sans parler des restrictions de voyage potentielles compte tenu des conditions de santé dans le monde entier.

Une approche hybride facilite la vie de ces participants physiques potentiels en leur offrant une composante virtuelle, ce qui leur permet d'assister à une session depuis le confort de leur bureau (ou de leur maison) et tout en profitant des mêmes perspectives et opportunités de réseautage.

Commence à planifier ta stratégie hybride dès aujourd'hui

Les événements hybrides seront une partie cruciale de tout mix marketing à l'avenir. Assieds-toi et travaille avec tes équipes de vente et de marketing pour identifier l'utilisation la plus appropriée de l'hybride pour ton public.

N'oublie pas : l'objectif clé d'un événement hybride est de créer une expérience incroyable, qu'un membre du public y assiste en personne ou en ligne. Assure-toi simplement de garder ton public physique et numérique à l'esprit lorsque tu planifies et crées du contenu.

Une bonne règle de base ? Assure-toi que c'est une expérience, peu importe que tu y assistes physiquement ou numériquement, tu voudras y assister toi-même. Bonne chance !

Créer une stratégie événementielle axée sur les données pour un monde hybride.