Restez à la pointe du progrès grâce aux meilleures pratiques de Webinaire

La clé du succès d'un Webinaireréside dans sa promotion. Il existe de nombreuses façons de promouvoir un événement, mais il y a quelques canaux clés que vous pouvez utiliser pour attirer les participants. Par exemple, vous pouvez

• Envoyer des courriels
• Promotion via une bannière sur le site web/chatbot
• Utiliser les médias sociaux organiques
• Publier sur le blog de l'entreprise
• Stimulez l'engagement social par le biais de votre équipe de vente
• Payer pour les publicités
• Coordonner avec les partenaires

En règle générale, vous devriez concentrer vos efforts sur les canaux qui vous appartiennent et sur lesquels votre public s'engage le plus. Il s'agit souvent d'e-mails et de canaux de médias sociaux organiques.

Tout d'abord : avant de commencer à promouvoir votre événement, assurez-vous que votre équipe de conception a produit des graphiques promotionnels - pour les promotions en direct et à la demande - que vous pouvez utiliser sur vos canaux préférés.

Dans ces graphiques, vous devez indiquer le titre de votre Webinaire, la date et l'heure auxquelles il se déroulera, ainsi qu'une photo de l'animateur ou des animateurs de l'événement.

Selon l'ampleur de votre Webinaire, les promotions devraient commencer environ trois semaines ou plus avant la date de mise en ligne. Planifiez les courriels promotionnels au moins deux semaines à l'avance - et n'hésitez pas à varier les formats.

En règle générale, nous recommandons d'envoyer trois ou quatre courriels en mélangeant les formats HTML et texte brut. Planifiez l'envoi de ces courriels en fonction de vos besoins, afin de vous assurer qu'ils parviennent à votre public au moment où il est le plus enclin à ouvrir les courriels et à y répondre.

Simultanément, vous devez également promouvoir votre événement sur vos propres canaux de médias sociaux. Vous pouvez le faire soit dans le texte de votre message social, soit dans une courte vidéo de l'animateur de la Webinaire .

Enfin, veillez à ce que votre système de suivi soit en ordre. Utilisez des UTM, des cookies ou tout ce dont vous avez besoin pour évaluer les performances de votre activité promotionnelle et les canaux qui génèrent le plus d'inscriptions.

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Une bonne structure de Webinaire s'articule autour de trois éléments : un sujet qui trouve un écho auprès de votre public, l'histoire que vous souhaitez raconter sur ce sujet et les outils d'engagement qui fournissent des informations exploitables à la fois à vous et à votre public.

L'équilibre entre ces trois éléments dépend en grande partie de vous. Vous pouvez organiser un Webinaire hautement interactif et peu axé sur le positionnement - un Webinaire groupe ou un atelier, par exemple. Vous pouvez également organiser un Webinaire axé uniquement sur le positionnement de votre produit et visant à mesurer l'engagement et l'intérêt des participants, comme dans le cas d'une démonstration.

Voici un exemple de la structure typique d'un Webinaire :

• Une brève introduction au thème du Webinaire
• Notes d'ordre administratif à l'intention du public
• Un développement sur le sujet
• Une petite pause pour demander à l'auditoire de participer à un sondage
• Expansion du sujet
• Examen des résultats des sondages
• Expansion du sujet
• Une autre opportunité d'engagement
• Expansion du sujet
• Synthèse du sujet
• Séance de questions-réponses

En pratique, cela nécessitera un certain niveau de planification de votre part. Il ne s'agit pas seulement d'un plan de l'événement que vous devez produire, mais aussi des opportunités d'engagement que vous devez intégrer dans votre événement et des objectifs qu'elles servent.

Par exemple, vous devrez savoir quand vous présenterez un sondage à votre public, quand vous lui laisserez le temps d'y répondre (10 secondes au maximum) et où, dans votre présentation, vous reviendrez sur le sondage et discuterez de ses résultats.

La gestion des opportunités d'engagement dans le cadre d'un Webinaire nécessite une coordination étroite entre l'hôte et son producteur.

Enfin, il y a une chose que tous les présentateurs devraient inclure dans leurs événements virtuels , quel qu'en soit le format : le ménage.

Le ménage est une brève parenthèse au début d'un événement qui explique aux participants comment ils peuvent interagir avec les hôtes et les Webinaire. Veillez à mettre en évidence les CTA, à identifier les outils d'engagement que les participants peuvent utiliser (par exemple, questions-réponses, sondages, enquêtes, chat), à donner un bref aperçu des sujets de discussion et à indiquer si l'événement sera disponible à la demande ou non.

Le ménage est une méthode simple mais efficace pour s'assurer que votre public dispose de toutes les informations dont il a besoin pour interagir avec votre marque.

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La réussite de l'organisation d'un Webinaire dépend de deux facteurs : la préparation et la pratique. La préparation doit impliquer l'ensemble de l'organisation marketing et va de la définition des objectifs et des grandes lignes de la présentation à la mise en place des consoles du Webinaire et à la préparation des questions pour les sections de questions-réponses.

L'entraînement consiste simplement à répéter la présentation elle-même. Même si vous êtes un animateur expérimenté, vous devez prévoir du temps pour répéter votre présentation. Cela permet d'identifier les problèmes techniques, les transitions maladroites dans la présentation et de s'assurer que tous les membres de l'équipe sont sur la même longueur d'onde.

Quoi qu'il en soit, ne lésinez pas sur l'entraînement. Voici quelques points à garder à l'esprit lorsque vous vous entraînez :

• Assurez-vous que votre appareil photo est allumé, qu'il fonctionne et que vous êtes bien éclairé avec un éclairage à trois points.
• Testez l'audio et assurez-vous que votre microphone vous capte clairement.
• Si vous avez des invités ou un panel, assurez-vous que leur installation audio et visuelle fonctionne correctement.
• Assurez-vous que vos diapositives (si vous en avez) sont à jour et téléchargées.
• Soyez attentif à toute transition ou pause gênante dans votre présentation.
• S'entraîner à répondre aux questions-réponses et aux éventuels résultats des sondages

Au moment où vous organisez votre événement en direct, vous devez être bien préparé. Détendez-vous, amusez-vous et essayez d'offrir à votre public une atmosphère légère et amusante.

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Un Webinaire n'est jamais vraiment terminé. Une fois l'événement terminé, vos équipes de marketing et de vente devront prendre des mesures pour entrer en contact avec les participants et les absents.

Les spécialistes du marketing doivent envoyer un courriel de suivi à toutes les personnes inscrites et leur fournir un lien vers la version à la demande de votre événement. Les courriels que vous envoyez doivent être courts et précis. Veillez à segmenter votre public :

• Participants
• Absences

Remerciez les participants d'avoir pris part à votre événement. Dites aux absents que vous êtes désolé qu'ils aient manqué l'événement, mais qu'ils peuvent en faire l'expérience dans son intégralité grâce au visionnage à la demande. Vous pouvez inclure un CTA pour votre prochain événement si vous l'avez planifié à l'avance, mais, encore une fois, un message plus court est préférable pour les courriels de suivi.

Parallèlement, votre équipe de vente devra également assurer le suivi des participants. Cependant, les commerciaux devront à la fois agir rapidement et avoir une bonne compréhension de ce qu'un participant attend de votre organisation - si tant est qu'il en attend quelque chose.

Dans ce cas, les intégrations avec les CRM sont cruciales. En connectant votre plateforme Webinaire à votre CRM, vous pouvez transmettre de manière transparente les dernières données d'engagement de Webinaire - même les pistes les plus prometteuses - à votre équipe de vente en temps quasi réel.

Les commerciaux ne doivent contacter les participants que s'ils ont posé une question pendant le Webinaire, s'ils ont indiqué qu'ils souhaitaient interagir avec les commerciaux ou s'ils remplissent les critères pour être considérés comme des prospects qualifiés. Les commerciaux doivent personnaliser leur contact en fonction de la manière dont le participant s'est engagé dans le Webinaire et se positionner comme une ressource pour les participants.

Après avoir suivi les participants et les absents, il est temps de promouvoir votre événement à la demande. Planifiez des promotions pour les médias sociaux, les bulletins d'information, les blogs et bien d'autres choses encore. N'oubliez pas que votre événement est une ressource marketing extrêmement puissante - n'hésitez pas à réutiliser son contenu pour des blogs, des livres électroniques, des livres blancs, des infographies, etc.

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