Les bases de la création d'excellents webinaires pour les groupes d'experts

Beaucoup de gens entendent le mot "Webinaire" et pensent à une conférence ennuyeuse accompagnée d'un PowerPoint et sans engagement de la part de l'auditoire - mais en réalité, c'est le Webinaire d'une époque révolue.

De nos jours, les webinaires sont bien plus qu'une simple tête parlante. Ils intègrent différents styles, techniques, technologies et outils qui peuvent se combiner pour créer un sujet intéressant et captivant avec des milliers de participants.

Un format deWebinaire incroyablement sous-estimé est le panel de Webinaire. Au niveau le plus fondamental, un Webinaire en panel se compose de deux orateurs et d'un modérateur. Il s'agit d'un format familier souvent utilisé lors de conférences et de salons professionnels, mais il est également très efficace pour faire participer un public virtuel. pour faire participer un public virtuel.

Les webinaires d'experts peuvent revêtir différents aspects : conversations autour d'un café, approfondissement d'un sujet, réunions de travail, discussions au coin du feu, etc. Le ton de votre secteur et le sujet de la conversation déterminent généralement le format de la discussion.

Comment planifier un Panel Webinaire?

Vous devez prendre plusieurs mesures pour organiser un panel Webinaire réussi. Cependant, vous devez d'abord fixer une date pour votre événement. pour votre événement. Nous vous recommandons de planifier votre Webinaire six à huit semaines à l'avance avant la date prévue de l'événement.

Une fois la date fixée, décidez d'un sujet et réfléchissez au format de panel qui sera le plus efficace pour ce sujet. Les événements ou activités liés à ce Webinaire - comme un sommet virtuel - peuvent également influencer le style du Webinaire que vous organisez. Posez-vous la question : S'agit-il d'un événement autonome ? Fait-il partie d'un sommet ou d'une conférence ? Relié à à une campagne campagne en cours ou à une série d'autres webinaires ?

Maintenant que vous avez choisi un sujet et un style de Webinaire, vous devez réfléchir aux personnes qui prendront la parole et animeront le débat. Si vous avez un modérateur attitré, voyez s'il est à l'aise avec un Webinaire en panel. Ce sera différent des autres webinaires qu'il a déjà animés auparavant parce qu'ils doivent trouver un équilibre entre deux intervenants supplémentaires tout en faisant en sorte que la conversation progresse et la conversation se déroule naturellement.

Supposons que vous n'ayez pas de modérateur en tête. Dans ce cas, vous devez rechercher une personne dotée d'une solide personnalité pour mener la discussion tout en étant suffisamment informée pour y contribuer. Un bon modérateur de webinaires en panel peut être multitâche devant un public, équilibrer et guider les orateurs, gérer les commentaires du public et respecter le temps imparti.

En ce qui concerne les orateurs invités, plusieurs options s'offrent à vous. Vous pouvez toujours vous en tenir à vos employés, mais nous aimons élargir notre champ d'action et entendre d'autres entreprises pour connaître leurs conseils et leur point de vue sur le sujet. Vous pouvez également utiliser cette possibilité pour entrer en contact avec des entreprises ou des dirigeants avec lesquels il est plus difficile d'obtenir une réunionce qui serait un excellent moyen de développer votre entreprise.

Pour sélectionner les orateurs, commencez par examiner les partenaires avec lesquels vous entretenez des relations étroites et partez de là. Les sponsors et les leaders d'opinion du secteur sont également d'excellentes options à prendre en considération - et tous deux peuvent attirer un plus grand nombre de participants. Quelle que soit la personne choisie, le plus important est de s'assurer qu'elle en sait suffisamment sur le sujet pour tenir une conversation non scénarisée qui soit pertinente et significative pour l'auditoire.

Panel Webinaire Logistics

À ce stade, vous êtes prêt à vous asseoir avec l'équipe et à entrer dans les détails de l'événement. Il s'agit de la réunion de lancement au cours de laquelle les décisions de haut niveau sont prises et déléguées aux membres de l'équipe concernés.

Votre liste de tâches pour cette réunion doit comprendre plusieurs éléments :

1. Déterminez la plateforme qui accueillera votre événement.

Les plateformes deWebinaire préférées varient d'une entreprise à l'autre. Demandez à vos partenaires et panélistes quelles sont les plates-formes qu'ils peuvent utiliser et choisissez celle qui présente les caractéristiques les plus robustes. Au minimum, la plateforme que vous utilisez doit offrir des possibilités d'engagement du public par le biais du chat, des questions-réponses, des ressources téléchargeables et des sondages interactifs.

2. Allez-vous vous rencontrer numériquement ou en personne ?

Pour l'instant, il sera probablement entièrement numérique, mais notez qu'avant la pandémie, de nombreux webinaires de groupe réunissaient les orateurs et le modérateur dans la salle. Cela permet de donner au Webinaire un style plus conversationnel puisque les orateurs interagissent.

3. Présenter les orateurs et le modérateur les uns aux autres et échanger leurs coordonnées.

S'ils se connaissent déjà, demandez-leur de confirmer leurs coordonnées actuelles. Les orateurs et les modérateurs doivent se connaître et être suffisamment à l'aise les uns avec les autres pour avoir une conversation de 45 minutes devant un public.

Demandez-leur de faire part de leurs connaissances et de leur expérience de haut niveau sur le sujet, ainsi que de leurs éventuelles spécialités en rapport avec le sujet. Cela permet de déterminer qui s'exprimera sur certains sujets et qui pourra répondre aux questions lors de la séance de questions-réponses.

4. Mettez en évidence les sujets clés qui doivent être abordés ou évités au cours de la discussion.

Les tendances étant en constante évolution, il se peut que vous souhaitiez vous assurer que certains points sont abordés ou évités lors de la conversation. Informez-en tout le monde le plus tôt possible.

Si vous disposez de suffisamment de temps, élaborez une ébauche de l'orientation que vous souhaitez donner à la conversation. Les intervenants et le modérateur peuvent se répartir les sujets de discussion et planifier une nouvelle discussion avec un plan plus détaillé. S'il n'y a pas assez de temps pour cela, prévoyez une réunion parallèle avec les membres de l'équipe nécessaires pour revoir les sujets plus tard.

5. Déterminer le temps de diffusion, les rediffusions et les services à la demande.

Étant donné que tous les événements sont numériques pour l'instant, vous devez décider si vous organiserez votre Webinaire en direct, en simulation ou les deux. Il est important de ne pas pas oublier de penser à votre public lorsque vous prendrez cette décision.

Voici quelques questions à poser et à discuter avant de prendre une décision : Votre entreprise ou celle de vos conférenciers est-elle internationale? Devez-vous prendre en compte des participants situés dans plusieurs fuseaux horaires ? Les orateurs se sentent-ils à l'aise pour tenir la conversation en direct ou préfèrent-ils la préenregistrer en cas d'erreur ? Si vous organisez une simulation, qui sera en ligne pour répondre aux questions à chaque heure de diffusion ? Les intervenants sont-ils disponibles pour répondre à plusieurs séries de questions ?

6. Passez en revue les préoccupations initiales ou les obstacles que vous prévoyez.

Demandez aux membres de votre équipe s'ils ont des préoccupations ou s'ils anticipent des problèmes potentiels. Il est préférable de les connaître le plus tôt possible afin de prévoir des solutions. Voyez si vos orateurs ont besoin de matériel technologique (microphone, caméra, etc.) pour que le Webinaire soit un succès.

7. Discutez de la partie questions-réponses à la fin du Webinaire.

L'équipe est-elle à l'aise avec des questions en direct et sans filtre ou préfère-t-elle être prévenue à l'avance pour préparer des réponses correctes ?

Parfois, les webinaires comportent des questions et des réponses écrites à l'avance. Cela peut s'avérer utile si vous devez répondre à des questions sur certains sujets avec délicatesse, si un orateur est nerveux et craint de se tromper, ou simplement pour lancer le débat. Personne n'aime être la première personne, aussi une ou deux questions prédéfinies au début permettent au public de se sentir plus à l'aise pour en poser d'autres.

Si votre équipe opte pour une séance de questions-réponses en direct, vous pouvez toujours anticiper certaines questions et préparer des réponses à l'avance. Vos orateurs et votre modérateur sont probablement des leaders dans le domaine concerné et ont une bonne idée des questions qui pourraient leur être posées. Il n'y a pas de bonne ou de mauvaise façon de procéder à une séance de questions-réponses. Utilisez donc la méthode la plus confortable pour vos orateurs.

Panel Webinaire Marketing

Vous avez choisi votre sujet, le style de votre Webinaire , les intervenants et les dates et heures de l'événement. Vous devez maintenant planifier la manière dont vous allez commercialiser votre Webinaire. C'est généralement l'organisation hôte qui s'en charge, avec l'aide des entreprises des conférenciers.

Créez un dossier d'information que vous pourrez partager avec les entreprises partenaires afin qu'elles puissent contribuer à la promotion du Webinaire. Outre la logistique du Webinaire (dates et heures), ce dossier doit contenir tous les éléments nécessaires à la commercialisation d'un Webinairetels que les plans pour les médias sociaux, le contenu et les dates des envois de courriels, les plans pour les images et les graphiques, les biographies des conférenciers, le contenu de la page d'inscription, des exemples de messages pour les médias sociaux et tous les hashtags, les poignées ou les étiquettes qui doivent être inclus dans les messages des médias sociaux.

Avant que ce paquet ne soit distribué aux différents groupes qui participent à la création et à la publication du contenu, donnez à vos entreprises partenaires le temps d'examiner et de recommander les changements susceptibles d'avoir une incidence sur leurs activités. Vous souhaitez que ces entreprises affichent et fassent la publicité de ce Webinaire sur leurs canaux également, c'est pourquoi il est essentiel d'obtenir un accord unanime.

Une grande partie du contenu d'un asset package sera créée ou mise en œuvre par différentes personnes dans différents services. Veillez à ce que chacun connaisse les dates d'échéance de son travail en les incluant, si possible, dans le dossier d'information.

Susciter l'engagement pendant le Webinaire

Les webinaires sont un outil fantastique pour la génération de leads car ils permettent d'évaluer l'intérêt et l'engagement des participants. Donnez aux participants la possibilité de s'engager avec les panélistes par le biais de sondages, de médias sociaux, d'enquêtes et de widgets de questions-réponses.

Si vous organisez un Webinaire simulé, veillez à ce que des représentants commerciaux ou des panélistes soient disponibles pour répondre aux questions pendant toute la durée du Webinaire. Si vous proposez le Webinaire à la demande, faites en sorte que les questions soient acheminées vers quelqu'un et assurez-vous que les personnes nécessaires apportent une réponse et reviennent vers le spectateur.

Partager les résultats Après le Webinaire

Dans de nombreux cas, l'organisation hôte accepte de partager les résultats du Webinaire - un certain nombre de courriels d'inscrits, par exemple - avec les entreprises partenaires. Cette tactique peut être utilisée dans le cadre d'un outil de recrutement pour s'assurer les services de conférenciers intéressants. En offrant les analyses et les résultats, toutes les organisations participantes ont accès aux mêmes informations et peuvent les utiliser pour assurer le suivi des clients potentiels.

Bien qu'il faille beaucoup de planification et d'efforts pour créer un Webinaire de panel, ils deviennent plus faciles à mesure qu'on les pratique. Vos participants apprécieront également un style différent de Webinaire pour garder les choses fraîches.

Dans l'ensemble, veillez à vous amuser, à communiquer souvent avec les partenaires commerciaux concernés et à conserver une liste des anciens panélistes pour les événements futurs.