Schritt-für-Schritt-Anleitung: Wie Sie virtuelle Veranstaltungen erfolgreich durchführen

Virtuelle Veranstaltungen bieten Unternehmen eine bequeme Möglichkeit, mit ihrem Publikum in Kontakt zu treten und wertvolle, ansprechende Inhalte zu vermitteln. Außerdem bieten sie Unternehmen wertvolle Einblicke in die Zielgruppe auf der Grundlage von Erstanbieter- und Engagement-Daten. 

Die Durchführung einer erfolgreichen virtuellen Veranstaltung erfordert jedoch eine gute Planung und ein umfassendes Verständnis für den effizienten Einsatz der Ihnen zur Verfügung stehenden Tools. 

Wir haben diesen Leitfaden für die Ausrichtung virtueller Veranstaltungen erstellt, um Ihnen zu zeigen, wie man es macht. Darin gehen wir auf die Grundlagen virtueller Veranstaltungen ein, erstellen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Ausrichtung und erklären, wie Sie sicherstellen können, dass Ihre virtuelle Veranstaltung eine messbare Wirkung erzielt.

Was ist eine virtuelle Veranstaltung?

Als Konzept beschreibt eine virtuelle Veranstaltung jede Situation, in der sich Teilnehmer aus der Ferne auf einer Plattform anmelden, um an einer organisierten Online-Aktivität teilzunehmen. Häufig wird der Begriff "virtuelle Veranstaltung" als Synonym für Webinare und virtuelle Konferenzen verwendet. 

Aber virtuelle Veranstaltungen können noch mehr sein. Als Oberbegriff kann er Branchenkonferenzen, Produktworkshops, Symposien, Town Halls, Partnerschulungen und vieles mehr umfassen. Alles, was benötigt wird, ist eine spezielle Plattform für virtuelle Veranstaltungen.

Häufig sind virtuelle Veranstaltungen Teil von Event-Marketing-Kampagnen, die darauf abzielen, ein Publikum anzulocken, wertvolle Inhalte zu vermitteln und gleichzeitig ein Produkt, eine Dienstleistung oder eine Marke zu bewerben. 

Was sind die verschiedenen Arten von virtuellen Veranstaltungen?

Genau wie persönliche Veranstaltungen gibt es auch virtuelle Veranstaltungen in allen möglichen Formen. Nachfolgend finden Sie einige der gängigsten Formen, die von Unternehmen genutzt werden, sowie eine kurze Zusammenfassung ihrer Inhalte:

• • Webinare: Online-Veranstaltungen, bei denen ein einzelner Redner oder ein Gremium einen Live-Vortrag oder eine aufgezeichnete Präsentation für ein entferntes Publikum hält.
    
  • Virtuelle Konferenzen: Eine digitale Form der typischen Geschäftskonferenz mit Schwerpunkt auf Wissensaustausch und Networking.
    
  • Workshops: Bildungsveranstaltungen, bei denen es darum geht, praktische Anleitungen oder Ratschläge zu geben, sei es zu einem bestimmten Produkt oder einem Verfahren.
    
  • Virtuelle Fachmessen: Eine digitale Ausstellung, bei der Teilnehmer aus einer bestimmten Branche zusammenkommen, um Ideen auszutauschen oder Produkte zu präsentieren.
    
  • Vernetzungsveranstaltungen: Eine Veranstaltung, die darauf abzielt, Networking-Möglichkeiten zwischen Teilnehmern aus der Ferne zu erleichtern.

Was sind die Vorteile von virtuellen Veranstaltungen?

Der Sektor der virtuellen Veranstaltungen wächst schnellDies liegt zum Teil an den einzigartigen Vorteilen, die virtuelle Veranstaltungen im Vergleich zu traditionellen persönlichen Veranstaltungen bieten. Zu diesen Vorteilen gehören:

• • Kosteneffizienz: Bei virtuellen Veranstaltungen entfallen viele der Kosten, die mit der Ausrichtung einer traditionellen Veranstaltung verbunden sind, einschließlich der erheblichen Kosten für den Veranstaltungsort. Das bedeutet, dass sie für Unternehmen jeder Größe zugänglich sind und sich perfekt für ein ROI-orientiertes Eventmarketing eignen.
    
  • Große Reichweite: Bei virtuellen Veranstaltungen entfallen viele der typischen Hindernisse, die die Teilnahme an persönlichen Veranstaltungen einschränken können, einschließlich der Reisekosten. Das bedeutet, dass sie bessere Teilnahmequoten bei praktisch unbegrenzter geografischer Reichweite erzielen können.
    
  • Bessere Analysen: Virtuelle Veranstaltungen, die über eine spezielle Plattform abgewickelt werden, bieten wertvolle Analysemöglichkeiten, die Aufschluss darüber geben, wer teilgenommen hat und wie die Teilnehmer mit den Inhalten umgegangen sind. Diese Erkenntnisse können in verbesserte Event-Marketing-Strategien einfließen und in anderen Marketing-Kampagnen eingesetzt werden.

Worauf Sie bei einer virtuellen Veranstaltungsplattform achten sollten

Virtuelle Veranstaltungsplattformen sollen die Durchführung einer virtuellen Veranstaltung erleichtern. Sie umfassen in der Regel die grundlegenden Funktionen, die für eine reibungslose Erstellung und Übertragung erforderlich sind. Es gibt jedoch einige wichtige Funktionen, auf die Sie bei der Wahl der Plattform achten sollten.

Eine der wichtigsten Funktionen ist die Integration von interaktiven Elementen direkt in Ihre Veranstaltung. Diese Funktionen stellen sicher, dass Sie Ihr Publikum während der Veranstaltung effektiv einbinden können, sei es durch Live-Umfragen, Gruppenchats, Breakout-Räume oder sogar Live-Videochats. 

Wichtig sind auch Call-to-Action-IntegrationenCTA), die Ihr Publikum zum Handeln auffordern. Umfassende Event-Hosting-Plattformen wie ON24 bieten auch Funktionen zur Erstellung von benutzerdefinierten Landing Pages die als Ziel für Event-CTAs dienen.

Eine weitere wichtige Funktion ist die integrierte Datenanalyse, mit der Sie den Wert Ihrer virtuellen Veranstaltung maximieren können, indem Sie Einblicke in die Zeit nach der Veranstaltung erhalten, wie z. B. die Engagement-Rate und die Konversionen. Je detaillierter die Analysefunktionen sind, desto besser.

Andere Funktionen wie Tools zur Lokalisierung von Veranstaltungen, die Möglichkeit zur Anpassung von Veranstaltungen und eine integrierte Plattform zur Wiederverwendung von Inhalten können sich ebenfalls als nützlich erweisen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung für die erfolgreiche Durchführung einer virtuellen Veranstaltung

Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung wird Ihnen dabei helfen, das Beste aus den Möglichkeiten zu machen, die Ihnen die Ausrichtung einer virtuellen Veranstaltung bietet.

Planung Ihrer virtuellen Veranstaltung

Die Durchführung einer virtuellen Veranstaltung erfordert zunächst eine sorgfältige Planung, damit die Grundlagen für den Erfolg gelegt werden können.

Format und Struktur der Veranstaltung

Der erste Schritt besteht darin, zu entscheiden, welche Art von virtuellem Event Sie veranstalten wollen - ein Webinar, einen Workshop, eine Konferenz oder etwas ganz anderes. Sie sollten auch wissen, welche Arten von Inhaltsformate Sie beinhalten werden. Wird es Keynote-Diskussionen geben? Podiumsteilnehmer? Kamingespräche? Wägen Sie die Optionen und ihre jeweiligen Vor- und Nachteile im Hinblick auf Ihre Unternehmensziele ab, um die richtige Wahl zu treffen.

Ansprechende Inhalte erstellen

Sobald Sie sich für ein Format entschieden haben, können Sie mit der Erstellung von Inhalten beginnen. Unabhängig davon, welche Art von Veranstaltung Sie veranstalten, sollten Sie sich darauf konzentrieren, Inhalte zu erstellen, die viele Möglichkeiten bieten für Einbeziehung des Publikums. So stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer bei der Stange bleiben, und geben Ihnen gleichzeitig die Möglichkeit, mit Ihrem Publikum zu interagieren und Beziehungen aufzubauen.

Werbung für Ihre virtuelle Veranstaltung

Als Nächstes ist es an der Zeit, mit der Werbung zu beginnen. Selbst wenn Sie eine außergewöhnliche Veranstaltung geplant haben, wird sie wertlos sein, wenn Sie nicht effektiv das Interesse an der Teilnahme wecken.

Wirksame Marketing-Strategien

Auch wenn die Einzelheiten Ihrer Marketingstrategie davon abhängen, wer Ihr Publikum ist und wo es erreicht werden kann, sind kanalübergreifende Kampagnen im Allgemeinen effektiv. Berücksichtigen Sie alle Ihnen zur Verfügung stehenden Kanäle, einschließlich sozialer Medien, E-Mail und Markenpartnerschaften, und entwickeln Sie eine Kampagne, die die richtigen Teilnehmer anzieht.

Registrierung und Follow-up

Alle Ihre Veranstaltungsmarketing-Aktivitäten sollten sich darauf konzentrieren, Nutzer auf eine Registrierungsseite zu leiten, auf der sie sich für die Teilnahme anmelden können. Aber hören Sie nicht auf, mit den Interessenten in Kontakt zu treten, sobald sie sich angemeldet haben. Halten Sie sie mit Erinnerungen an das Veranstaltungsdatum und Inhaltsanregungen bei der Stange, um die Teilnahme zu maximieren.

Sicherstellung der technischen Bereitschaft

Virtuelle Veranstaltungen sind auf eine gute technische Vorbereitung angewiesen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Eine unzureichende technische Vorbereitung kann dazu führen, dass die Veranstaltung gänzlich scheitert.

Eine Checkliste für eine reibungslose virtuelle Veranstaltung

Der beste Weg, um sicherzustellen, dass Ihre technische Einrichtung für die Veranstaltung bereit ist, besteht darin, eine Checkliste zu erstellen, die alle wichtigen Punkte abdeckt, die Sie in den Wochen vor dem Veranstaltungstermin prüfen können. Nehmen Sie mindestens die folgenden Punkte in Ihre Checkliste auf:

• • Testen Sie Ihre gesamte Hardware und stellen Sie sicher, dass alle, die sie benötigen, über funktionierende Webcams und Mikrofone verfügen.
  • Überprüfen Sie die Internetgeschwindigkeiten am Veranstaltungsort und stellen Sie eine angemessene Bandbreite sicher.
  • Machen Sie sich mit Ihrer Veranstaltungssoftware vertraut, damit Sie wissen, wie Sie den Bildschirm freigeben, präsentieren und interaktive Funktionen nutzen können.
  • Durchführung eines vollständigen Durchlaufs der Veranstaltungsinhalte, einschließlich aller Redebeiträge, Videos und Funktionen zur Einbindung des Publikums
  • Bereiten Sie eine Liste mit Notfallkontakten und technischen Support-Ressourcen vor, damit Sie im Falle eines unerwarteten Problems bereit sind zu reagieren.

Einbindung Ihres Audience während der Veranstaltung

Die Einbindung des Audience ist der Schlüssel zu einer großartigen Veranstaltung, zur Maximierung des Publikumserlebnisses und zum Sammeln nützlicher Daten zur Einbindung.

Interaktive Funktionen zur Verbesserung der Teilnahme

Nutzen Sie alle interaktiven Funktionen, die Ihre virtuelle Event-Hosting-Plattform bietet, um die Beteiligung des Publikums zu fördern. Frage- und Antwortrunden, Live-Umfragen, Publikumsbefragungen und Nebenräume für zwanglose Gespräche können Ihre Präsentation auflockern und Ihr Publikum bei der Stange halten.

Halten Sie die Energie hoch

Es ist auch wichtig, die Energie bei Ihrer virtuellen Veranstaltung aufrechtzuerhalten, damit Ihre Teilnehmer nicht das Interesse an dem verlieren, was Sie sagen. Verwenden Sie verschiedene Arten von Inhalten, einschließlich Bilder und Videos. Achten Sie auf fließende Übergänge zwischen den Abschnitten und unterbrechen Sie den Inhalt bei Bedarf. 

Erfolgsmessung und Nutzung von Analytics

Nach dem Ende Ihrer Veranstaltung müssen Sie analysieren, wie sie gelaufen ist. Dies kann unschätzbare Erkenntnisse liefern, die sicherstellen, dass Ihre Veranstaltungen immer besser und effektiver zu Ihren Geschäftszielen beitragen.

Zu überwachende Schlüsselmetriken

Konzentration auf eine ausgewählte Gruppe von Metriken für virtuelle Veranstaltungen die den Erfolg auf der Grundlage Ihrer ursprünglichen Ziele darstellen. Dazu könnten die Umwandlung von Anmeldern in Teilnehmer, das Engagement während der Veranstaltung und die Klickraten für CTAs gehören. Wenn Ihr Ziel beispielsweise darin besteht, Besprechungen mit dem Vertrieb zu buchen, sollten Sie die Anzahl der gebuchten Besprechungen und den Verlauf dieser Besprechungen nach Abschluss der Kampagne aufzeichnen.

Post-Event-Analyse

Nutzen Sie alle gesammelten Daten und alle automatischen Einblicke, die von Ihrer Event-Hosting-Plattform geliefert werden, um sich ein vollständiges Bild vom Erfolg Ihrer Veranstaltung zu machen. Überlegen Sie außerdem, ob Sie mehr Feedback sammeln können, indem Sie Umfragen nach der Veranstaltung an die Teilnehmer verschicken. ON24 enthält Funktionen für die Analyse nach der Veranstaltung und die Nachbereitung der Teilnehmer, die diesen gesamten Prozess vereinfachen können.

Die Zukunft der virtuellen Veranstaltungen

Virtuelle Veranstaltungen sind bereits jetzt einer der überzeugendsten Kanäle, um ein Publikum mit effektiven, ansprechenden Inhalten zu erreichen. Sie bieten ein ideales Forum, um mit Interessenten in Kontakt zu treten, einen Mehrwert zu bieten, Konversionen zu fördern und Daten zu sammeln.

Virtuelle Events werden in Zukunft noch effektiver sein, um das Publikum zu begeistern. Ausgefeilte Interaktivitätsfunktionen und KI-gestützte Analysen sorgen für bessere Ergebnisse als je zuvor. ON24 wird weiterhin an der Spitze des Sektors stehen und den Bereich der virtuellen Veranstaltungen innovativ gestalten, um Unternehmen dabei zu helfen, durch verschiedene Veranstaltungen eine echte Wirkung zu erzielen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist die Definition einer virtuellen Veranstaltung?

Eine virtuelle Veranstaltung ist eine Geschäftsveranstaltung, die über eine digitale Plattform wie ON24 abgehalten wird und bei der die Teilnehmer aus der Ferne teilnehmen können. 

Was benötige ich für die Durchführung einer virtuellen Veranstaltung?

Die beste Möglichkeit, ein virtuelles Event zu veranstalten, ist die Nutzung einer speziellen Hosting-Plattform wie ON24. Sie bietet eine Reihe von Tools, die die Planung, Durchführung und Analyse virtueller Veranstaltungen reibungslos gestalten.

Wann ist der beste Zeitpunkt für die Durchführung einer virtuellen Veranstaltung?

Der beste Zeitpunkt für eine virtuelle Veranstaltung hängt von Ihrem Publikum ab, aber unsere Daten zeigen jedoch, dass dienstags, mittwochs und donnerstags gegen 11.00 Uhr PST die besten Chancen auf eine Teilnahme bestehen.