Bleiben Sie mit bewährten Webinar-Verfahren an der Spitze

Der Schlüssel zum Erfolg eines Webinars liegt in der Werbung. Es gibt viele Möglichkeiten, eine Veranstaltung zu bewerben, aber es gibt ein paar wichtige Kanäle, die Sie nutzen können, um die Teilnahme zu fördern. Zum Beispiel können Sie:

• Emails senden
• Werbung über Website-Banner/Chatbot
• Organische soziale Medien nutzen
• Beitrag in Ihrem Unternehmensblog
• Fördern Sie die soziale Fürsprache durch Ihr Vertriebsteam
• Für Anzeigen bezahlen
• Koordinierung mit Partnern

In der Regel sollten Sie Ihre Bemühungen auf die eigenen Kanäle konzentrieren, über die Ihr Publikum Sie am meisten anspricht. Oft sind das E-Mails und organische Social-Media-Kanäle.

Das Wichtigste zuerst: Bevor Sie mit der Werbung für Ihre Veranstaltung beginnen, sollten Sie sich vergewissern, dass Ihr Designteam Werbegrafiken erstellt hat - sowohl für Live- als auch für On-Demand-Promotions -, die Sie auf Ihren bevorzugten Kanälen verwenden können.

In diesen Grafiken sollten Sie den Titel Ihres Webinars, das Datum und die Uhrzeit, zu der es stattfinden wird, und ein Foto des/der Gastgebers/Gastgebers enthalten.

Je nach Umfang Ihres Webinars sollten die Werbeaktionen etwa drei oder mehr Wochen vor dem Live-Termin beginnen. Planen Sie Werbe-E-Mails mindestens zwei Wochen im Voraus - und scheuen Sie sich nicht, die Formate zu variieren.

In der Regel empfehlen wir den Versand von drei bis vier E-Mails mit einer Mischung aus HTML- und reinen Textformaten. Planen Sie den Versand dieser E-Mails nach Bedarf und stellen Sie so sicher, dass sie Ihrer Zielgruppe dann zugestellt werden, wenn sie am ehesten bereit ist, E-Mails zu öffnen und zu beantworten.

Gleichzeitig sollten Sie Ihre Veranstaltung auch auf Ihren eigenen Social-Media-Kanälen bewerben. Hier empfiehlt es sich, den Zuhörern eine Vorschau auf das zu geben, was sie erwartet - und zwar entweder im Text Ihres sozialen Beitrags oder in einem kurzen Video des Webinarveranstalters.

Abschließend sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Tracking-System in Ordnung ist. Verwenden Sie UTMs, Cookies oder was auch immer Sie brauchen, um zu beurteilen, wie Ihre Werbeaktivitäten funktionieren und welche Kanäle die meisten Registrierungen bringen.

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Eine gute Webinarstruktur basiert auf drei Dingen: einem Thema, das bei Ihren Zuhörern Anklang findet, der Geschichte, die Sie zu diesem Thema erzählen möchten, und den Einbindungstools, die sowohl Ihnen als auch Ihren Zuhörern verwertbare Erkenntnisse liefern.

Wie Sie diese drei Elemente ausbalancieren, bleibt weitgehend Ihnen überlassen. Sie können ein Webinarformat veranstalten, das sehr interaktiv ist und sich auf die Positionierung beschränkt - zum Beispiel ein Panel-Webinar oder einen Workshop. Alternativ können Sie ein Webinar veranstalten, das sich ausschließlich auf Ihre Produktpositionierung konzentriert, wobei der Schwerpunkt auf der Messung des Engagements und des Interesses der Teilnehmer liegt, wie bei einer Demo.

Hier ein Beispiel dafür, wie eine typische Webinarstruktur aussieht:

• Eine kurze Einführung in das Thema des Webinars
• Anmerkungen für das Publikum
• Eine Erweiterung des Themas
• Eine kleine Pause, um das Publikum zu bitten, sich an einer Umfrage zu beteiligen
• Erweiterung des Themas
• Überprüfung der Umfrageergebnisse
• Erweiterung des Themas
• Eine weitere Gelegenheit zum Engagement
• Erweiterung des Themas
• Thema abschließen
• Frage-und-Antwort-Runde

In der Praxis erfordert dies ein gewisses Maß an Planung Ihrerseits. Sie müssen nicht nur einen Veranstaltungsplan erstellen, sondern auch die Möglichkeiten zur Einbindung in Ihre Veranstaltung und die Ziele, denen sie dienen, berücksichtigen.

Sie müssen zum Beispiel wissen, wann Sie Ihrem Publikum eine Umfrage vorstellen, ihm Zeit zur Beantwortung geben (höchstens 10 Sekunden) und an welcher Stelle in Ihrer Präsentation Sie auf die Umfrage zurückkommen und die Ergebnisse diskutieren.

Die erfolgreiche Verwaltung von Engagement-Möglichkeiten innerhalb eines Webinars erfordert eine enge Koordination zwischen dem Gastgeber und seinem Produzenten.

Abschließend sei noch auf eine Sache hingewiesen, die jeder Moderator unabhängig vom Format in seine virtuellen Veranstaltungen einbauen sollte: Housekeeping.

Housekeeping ist ein kurzer Exkurs zu Beginn einer Veranstaltung, der den Teilnehmern zeigt, wie sie mit den Gastgebern und dem Webinar interagieren können. Achten Sie darauf, die CTAs hervorzuheben, die Interaktionstools zu nennen, die die Teilnehmer nutzen können (z. B. Fragen und Antworten, Umfragen, Chats), einen kurzen Überblick über die Themen zu geben und sie darüber zu informieren, ob die Veranstaltung auf Abruf verfügbar sein wird oder nicht.

Housekeeping ist eine einfache, aber wirkungsvolle Methode, um sicherzustellen, dass Ihr Publikum alle Informationen hat, die es braucht, um mit Ihrer Marke zu interagieren.

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Die erfolgreiche Durchführung eines Webinars hängt von zwei Dingen ab: Vorbereitung und Praxis. Die Vorbereitung sollte die gesamte Marketingorganisation einbeziehen und reicht von der Festlegung der Ziele und der Ausarbeitung einer Präsentation bis hin zur Einrichtung von Webinar-Konsolen und der Vorbereitung von Fragen für den Q&A-Bereich.

Üben bedeutet, die Präsentation selbst durchzugehen. Auch wenn Sie ein erfahrener Moderator sind, sollten Sie sich Zeit nehmen, um Ihre Präsentation zu üben. Auf diese Weise können Sie technische Probleme und ungünstige Übergänge innerhalb der Präsentation erkennen und sicherstellen, dass alle Teammitglieder auf derselben Seite stehen.

Was auch immer Sie tun, sparen Sie nicht mit dem Üben. Hier sind ein paar Dinge, die Sie beim Üben beachten sollten:

• Vergewissern Sie sich, dass Ihre Kamera eingeschaltet ist und funktioniert und dass Sie mit einer Dreipunktbeleuchtung gut beleuchtet sind.
• Testen Sie den Ton und vergewissern Sie sich, dass Ihr Mikrofon Sie gut aufnimmt.
• Wenn Sie Gäste oder ein Gremium haben, vergewissern Sie sich, dass die Audio- und Videoanlage ordnungsgemäß funktioniert.
• Vergewissern Sie sich, dass Ihre Folien (falls Sie welche haben) aktuell sind und hochgeladen wurden.
• Achten Sie auf ungünstige Übergänge oder Pausen in Ihrer Präsentation
• Üben Sie Antworten auf Fragen und Antworten auf mögliche Umfrageergebnisse

Wenn Sie Ihre Live-Veranstaltung durchführen, sollten Sie gut vorbereitet sein. Entspannen Sie sich, haben Sie Spaß und versuchen Sie, Ihrem Publikum eine leichte, unterhaltsame Atmosphäre zu bieten.

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Ein Webinar ist nie wirklich zu Ende. Nach dem Ende Ihrer Veranstaltung müssen sowohl Ihr Marketing- als auch Ihr Vertriebsteam Maßnahmen ergreifen, um mit Teilnehmern und Nichtteilnehmern in Kontakt zu treten.

Marketingexperten sollten eine Follow-up-E-Mail an alle angemeldeten Teilnehmer senden und ihnen einen Link zur On-Demand-Version Ihrer Veranstaltung zur Verfügung stellen. Die von Ihnen gesendeten E-Mails sollten kurz und prägnant sein. Achten Sie darauf, dass Sie zwischen zwei Zielgruppen segmentieren:

• Teilnehmer
• Nichterscheinen

Bedanken Sie sich bei den Teilnehmern für die Teilnahme an Ihrer Veranstaltung. Sagen Sie denjenigen, die nicht erschienen sind, dass es Ihnen leid tut, dass sie die Veranstaltung verpasst haben, aber dass sie sie in vollem Umfang mit der On-Demand-Ansicht erleben können. Sie können einen CTA zu Ihrer nächsten Veranstaltung einfügen, wenn Sie diese im Voraus geplant haben, aber auch hier gilt: kürzer ist besser für Folge-E-Mails.

Gleichzeitig muss auch Ihr Vertriebsteam mit den Teilnehmern Kontakt aufnehmen. Der Vertrieb muss jedoch sowohl schnell handeln als auch genau wissen, was ein Teilnehmer von Ihrem Unternehmen erwartet - wenn überhaupt.

Hier sind Integrationen mit CRMs von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie Ihre Webinar-Plattform mit Ihrem CRM verbinden, können Sie Ihrem Vertriebsteam die neuesten Daten zur Webinar-Beteiligung - und sogar heiße Leads - nahezu in Echtzeit zur Verfügung stellen.

Der Vertrieb sollte nur dann Kontakt aufnehmen, wenn ein Teilnehmer während des Webinars eine Frage gestellt hat, angedeutet hat, dass er mit dem Vertrieb in Kontakt treten möchte oder die Kriterien erfüllt, um als qualifizierter Lead zu gelten. Der Vertrieb sollte seine Kontaktaufnahme darauf abstimmen, wie sich der Teilnehmer auf das Webinar eingelassen hat, und sich als Ressource für die Teilnehmer positionieren.

Nachdem Sie sich bei Teilnehmern und Nichtteilnehmern gemeldet haben, ist es an der Zeit, für Ihre On-Demand-Veranstaltung zu werben. Planen Sie Werbeaktionen für soziale Medien, Newsletter, Blogs und mehr. Vergessen Sie nicht, dass Ihre Veranstaltung eine äußerst wirksame Marketingressource ist - scheuen Sie sich nicht, ihre Inhalte für Blogs, E-Books, Whitepapers, Infografiken und mehr zu verwenden.

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