Manténgase al día con las mejores prácticas para seminarios web

La clave del éxito de cualquier seminario web está en su promoción. Hay muchas formas de promocionar un evento, pero hay algunos canales clave que puede utilizar para impulsar la asistencia. Por ejemplo, puede:

• Enviar correos electrónicos
• Promoción mediante banner/chatbot en el sitio web
• Utilizar medios sociales orgánicos
• Publique en su blog corporativo
• Impulse la promoción social a través de su equipo de ventas
• Pagar por anuncios
• Coordinarse con los socios

Por lo general, debe centrar sus esfuerzos en los canales propios en los que su público interactúa más con usted. A menudo, será a través del correo electrónico y los canales orgánicos de las redes sociales.

Lo primero es lo primero: antes de empezar a promocionar su evento, asegúrese de que su equipo de diseño ha producido gráficos promocionales -tanto para promociones en directo como a la carta- que pueda utilizar en sus canales preferidos.

En estos gráficos debe figurar el título del seminario web, la fecha y hora en que se celebrará y una foto del anfitrión o anfitriones.

Dependiendo del alcance de su seminario web, las promociones deben comenzar aproximadamente tres o más semanas antes de la fecha de celebración. Programe los correos electrónicos promocionales con al menos dos semanas de antelación y no tenga miedo de combinar formatos.

Por lo general, recomendamos enviar de tres a cuatro correos electrónicos con una combinación de formatos HTML y texto sin formato. Programe estos mensajes según convenga para que lleguen a su público en el momento más propicio para abrirlos y responderlos.

Al mismo tiempo, también debe promocionar su evento en sus propios canales de redes sociales. En este caso, ofrecer al público un avance de lo que le espera es una buena práctica, y puede hacerlo en el texto de la publicación en redes sociales o en un breve vídeo del anfitrión del seminario web.

Por último, asegúrese de que su sistema de seguimiento está en orden. Utilice UTM, cookies o lo que necesite para evaluar el rendimiento de su actividad promocional y qué canales generan más registros.

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Una buena estructura de seminario web se construye en torno a tres elementos: un tema que resuene entre su audiencia, la historia sobre ese tema que quiere contar y las herramientas de interacción que proporcionan información práctica tanto a usted como a su audiencia.

El equilibrio entre estos tres elementos depende en gran medida de usted. Puede organizar un seminario web con un formato muy interactivo y poco centrado en el posicionamiento, por ejemplo, un seminario web de panel o un taller. También puede organizar un webinar centrado únicamente en el posicionamiento de su producto y centrado en medir interacción y el interés de los asistentes, como una demostración.

He aquí un ejemplo de la estructura típica de un seminario web:

• Una breve introducción al tema del seminario web
• Notas para el público
• Una ampliación del tema
• Una pequeña pausa para pedir al público que participe en una encuesta
• Ampliación del tema
• Revisión de los resultados de la encuesta
• Ampliación del tema
• Otra oportunidad de interacción
• Ampliación del tema
• Resumen del tema
• Sesión de preguntas y respuestas

En la práctica, esto requerirá un cierto nivel de planificación por su parte. No se trata solo de elaborar un esquema del acto, sino también de integrar en él las oportunidades de interacción y los objetivos que persiguen.

Por ejemplo, tendrás que saber cuándo presentarás una encuesta a tu público, darles tiempo para responder (10 segundos como máximo) y en qué parte de la presentación volverás a hablar de la encuesta y de sus resultados.

Gestionar con éxito las oportunidades de interacción dentro de un seminario web requiere una estrecha coordinación entre el anfitrión y su productor.

Como nota final, hay una cosa que todo presentador debería incluir en sus eventos virtuales, independientemente del formato: la limpieza.

Es una breve digresión al principio de un evento que explica a los asistentes cómo pueden interactuar con los anfitriones y el seminario web. Asegúrese de destacar las CTA, identifique las herramientas de interacción que pueden utilizar los participantes (por ejemplo, preguntas y respuestas, sondeos, encuestas, chat) y proporcione un breve resumen de lo que se va a debatir e indíqueles si el evento estará disponible a la carta o no.

La limpieza es un método sencillo, pero eficaz, para garantizar que su público dispone de toda la información que necesita para interactuar con su marca.

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Organizar con éxito un seminario web depende de dos cosas: la preparación y la práctica. La preparación debe implicar a toda la organización de marketing y abarca desde la definición de objetivos y el esbozo de una presentación hasta la configuración de las consolas del webinar y la preparación de preguntas para las secciones de preguntas y respuestas.

Practicar es simplemente repasar la presentación en sí. Aunque sea un anfitrión experimentado, debe reservar tiempo para practicar su presentación. Esto le ayudará a detectar problemas técnicos y transiciones incómodas en la presentación, y garantizará que todos los miembros del equipo estén de acuerdo.

Hagas lo que hagas, no escatimes en practicar. Aquí tienes algunas cosas que debes tener en cuenta mientras practicas:

• Asegúrate de que tu cámara está encendida, funciona y estás bien iluminado con luz de tres puntos
• Prueba el audio y asegúrate de que el micrófono te capta con claridad
• Si tiene invitados o un panel, asegúrese de que la configuración audiovisual funciona correctamente.
• Asegúrese de que sus diapositivas (si las tiene) están actualizadas y cargadas.
• Presta atención a las transiciones o pausas incómodas en tu presentación.
• Practicar las respuestas a las preguntas y posibles resultados de la encuesta

Cuando vayas a celebrar tu evento en directo, debes estar bien preparado. Relájate, diviértete e intenta proporcionar a tu público un ambiente ligero y divertido.

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Un seminario web nunca termina del todo. Una vez concluido el evento, es necesario que los equipos de marketing y ventas tomen medidas para conectar con los asistentes y con los que no se han presentado.

Los responsables de marketing deben enviar un correo electrónico de seguimiento a todos los inscritos y proporcionarles un enlace a la versión a la carta del evento. Los mensajes deben ser breves y concisos. Asegúrese de segmentar entre dos públicos:

• Asistentes
• No se presenta

Agradezca a los asistentes su participación en el acto. Diles que lamentas que se hayan perdido el evento, pero que pueden disfrutarlo al completo si lo ven a la carta. Puede incluir un CTA a su próximo evento si lo ha planeado con antelación, pero, de nuevo, es mejor que sea más corto para los correos electrónicos de seguimiento.

Al mismo tiempo, su equipo de ventas también tendrá que hacer un seguimiento de los asistentes. Sin embargo, el equipo de ventas tendrá que actuar con rapidez y comprender a la perfección qué es lo que el asistente está buscando de su organización, si es que está buscando algo.

En este caso, las integraciones con CRM son cruciales. Si conecta su plataforma de seminarios web a su CRM, podrá transmitir a su equipo de ventas los datos más recientes interacción en los seminarios web, incluso los clientes potenciales, casi en tiempo real.

El departamento de ventas debe ponerse en contacto sólo si un asistente ha formulado una pregunta durante el seminario web, ha indicado que desea interactuar con el departamento de ventas o cumple los criterios para ser considerado un cliente potencial cualificado. El departamento de ventas debe personalizar su contacto en función de cómo haya interactuado el asistente con el seminario web y posicionarse como un recurso para los asistentes.

Después de hacer un seguimiento de los asistentes y de los que no se han presentado, es hora de promocionar su evento a la carta. Programe promociones para redes sociales, boletines, blogs y otros medios. No olvide que su evento es un recurso de marketing extremadamente potente: no tema reutilizar su contenido para blogs, libros electrónicos, libros blancos, infografías y mucho más.

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