Guide étape par étape : Comment organiser des événements virtuels avec succès

Les événements virtuels offrent aux entreprises un moyen pratique d'entrer en contact avec des publics à travers le monde et de fournir un contenu intéressant et engageant. Ils permettent également aux entreprises d'obtenir des informations précieuses sur leur public, basées sur des données de première main et des données d'engagement. 

Mais organiser un événement virtuel réussi demande de la planification et une connaissance approfondie de la manière d'utiliser efficacement les outils dont vous disposez. 

Nous avons créé ce guide sur l'organisation d'événements virtuels pour vous montrer comment procéder. Nous y abordons les principes de base des événements virtuels, élaborons un guide étape par étape sur l'organisation et expliquons comment faire en sorte que votre événement virtuel ait un impact mesurable.

Qu'est-ce qu'un événement virtuel ?

En tant que concept, un événement virtuel décrit toute situation dans laquelle des participants à distance se connectent à une plateforme pour participer à une activité organisée en ligne. Souvent, le terme "événement virtuel" est utilisé comme synonyme de webinaires et de conférences virtuelles. 

Mais événements virtuels peuvent être plus que cela. En tant que terme générique, il peut englober des conférences sectorielles, des ateliers sur les produits, des symposiums, des assemblées générales, des sessions de formation pour les partenaires et bien plus encore. Tout ce qu'il faut, c'est une plateforme d'hébergement d'événements virtuels.

Souvent, les événements virtuels font partie de campagnes de marketing événementiel, conçues pour attirer un public et fournir un contenu de valeur tout en promouvant un produit, un service ou une marque. 

Quels sont les différents types d'événements virtuels?

Tout comme les événements en personne, les événements virtuels prennent toutes sortes de formes. Voici quelques-uns des types les plus courants utilisés par les entreprises, accompagnés d'un bref résumé de ce qu'ils impliquent :

• • Séminaires en ligne: Événements en ligne au cours desquels un orateur unique ou un groupe d'experts fait une présentation en direct ou préenregistrée à un public éloigné.
    
  • Conférences virtuelles : Forme numérique de la conférence d'affaires classique, axée sur le partage des connaissances et la mise en réseau.
    
  • Ateliers : Événements éducatifs axés sur la fourniture d'orientations ou de conseils pratiques, qu'il s'agisse d'un produit ou d'un processus spécifique.
    
  • Salons professionnels virtuels : Une exposition numérique qui rassemble des participants à distance d'un secteur spécifique, où ils peuvent partager des idées ou présenter des produits.
    
  • Événements de mise en réseau : Il s'agit d'un événement visant à faciliter les possibilités de mise en réseau entre les participants à distance.

Quels sont les avantages des événements virtuels?

Le secteur des événements virtuels se développe rapidementLe secteur des événements virtuels connaît une croissance rapide, en partie en raison des avantages uniques qu'offrent les événements événements virtuels par rapport aux événements traditionnels en personne. Ces avantages sont les suivants

• • Le rapport coût-efficacité : Lesévénements virtuels éliminent une grande partie des coûts liés à l'organisation d'un événement professionnel traditionnel, y compris le coût important d'un lieu de réunion. Ils sont donc accessibles aux entreprises de toutes tailles et parfaits pour le marketing événementiel axé sur le retour sur investissement.
    
  • Large portée : Lesévénements virtuels éliminent une grande partie des obstacles typiques qui peuvent limiter la participation à des événements en personne, notamment les frais de déplacement. Cela signifie qu'ils peuvent générer de meilleurs taux de participation, avec une portée géographique pratiquement illimitée.
    
  • Analyses améliorées : Lesévénements virtuels hébergés sur une plateforme dédiée permettent d'obtenir des données analytiques précieuses sur les participants et la manière dont ils ont réagi au contenu. Ces informations peuvent servir à améliorer les stratégies de marketing événementiel et être appliquées à d'autres campagnes de marketing.

Ce qu'il faut rechercher dans une plateforme d'événements virtuels

Les plateformes d'événements virtuels sont conçues pour faciliter l'organisation d'un événement virtuel. Elles comprennent généralement les fonctionnalités de base nécessaires à la création et à la diffusion en toute transparence. Toutefois, certaines caractéristiques essentielles doivent être prises en compte lors du choix de la plateforme à utiliser.

L'une des caractéristiques les plus importantes est l'intégration d'éléments interactifs directement dans votre événement. Ces éléments vous permettent d'impliquer efficacement votre public pendant l'événement, que ce soit par le biais de sondages en direct, de chats de groupe, de salles de réunion ou même de chats vidéo en direct. 

Les intégrations d'appels à l'actionCTA sont également importantes, car elles incitent votre public à agir. Les plateformes d'hébergement d'événements complètes comme ON24 comprennent également des fonctionnalités permettant de créer des pages d'atterrissage personnalisées pour servir de destination aux CTA de l'événement.

Une autre fonction clé est l'analyse de données intégrée, qui maximise la valeur de votre événement virtuel en fournissant des informations post-événement telles que le taux d'engagement et les conversions. Plus les fonctions d'analyse sont détaillées, mieux c'est.

D'autres fonctionnalités telles que les outils de localisation des événements, la personnalisation des événements et une plateforme intégrée de réutilisation du contenu peuvent également s'avérer utiles.

Guide étape par étape pour organiser un événement virtuel réussi

Ce guide étape par étape vous aidera à tirer le meilleur parti de l'opportunité que représente l'organisation d'un événement virtuel.

Planification de votre événement virtuel

L'organisation d'un événement virtuel nécessite tout d'abord une planification minutieuse afin de poser les bases de la réussite.

Format et structure de l'événement

La première étape consiste à décider du type d'événement virtuel que vous allez organiser : un Webinaire, un atelier, une conférence ou quelque chose d'autre. Vous voudrez également savoir quels types de formats de contenu que vous allez inclure. S'agira-t-il de débats d'orientation ? De panélistes ? Des discussions au coin du feu ? Examinez les options et leurs avantages et inconvénients par rapport à vos objectifs commerciaux afin de faire le bon choix.

Créer un contenu engageant

Une fois le format choisi, vous pouvez commencer à créer du contenu. Quel que soit le type d'événement que vous organisez, concentrez-vous sur la création d'un contenu qui offre de nombreuses possibilités de l'engagement du public. Vous vous assurerez ainsi que les participants restent à l'écoute tout en vous donnant la possibilité d'interagir avec votre public et de développer des relations.

Promouvoir votre événement virtuel

Ensuite, il est temps de commencer la promotion. Même si vous avez planifié un événement exceptionnel, il ne servira à rien si vous ne parvenez pas à susciter l'intérêt des participants.

Stratégies de marketing efficaces

Bien que les spécificités de votre stratégie de marketing dépendent de la composition de votre public et de l'endroit où il peut être atteint, les campagnes cross-canal sont généralement efficaces. Prenez en compte tous les canaux à votre disposition, y compris les médias sociaux, le courrier électronique et les partenariats de marque, et mettez sur pied une campagne qui attirera les bons participants.

Inscription et suivi

Toutes vos activités de marketing événementiel doivent viser à conduire les utilisateurs vers une page d'inscription où ils peuvent s'inscrire pour participer à l'événement. Mais n'arrêtez pas de dialoguer avec les prospects une fois qu'ils se sont inscrits. Gardez-les engagés en leur rappelant la date de l'événement et en leur proposant des contenus accrocheurs afin de maximiser leur participation.

Assurer la préparation technique

Les événements virtuels dépendent d'une bonne préparation technique pour garantir leur bon déroulement. Un manque de préparation technique peut entraîner l'échec total de l'événement.

Liste de contrôle pour un événement virtuel réussi

La meilleure façon de garantir que votre installation technique est prête pour l'événement est de créer une liste de contrôle couvrant toutes les considérations clés à tester, ce que vous pouvez faire dans les semaines précédant la date de l'événement. Votre liste de contrôle doit comprendre au minimum les éléments suivants :

• • Testez tout votre matériel, en vous assurant que toutes les personnes qui en ont besoin disposent de webcams et de microphones en état de marche.
  • Vérifiez la vitesse de l'internet à l'endroit où vous organiserez l'événement et assurez-vous que la bande passante est appropriée.
  • Familiarisez-vous avec votre logiciel d'organisation d'événements afin de savoir comment partager des écrans, présenter et utiliser des fonctions interactives.
  • Révision complète du contenu de l'événement, y compris tous les créneaux horaires des orateurs, les vidéos et les fonctions d'engagement du public.
  • Préparez une liste de contacts d'urgence et de ressources d'assistance technique afin d'être prêt à réagir en cas de problème inattendu.

Faire participer votre Audience pendant l'événement

L'engagement du Audience est la clé d'un grand événement, de l'optimisation de l'expérience du public et de la collecte de données utiles sur l'engagement.

Des fonctionnalités interactives qui renforcent la participation

Tirez pleinement parti de toutes les fonctions interactives offertes par votre plateforme d'hébergement d'événements virtuels pour stimuler la participation du public. Des séances de questions-réponses, des sondages en direct, des enquêtes auprès du public et des salles de réunion pour des conversations informelles peuvent interrompre votre présentation et maintenir l'intérêt de votre public.

Garder l'énergie

Il est également important d'essayer de maintenir un niveau d'énergie élevé lors de votre événement virtuel afin que vos participants ne perdent pas l'intérêt pour ce que vous dites. Utilisez divers types de contenu, y compris des images et des vidéos. Veillez à ce que les transitions entre les sections soient fluides et organisez des pauses dans le contenu si nécessaire. 

Mesurer le succès et tirer parti de l'Analytics

Une fois l'événement terminé, vous devez en analyser le déroulement. Cette analyse peut vous fournir des informations précieuses qui vous permettront d'améliorer vos événements et de contribuer plus efficacement à la réalisation de vos objectifs commerciaux.

Principaux indicateurs à surveiller

Se concentrer sur un groupe sélectionné de mesures de l'événement virtuel qui représentent le succès en fonction de vos objectifs initiaux. Il peut s'agir de la conversion des inscrits en participants, de l'engagement au cours de l'événement et du taux de clics sur les CTA. Si votre objectif est de prendre des rendez-vous avec des commerciaux, par exemple, assurez-vous de disposer d'un relevé du nombre de rendez-vous pris et de leur déroulement à l'issue de la campagne.

Analyse post-événement

Utilisez toutes les données que vous avez recueillies et les informations automatiques fournies par votre plateforme d'hébergement d'événements pour dresser un tableau complet de la réussite de votre événement. En outre, réfléchissez à la possibilité de recueillir davantage de commentaires en envoyant des enquêtes post-événement aux participants. ON24 comprend des fonctionnalités d'analyse post-événement et de suivi du public qui peuvent faciliter l'ensemble du processus.

L'avenir des événements virtuels

Les événements virtuels constituent déjà l'un des canaux les plus convaincants pour atteindre un public avec un contenu efficace et attrayant. Ils constituent un forum idéal pour entrer en contact avec des clients potentiels, leur apporter de la valeur, générer des conversions et collecter des données.

Les événements virtuels deviendront encore plus efficaces pour engager le public à l'avenir, avec des fonctions d'interactivité plus sophistiquées et des analyses alimentées par l'IA qui produiront de meilleurs résultats que jamais. ON24 continuera à être à l'avant-garde du secteur, en innovant l'espace des événements virtuels pour aider les entreprises à avoir un impact réel grâce à des événements diversifiés.

Questions fréquemment posées

Quelle est la définition d'un événement virtuel ?

Un événement virtuel est un événement professionnel organisé à l'aide d'une plateforme numérique telle que ON24, qui permet aux participants de se joindre à distance. 

De quoi ai-je besoin pour organiser un événement virtuel ?

L'utilisation d'une plateforme dédiée à l'hébergement d'événements virtuels comme ON24 est la meilleure façon d'organiser un événement virtuel. Elle offre une série d'outils conçus pour faciliter la planification, l'hébergement et l'analyse des événements virtuels .

Quel est le meilleur moment pour organiser un événement virtuel ?

Le meilleur moment pour organiser un événement virtuel dépend de votre public. nos données montrent que les mardis, mercredis et jeudis vers 11 heures (heure de Paris) offrent les meilleures chances de participation.