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Les bases de la création d'excellents webinaires pour les groupes d'experts

20 juillet 2023 Michael Mayday

Beaucoup de gens entendent le mot "Webinaire" et pensent à une conférence ennuyeuse accompagnée d'un PowerPoint et sans engagement de la part du public. - mais en réalité, c'est le Webinaire d'une époque révolue.

De nos jours, les webinaires sont bien plus qu'une tête parlante. Ils intègrent différents styles, techniques, technologies et outils qui peuvent s'unir pour créer un sujet engageant et intéressant avec des milliers de participants.

Un format incroyablement sous-estimé Webinaire est le panel Webinaire. À son niveau le plus fondamental, un panel Webinaire se compose de deux orateurs et d'un modérateur. C'est un format familier souvent utilisé lors de conférences et de salons professionnels, mais il est également très efficace pour faire participer un public virtuel. pour faire participer un public virtuel.

Les webinaires des groupes d'experts peuvent se présenter sous plusieurs formes différentes, comme des conversations autour d'un café, des approfondissements de sujets, des réunions de travail, des discussions au coin du feu et ainsi de suite. Le ton de ton secteur d'activité et le sujet de la conversation déterminent généralement le format de la discussion.

Comment peux-tu planifier un panneau Webinaire?

Femme écrivant à côté d'un ordinateur portable_Blog

Tu dois prendre plusieurs mesures pour planifier une table ronde réussie Webinaire. Cependant, tu dois d'abord fixer une date pour ton événement. pour ton événement. Nous te recommandons de planifier ton Webinaire six à huit semaines à l'avance avant la date à laquelle tu souhaites que l'événement ait lieu.

Une fois que tu as fixé une date, décide d'un sujet et réfléchis au format de panel qui sera le plus efficace pour ce sujet. Les événements ou activités liés à ce panel Webinaire - comme un sommet virtuel - peuvent également influencer le style du Webinaire que tu accueilles. Demande-toi : S'agit-il d'un événement autonome ? Fait-il partie d'un sommet ou d'une conférence ? Relié à à une campagne campagne en cours ou à une série d'autres webinaires ?

Maintenant que tu as un sujet et un style de Webinaire, tu dois réfléchir à la personne qui parlera et animera. Si tu as un modérateur attitré, vois s'il est à l'aise avec un panel Webinaire. Ce sera différent des autres webinaires qu'il a déjà animés. auparavant parce qu'ils doivent trouver un équilibre entre deux intervenants supplémentaires tout en veillant à ce que la conversation se poursuive et la conversation se déroule naturellement.

Supposons que tu n'aies pas de modérateur en tête. Dans ce cas, tu dois chercher quelqu'un qui a une personnalité solide pour mener la discussion tout en étant suffisamment informé pour y contribuer. Un bon modérateur pour les webinaires en panel peut être multitâche devant un public, équilibrer et guider les intervenants, gérer les commentaires du public et suivre le timing.

En ce qui concerne les conférenciers invités, il y a quelques options. Tu peux toujours t'en tenir aux employés, mais nous aimons nous diversifier et écouter d'autres entreprises pour connaître leurs conseils et leur point de vue sur le sujet. Tu peux aussi utiliser cette possibilité pour entrer en contact avec des entreprises ou des dirigeants avec lesquels il est plus difficile d'obtenir un rendez-vousCe serait un excellent moyen d'étendre ton entreprise.

Pour sélectionner les conférenciers, commence par examiner les partenaires avec lesquels tu as une relation étroite et travaille à partir de là. Les commanditaires et les leaders d'opinion de l'industrie sont également d'excellentes options à considérer - et tous deux peuvent attirer un plus grand nombre de participants. Quelle que soit la personne choisie, le plus important est de s'assurer qu'elle en sait assez sur le sujet pour tenir une conversation non scénarisée qui soit pertinente et significative pour le public.

Panel Webinaire Logistique

Femme regardant son ordinateur portable

À ce stade, tu es prêt à t'asseoir avec l'équipe et à entrer dans les détails de l'événement. Considère cela comme la réunion de lancement au cours de laquelle les décisions de haut niveau sont prises et déléguées au membre approprié de l'équipe.

Ta liste de tâches pour cette réunion doit comprendre plusieurs éléments :

1. Détermine la plateforme qui accueillera ton événement.

Différentes entreprises ont des plateformesWebinaire différentes qu'elles préfèrent. Demande à tes partenaires et aux panélistes quelles sont les plateformes qu'ils peuvent utiliser et choisis celle qui a les caractéristiques les plus robustes. Au strict minimum, la plateforme que tu utilises doit offrir des possibilités d'engagement du public par le biais du chat, des questions-réponses, des ressources téléchargeables et des sondages interactifs.

2. Allez-vous vous rencontrer numériquement ou en personne ?

Pour l'instant, il sera probablement entièrement numérique, mais note qu'avant la pandémie, de nombreux webinaires de groupe avaient les orateurs et le modérateur dans la salle ensemble. Cela permet de donner à Webinaire un style plus conversationnel puisque les intervenants interagissent.

3. Présentez-vous mutuellement les intervenants et le modérateur et échangez vos coordonnées.

S'ils se connaissent déjà, demande-leur de confirmer leurs coordonnées actuelles. Les intervenants et les modérateurs doivent se connaître et être suffisamment à l'aise les uns avec les autres pour avoir une conversation de 45 minutes devant un public.

Demande-leur de partager leurs connaissances et leur expérience de haut niveau sur le sujet et toute spécialité qu'ils peuvent avoir en rapport avec le sujet. Cela permet de déterminer qui parle de certains sujets et qui peut répondre aux questions lors de la séance de questions-réponses.

4. Souligne tout sujet clé qui doit être abordé ou évité lors de la discussion.

Les tendances étant en constante évolution, il peut y avoir certains points dont tu veux t'assurer qu'ils sont couverts ou évités dans la conversation. Fais en sorte que tout le monde en soit conscient le plus tôt possible.

S'il y a assez de temps, crée une ébauche du chemin que tu aimerais que la conversation prenne. Les intervenants et le modérateur peuvent se répartir les sujets de discussion et prévoir de discuter à nouveau avec un plan plus détaillé. S'il n'y a pas assez de temps pour cela, planifie une réunion parallèle avec les membres de l'équipe nécessaires pour revoir les sujets plus tard.

5. Détermine le temps d'antenne, les rediffusions et les services à la demande.

Comme tous les événements sont numériques pour l'instant, tu dois décider si tu accueilleras ton site Webinaire en direct, en simulacre ou les deux. Il est important que tu n'oublies pas oublier de penser à ton public lorsque tu prendras cette décision.

Au moment de prendre une décision, voici quelques questions à poser et à discuter : Ton entreprise ou celle de tes conférenciers est-elle internationale? As-tu besoin de prendre en compte des participants situés dans plusieurs fuseaux horaires ? Les intervenants se sentent-ils à l'aise pour tenir la conversation en direct ou préfèrent-ils la préenregistrer en cas d'erreur ? Si tu comptes organiser cette simulation, qui sera en ligne pour répondre aux questions à chacun des temps d'antenne ? Les intervenants sont-ils disponibles pour répondre à plusieurs séries de questions ?

6. Passe en revue toutes les préoccupations initiales ou les obstacles que tu prévois.

Demande aux membres de ton équipe s'ils ont des préoccupations ou s'ils anticipent des problèmes potentiels. Il vaut mieux les connaître le plus tôt possible pour pouvoir prévoir des solutions. Vois si tes orateurs ont besoin de technologie, comme un microphone, une caméra, etc., pour que le site Webinaire soit un succès.

7. Discutez de la partie questions-réponses à la fin du site Webinaire.

L'équipe est-elle à l'aise avec des questions en direct et sans filtre ou préfère-t-elle être prévenue à l'avance pour préparer des réponses correctes ?

Parfois, les webinaires ont des questions et des réponses scénarisées à l'avance. Cela peut être utile si tu dois répondre délicatement à des questions sur certains sujets, si un orateur est nerveux et craint de se tromper, ou simplement pour lancer le débat. Personne n'aime être la première personne, donc une ou deux questions prédéfinies au début permet au public de se sentir plus à l'aise pour en poser d'autres.

Si ton équipe choisit d'opter pour une séance de questions-réponses en direct, tu peux tout de même anticiper certaines questions et préparer les réponses à l'avance. Tes intervenants et ton modérateur sont probablement des leaders dans le domaine du sujet et ont une bonne idée de certaines questions potentielles qu'on pourrait leur poser. Il n'y a pas de bonne ou de mauvaise façon de faire une séance de questions et réponses, alors utilise la méthode la plus confortable pour tes intervenants.

Panel Webinaire Marketing

Femme regardant son ordinateur portable

Tu as choisi ton sujet, le style de Webinaire , les intervenants et les dates et heures de l'événement. Tu dois maintenant planifier la façon dont tu feras la promotion de ton groupe de discussion Webinaire. C'est généralement l'organisation hôte qui s'en charge, avec l'aide des entreprises des conférenciers.

Crée un dossier d'information que tu pourras partager avec les entreprises partenaires afin qu'elles puissent t'aider à promouvoir le site Webinaire. En plus de la logistique du site Webinaire , comme les dates et les heures, ce dossier devrait inclure tous les éléments qui entrent dans la commercialisation d'une campagne de sensibilisation. Webinairecomme les plans pour les médias sociaux, le contenu et les dates des envois de courriels, les plans pour les images et les graphiques, les biographies des conférenciers, le contenu de la page d'inscription, des exemples de messages pour les médias sociaux et tous les hashtags, les poignées ou les étiquettes qui doivent être inclus dans les messages sur les médias sociaux.

Avant que ce paquet ne soit diffusé aux différents groupes qui aident à créer et à publier le contenu, donne à tes entreprises partenaires le temps d'examiner et de recommander les changements qui peuvent avoir un impact sur leur activité. Tu veux que ces entreprises affichent et fassent la publicité de ce site Webinaire sur leurs canaux également, c'est pourquoi il est essentiel d'obtenir un accord unanime.

Une grande partie du contenu d'un dossier de ressources sera créée ou mise en œuvre par différentes personnes dans différents services. Assure-toi que tout le monde connaît les dates d'échéance de son travail en les incluant si possible dans le dossier de ressources.

Susciter l'engagement Pendant la Webinaire

Les webinaires sont un outil fantastique pour la génération de leads car ils permettent de mesurer l'intérêt et l'engagement des participants. Donne aux participants la possibilité de s'engager avec les panélistes par le biais de sondages, de médias sociaux, d'enquêtes et de widgets de questions et réponses.

Si tu organises une simulation Webinaire, fais en sorte que des représentants des ventes ou des panélistes soient disponibles pour répondre aux questions pendant toute la durée du site Webinaire. Si tu proposes le site Webinaire à la demande, fais en sorte que les questions soient acheminées vers quelqu'un et assure-toi que les personnes nécessaires suivent avec une réponse et reviennent vers le spectateur.

Partager les résultats Après la Webinaire

Homme parlant à son ordinateur portable

Dans de nombreux cas, l'organisation hôte accepte de partager les résultats de Webinaire - un certain nombre de courriels de participants, par exemple - avec les entreprises partenaires. Cette tactique peut être utilisée dans le cadre d'un outil de recrutement pour obtenir des conférenciers intéressants. En offrant les analyses et les résultats, toutes les organisations participantes ont accès aux mêmes informations et peuvent les utiliser pour assurer le suivi des pistes.

Bien qu'il faille beaucoup de planification et d'efforts pour créer un panel Webinaire, ils deviennent plus faciles au fur et à mesure que tu les fais. Tes participants apprécieront également un style différent de Webinaire pour garder les choses fraîches.

Dans l'ensemble, assure-toi de t'amuser, de communiquer souvent avec les partenaires commerciaux concernés et de garder une liste des anciens panélistes pour les événements futurs.