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Cómo impulsar con éxito los seminarios virtuales de formación

22 de noviembre de 2023 Michael Mayday

Implantar un seminario virtual de formación es una táctica poderosa que las empresas pueden utilizar para eliminar costes y formar eficazmente al personal.

Estas aulas interactivas de aprendizaje en línea proporcionan a ambas organizaciones una forma poderosa de ampliar las habilidades y los conocimientos, al tiempo que brindan a los empleados, clientes y demás personas la oportunidad de participar y aprender sin importar dónde se encuentren.

Hay muchas herramientas disponibles para facilitar la formación virtual, pero los seminarios web son un canal digital especialmente potente. Esto se debe a que, como experiencias digitales, los seminarios web lo son:

    • Contenido
    • Conforme
    • Impulsado por el análisis
    • Automático
    • Siempre encendida
    • Marca
    • CompromisoDominar el arte de conducir Inscripción y asistencia al seminario web

Entonces, ¿cómo puede empezar con un programa de formación digital eficaz con una plataforma de seminarios web? Echemos un vistazo.

Arranque su programa con una estrategia eficaz de formación virtual

dos colegas trabajando en el ordenador

Hay algunas cosas que debe tener en cuenta cuando su organización empiece a pensar en poner en marcha un programa de formación virtual por primera vez.

Por ejemplo, piense en qué plataforma es la más adecuada para el tipo de formación que desea y realiza. Piense también en encontrar un formador adecuado para impartir su programa y si desea expedir certificados, créditos y si su plataforma debe cumplir la normativa.

Tómese el tiempo necesario para pensar en lo que quiere que consiga su programa de formación, desde el conocimiento de la marca y la confianza hasta el desarrollo de habilidades e incluso la generación de contactos.

Una vez que comprenda el objetivo de su programa, decida qué tecnología querrá utilizar y cómo encajará en su pila tecnológica general. He aquí algunas cuestiones a tener en cuenta:

    • ¿Su plataforma se integrará con su CRM si es necesario?
    • ¿Qué hay de cualquier MAP que quiera utilizar?
    • ¿Cumple los requisitos necesarios para la acreditación por parte de una asociación rectora?
    • ¿Puede realizar un seguimiento de los criterios de certificación y generar créditos automáticamente?
    • ¿Le proporciona información sobre dónde abandonan o se comprometen los asistentes?
    • ¿Alojará estas lecciones en centros de recursos?
    • ¿Serán fáciles de encontrar?

Una vez que haya respondido a estas preguntas y haya esbozado la estructura de su programa, es hora de sumergirse en el meollo de la cuestión para impartir un seminario virtual de formación eficaz.

Los tres elementos más importantes del uso de seminarios web para una formación virtual eficaz

Mujer ante el ordenador

Hay tres elementos principales de un seminario web eficazla personalidad, el contenido y el uso eficaz de elementos visuales.

1. Personalidad

El instructor y su personalidad desempeñarán un papel importante en el grado de compromiso de los asistentes. Unos instructores interesantes y atractivos mantendrán a los visitantes centrados en su mensaje y en las lecciones que desea impartir.

Esto no significa que necesite a alguien que salte de su asiento a la pantalla - los instructores relajados pueden funcionar igual de bien que alguien con mucha energía en un aula - pero deben ser carismáticos y entusiastas.

En este caso, ayuda entrevistar a sus instructores virtuales, bueno, virtualmente. Preste atención a sus niveles de energía a lo largo de la entrevista. Deben ser capaces de cautivar su interés y entablar una conversación con usted.

Haga preguntas sobre el software que utilizarían y las técnicas que incorporarían en un entorno virtual. Por ejemplo, si se trata de una clase en directo, ¿harían uso de una herramienta de preguntas y respuestas? Si es a la carta, ¿responderían a las preguntas por correo electrónico?

Tenga en cuenta lo siguiente: su instructor no tiene por qué ser un experto en el campo que enseña (aunque ayuda). Lo que deben hacer es comunicar eficazmente la información y las lecciones que usted desea compartir con su audiencia.

Dominar el arte de conducir Inscripción y asistencia al seminario web

2. Contenido

Cuando se trata de formación virtual, el factor decisivo será su contenido. ¿Es informativo? ¿Añade valor? ¿Está explicado de forma fácil de entender?

No cabe duda de que su curso debe cubrir los fundamentos o las bases de cualquier tema, pero también debe profundizar en temas/áreas específicas. Recuerde: muchos asistentes están interesados en aprender nueva información, no sólo las mejores prácticas.

Si tiene problemas con el contenido de su programa, pregunte a los asistentes cómo puede mejorar y evaluar el rendimiento general de su contenido con análisis exhaustivos.

3. Visuales

Piense en sus días de instituto: ¿sus clases eran simples conferencias y pasajes con mucho texto? ¿O también había imágenes, ayudas visuales y dioramas?

La gente aprende mejor cuando hay elementos visuales en sus lecciones - y los seminarios web son herramientas fantásticas para proporcionar esa información visual de forma impactante y concisa.

Tomemos como ejemplo una de las funciones más básicas: las diapositivas. Los instructores pueden utilizar diapositivas dentro de un seminario web para resumir los puntos más destacados que desean comunicar. Eso está muy bien. También pueden utilizar las diapositivas para mostrar fotografías detalladas de un tema o diagramas.

Pero los seminarios web pueden ofrecer mucho más. De hecho, los instructores y productores de cursos pueden hacer "excursiones" virtuales y grabar vídeos para mostrar cómo funciona un tema en persona (útil si, por ejemplo, su lección trata sobre el mantenimiento de un coche).

¿Qué hay que hacer para producir un programa de formación virtual?

manos tecleando en el portátil

Una buena formación virtual webinar incorpora las siguientes características:

1. Tecnología estable. Seleccione una tecnología que sea fácil de usar y fiable. Acompáñela de software para un acceso seguro y permita a los asistentes ver los componentes de vídeo y audio.

2. Diapositivas impactantes . A menudo, su activo visual más importante serán las diapositivas de su evento. Asegúrese de que sus diapositivas tienen la idea general en el encabezamiento en una frase corta y destaque los puntos clave con un buen uso de las viñetas.

3. Fomente la participación. Hay que animar a los participantes a que colaboren, compartan experiencias y formulen las preguntas pertinentes, aunque la lección sea a la carta.

Diga a sus asistentes por adelantado que habrá pruebas sorpresa y que responderá a cualquier pregunta que puedan tener si simplemente las formulan a través de una herramienta de preguntas y respuestas a la carta.

Dominar el arte de conducir Inscripción y asistencia al seminario web

4. Disponga de contenidos deruptura . Algunas personas aprenden más rápido que otras. Proporcione a las personas que aprenden a un ritmo más rápido (o que ya conocen bastante bien el tema) un centro de contenidos lleno de temas a la carta para que los repasen.

5. Haga un uso creativo de las encuestas y las herramientas. ¿Recuerda los concursos sorpresa? Una buena plataforma de seminarios web le proporcionará las herramientas necesarias para organizar los suyos propios. Pero no tema ser creativo si no lo hacen. Por ejemplo, una simple herramienta de sondeo o encuesta puede proporcionar a los asistentes preguntas de opción múltiple.

6. Cronometre sus lecciones. Pocas personas consumirán un curso entero de una sentada. Cronometre sus lecciones para que cada tema disponga del tiempo necesario para instruir (puede oscilar entre 20 minutos y una hora). Comparta esa información para que sus asistentes puedan planificar y repasar todo el material posible.

7. Seguimiento. La vida pasa. Los asistentes necesitan desconectarse y entran en conflicto con una clase programada; a veces, incluso tienen trabajo que hacer. No importa.

Envíe a los inscritos correos electrónicos de seguimiento para recordarles una próxima clase, un curso en curso al que se hayan apuntado o incluso para animarles a completar una lección a la carta.

¿Qué debe evitar al crear un seminario virtual de formación?

El compromiso es fundamental en cualquier curso. Por eso, lo primero que debe evitar es publicar una lección pasiva con un instructor pasivo. Sea activo.

Asimismo, intente evitar la monotonía en sus lecciones. En su lugar, ofrezca una experiencia multimedia que alterne entre diapositivas, vídeos y encuestas interactivas para mantener a la audiencia comprometida e interesada en lo que tiene que decir.

Por último, no dé nada por supuesto. Los asistentes no estarán familiarizados con la plataforma elegida ni con sus funciones: comience cada lección o curso con una breve guía sobre cómo los asistentes pueden navegar por la consola de su seminario web.

En una nota similar, asegúrese de definir claramente cualquier término o tema relevante para su lección - no asuma que sus asistentes saben lo que significa ABM, CRM, MAP o SMART. Sea claro.

Cómo organizar con éxito seminarios virtuales de formación

Transmita un mensaje claro a su público.

Bien, ya tiene los detalles. Ahora viene la parte difícil: producir los eventos reales de formación virtual. No sólo tiene que producir la lección, sino también impulsar las inscripciones al curso.

Aquí, la preparación es la clave. Empecemos hablando de la asistencia a seminarios virtuales de formación.

¿Cómo puede fomentar la asistencia a los seminarios web?

Impulsar la inscripción y la asistencia puede resultar tedioso y, en ocasiones, desalentador. Al fin y al cabo, la gente está inundada de solicitudes diarias por correo electrónico y es fácil que el público diga "no".

Pero hay formas de fomentar la asistencia. Echemos un vistazo a varias tácticas que puede utilizar ahora mismo.

Defina su público y sus objetivos - La formación virtual debe tener en mente un público específico. Vaya más allá del tema en sí y pregúntese: "¿Quién querría aprender sobre esto y cuáles son sus objetivos?".

Incluso con un esbozo básico de quién es su público, puede empezar a elaborar mensajes convincentes que impulsen el registro en el seminario web.

Genere un programa de estudios - Toda pieza de contenido que se haya producido alguna vez fue -al principio- un esquema. Piense en su formación o curso virtual como una única pieza de contenido, escríbala y compártala con sus destinatarios.

Si lo hace, despertará el interés y atraerá un tráfico fiable a su programa. Si está en las primeras fases, haga circular su programa y solicite comentarios para poder afinar lo que resuena entre su público.

Dominar el arte de conducir Inscripción y asistencia al seminario web

Facilite la inscripción - Conseguir que un visitante llegue a una página de inscripción es importante. Conseguir que se inscriban es esencial. Así que, cuando un visitante aterrice en su página de registro, póngaselo fácil para que diga "sí".

Puede fomentar el registro mediante diversas tácticas como el rellenado progresivo de formularios, el registro en varios eventos o incluso el número mínimo de campos necesarios para rellenar un formulario de registro.

Envíe mensajes recordatorios - De nuevo, la vida pasa y su formación virtual a menudo no es la prioridad número uno en las listas de otras personas. Recuerde a sus inscritos el próximo seminario virtual al menos con una semana de antelación, luego dos o tres días antes y, por supuesto, el día del mismo.

También puede recordar a sus asistentes que sus lecciones están disponibles a la carta o, incluso, animarles a terminar un curso si sólo han completado una o dos lecciones.

Ofrezca ventajas - Puede que su material sea estupendo, pero los asistentes no suelen asistir a las clases sólo porque usted sea atractivo. Ofrezca a los asistentes incentivos para animarles a inscribirse. Estos pueden incluir desde certificados de finalización hasta créditos de formación profesional continua.

¿Cuáles son los retos de organizar un seminario virtual de formación?

mujer tomando notas del ordenador

Los problemas técnicos son un hecho de la vida moderna. Por ello, los presentadores y los directores de programas deben saber cómo manejarlos cuando surgen.

Una de las formas más eficaces de evitar problemas técnicos es comunicárselo a su audiencia de antemano. Por ejemplo, señale de antemano cualquier requisito del navegador y repase una lista de comprobación -quizá en un correo electrónico o en una entrada del blog- que ofrezca a su audiencia la mejor oportunidad de evitar problemas.

En el backend -es decir, cuando esté grabando las lecciones- asegúrese de que su equipo de webinars está familiarizado con la interfaz y las herramientas de producción. Por ejemplo, un presentador o productor de webinars debe saber cuándo impulsar un sondeo o encuesta y cómo puede hacerlo rápidamente.

Dominar el arte de conducir Inscripción y asistencia al seminario web

Esto puede significar hacer una o dos carreras de práctica. Pero, de hecho, es una buena idea realizar una serie de simulacros para asegurarse de que su serie no tropieza con ningún contratiempo innecesario.

Haga que los instructores del curso, o los panelistas invitados, se conecten a la plataforma de su seminario web con antelación y lleven a cabo un simulacro. Los simulacros pueden incluir un repaso de su lección, pero asegúrese de dedicar tiempo a realizar una prueba de sonido, ajustar la iluminación en varios lugares, practicar el paso del papel de presentador y lanzar encuestas para asegurarse de que todo funciona sin problemas.

Por último, si está organizando un acto en directo con invitados, asegúrese de que todos se conectan media hora antes de que empiece la clase y realice otra comprobación técnica. También puede utilizar este tiempo para poner al día a los invitados sobre cualquier cambio en la agenda, si lo hubiera.

Si el objetivo de la sesión de formación es generar clientes potenciales, cuente con un plan para compartir y promocionar su lección a la carta o para reutilizar la presentación del seminario web.

He aquí algunas tácticas a tener en cuenta si intenta fomentar las inscripciones para una serie en curso:

    • Grabe la sesión de formación en directo
    • Promocione la próxima lección en su blog y en las redes sociales
    • Utilice la sesión de formación para crear contenidos fáciles de compartir como entradas de blog, infografías y listas de comprobación.
    • Utilice cualquier estadística, cita o conclusión como post social para generar interés
    • Utilice un curso o una lección como base para un libro electrónico

Las mejores tecnologías y plataformas de webinars para la formación virtual

Una mujer trabaja con un portátil

Hay muchas plataformas de seminarios web disponibles a la hora de realizar conferencias virtuales y formación.

Pero no todas las plataformas de seminarios virtuales se construyen igual. Las distintas soluciones tienen funciones y especialidades diferentes, por lo que los presentadores deben saber qué necesitan para sus cursos y encontrar una plataforma de eventos virtuales que se adapte a esas necesidades.

Cuando evalúe el software de seminarios web para su programa de aprendizaje en línea, asegúrese de dedicar tiempo a evaluar cómo podría utilizarlo también la organización en general. En concreto, evalúe las soluciones que pueden ayudarle a organizar seminarios web en general y cómo pueden facilitar elementos de gran envergadura como un evento virtual o una conferencia virtual.

Recuerde: un seminario web es una herramienta de marketing fantástica. Por lo tanto, asegúrese de que puede incorporar un taller o un evento en directo a su estrategia de marketing de seminarios web.

¿Cómo debe elegir el mejor software de webinar para su empresa?

Al seleccionar el mejor software para seminarios webbusque una solución que

    • No requiere extensiones ni descargas
    • Es estable y proporciona flujos de audio y vídeo fiables
    • Ofrece un gran servicio y asistencia al cliente
    • Es fácil de usar y navegar

La mejor plataforma de eventos virtuales permite a su empresa celebrar eventos en directo con los asistentes. Debe funcionar a la perfección y sin problemas. Cuando considere una plataforma, hágase algunas preguntas:

    • ¿Cuántos participantes se permiten por sala?
    • ¿Puede incorporar a varios instructores?
    • ¿Se integra con su plataforma de correo electrónico preferida?
    • ¿Y las integraciones con CRM o MAP?
    • ¿Le permite compartir sus seminarios web a la carta, en directo o ambos?
    • ¿Cuánto tiempo se tarda en adquirir una grabación a la carta?
    • ¿Existen otras funciones atractivas como encuestas, chat, ventanas emergentes, etc.=?

De acuerdo. ¿Qué más se recomienda para los seminarios web y la formación virtual?

hombre en un banco

Muy bien, a modo de resumen, repasemos algunos preparativos más que puede llevar a cabo para crear un curso educativo asombroso.

Ilumine correctamente

En primer lugar, una iluminación adecuada es imprescindible. Busque una habitación con buena iluminación o mueva algunas lámparas para asegurarse de que dispone de una luz uniforme para sus presentaciones. Cuando grabe seminarios web profesionales desde casaasegúrese de utilizar iluminación de tres puntos.

Compruebe su micrófono

Ahora, el audio. Asegúrese de que sus presentadores tengan un sonido nítido con auriculares de calidad o micrófonos externos como el Yeti Blue. Haga lo que haga, sepa que un micrófono integrado en el portátil no es suficiente para obtener un audio nítido. Utilice siempre, siempre, unos auriculares o un micrófono externo.

En ese sentido, encuentre un espacio tranquilo para grabar o presentar. Si hay mucho tráfico peatonal o posibilidad de ruido cerca de donde vaya a grabar, coloque un cartel de "no molestar" para mantener el volumen bajo.

Mantener el ruido de fondo se complica un poco más cuando tiene una mascota o niños cerca. Si puede, vea si algún familiar o amigo puede acoger a alguno de los dos durante la grabación.

Si no es posible el alojamiento o el servicio de canguro, limítese a comunicar a su público que tiene niños o una mascota ruidosa al principio de la clase. Lo entenderán y sentirán empatía.

Repase su lista de comprobación

Hay muchas cosas que recordar durante un seminario virtual de formación. Lleve la cuenta de lo que debe recordar con una lista de comprobación.

De hecho, cuantas más listas de comprobación, mejor. Tenga una lista de comprobación para antes de la grabación, otra para durante la grabación (péguela en su escritorio o en una pared detrás de su webcam, por ejemplo) y otra para después de que termine el evento.

¿Cómo puede aumentar la eficacia al planificar la formación virtual por seminario web?

Hombre Pensando en el portátil

Una mejor práctica a tener en cuenta es invertir en un sistema de gestión del aprendizaje. Elimina el arduo trabajo de invitar a la gente a sesiones a distancia, hacer un seguimiento de los resultados y proporcionar materiales de aprendizaje.

Prepare el contenido con antelación. Decida qué métodos utilizará en su sesión de formación y qué recursos necesitará.

Siete consejos para una formación eficaz en seminarios web:

    1. Genere un calendario eficaz para la formación. Los horarios deben ser transparentes, coherentes y garantizar que los asistentes puedan acceder a las clases en una fecha y hora adecuadas.
    2. Listas de comprobación previas a la clase. Una vez más, las listas de comprobación le ayudarán a asegurarse de que no se pasa nada por alto y de que todo sigue siendo coherente en cada sesión de entrenamiento. A medida que evolucione su programa, asegúrese de dedicar tiempo a revisar y actualizar también sus listas de comprobación.
    3. ¿Quién es su apoyo? Debe saber quiénes estarán de guardia para prestarle apoyo. Esto incluye tanto a los equipos internos como a los equipos de asistencia de su proveedor de plataformas de seminarios web.
    4. Haga que sea fácil decir "sí". Utilice formularios de inscripción breves y comunique claramente a los participantes las expectativas del curso. Acuérdese de comunicar claramente lo que englobará su curso, lo que se tratará en cada lección y ofrezca siempre una opción para inscribirse.
    5. Haga su limpieza. Guíe a sus asistentes sobre cómo pueden navegar por su seminario web o experiencia digital al comienzo de un curso (o una lección). Hacerlo ayudará a fomentar interacción y - a veces - les recordará que tienen muchas formas de interactuar con usted.
    6. Responda a las preguntas a la carta. No todo el mundo asistirá a una sesión en directo. Por eso es fundamental asegurarse de que sus asistentes a la sesión a la carta sepan que aún tienen la oportunidad de participar en el curso. Durante la limpieza, hable con los asistentes a la sesión a la carta y anímeles a hacer preguntas a través de su herramienta de preguntas y respuestas. A continuación, en el back end de su plataforma de seminarios web, configure una alerta que le notifique cuándo se formula una pregunta en una lección a la carta para hacer un seguimiento y entablar un diálogo con ellos.
    7. Premie los esfuerzos. Cree un certificado de finalización. Es una forma maravillosa de implicar a la gente y de hacerles sentir especiales. Si quiere llevarlo al siguiente nivel, intente ofrecer créditos CPE a través de una asociación de acreditación de su sector.

Dominar el arte de conducir Inscripción y asistencia al seminario web

Las plataformas son excelentes para mantener a los asistentes totalmente comprometidos en entornos virtuales. Al crear una clase virtual interactiva o un taller virtual, los asistentes pueden aprender más y desarrollar habilidades esenciales para sus carreras.

Recuerde mantener a sus asistentes comprometidos, informados y proporcionarles un valor que puedan utilizar en su trabajo diario. Tómese el tiempo necesario para planificar con antelación, crear un programa, repasar las listas de comprobación de sus seminarios web y, por último, revisar sus éxitos.

Como cualquier programa de seminarios virtuales, su programa de formación virtual es un recurso valioso que puede utilizar para comprender mejor a su audiencia, desarrollar su embudo de seminarios virtuales y acelerar su canal de distribución. Sólo recuerde pensar bien su programa y -sobre todo- divertirse con él. Buena suerte.