Guía paso a paso: Cómo organizar eventos virtuales con éxito

Los eventos virtuales ofrecen a las empresas una forma cómoda de conectar con su público y ofrecer contenidos valiosos y atractivos. También proporcionan a las empresas información valiosa sobre la audiencia basada en datos de origen y de interacción . 

Pero para que un evento virtual tenga éxito es necesario planificarlo y conocer a fondo cómo utilizar eficazmente las herramientas de que se dispone. 

Hemos creado esta guía sobre la organización de eventos virtuales para mostrarle cómo se hace. En ella, tratamos los aspectos básicos de los eventos virtuales, trazamos una guía paso a paso sobre la organización y explicamos cómo puede asegurarse de que su evento virtual tenga un impacto medible.

¿Qué es un acto virtual?

Como concepto, un evento virtual describe cualquier situación en la que participantes remotos se conectan a una plataforma para participar en una actividad organizada en línea. A menudo, el término "evento virtual" se utiliza como sinónimo de seminarios web y conferencias virtuales. 

Pero los eventos virtuales pueden ser mucho más. Como término genérico, puede englobar conferencias del sector, talleres sobre productos, simposios, ayuntamientos, sesiones de formación para socios y mucho más. Todo lo que se necesita es una para eventos virtuales.

A menudo, los eventos virtuales forman parte de campañas de marketing de eventos, diseñadas para atraer a un público y ofrecer contenidos valiosos, al tiempo que se promociona un producto, servicio o marca. 

¿Cuáles son los distintos tipos de eventos virtuales?

Al igual que los eventos presenciales, los virtuales adoptan todo tipo de formas. Estos son algunos de los tipos más comunes utilizados por las empresas, junto con un breve resumen de lo que implican:

• • Seminarios en línea: Eventos en línea en los que un único ponente o un grupo de ponentes ofrece una presentación en directo o pregrabada a una audiencia remota.
    
  • Conferencias virtuales: Una forma digital de la típica conferencia empresarial centrada en el intercambio de conocimientos y la creación de redes.
    
  • Talleres: Actos educativos orientados a proporcionar orientación o asesoramiento práctico, ya sea sobre un producto específico o sobre un proceso.
    
  • Ferias virtuales: Una exposición digital que reúne a asistentes remotos de un sector específico, donde pueden compartir ideas o mostrar productos.
    
  • Actos de creación de redes: Un evento centrado en facilitar oportunidades de creación de redes entre asistentes remotos.

¿Cuáles son las ventajas de los eventos virtuales?

El sector de los eventos virtuales creciendo rápidamenteen parte por las ventajas únicas que ofrecen los eventos virtuales en comparación con los tradicionales eventos presenciales. Entre esas ventajas figuran:

• • Rentabilidad: Los eventos virtuales eliminan muchos de los costes asociados a la organización de un evento empresarial tradicional, incluido el importante coste de un lugar de celebración. Esto significa que son accesibles para empresas de todos los tamaños y perfectos para el marketing de eventos centrado en el retorno de la inversión.
    
  • Amplio alcance: Los eventos virtuales eliminan muchas de las barreras típicas que pueden limitar la asistencia a los eventos presenciales, incluido el coste de los viajes. Esto significa que pueden generar mejores índices de asistencia, con un alcance geográfico prácticamente ilimitado.
    
  • Análisis mejorados: Los eventos virtuales organizados con una plataforma específica ofrecen valiosos análisis que detallan quién asistió y cómo se relacionó con el contenido. Estos datos pueden utilizarse para mejorar las estrategias de marketing de eventos y aplicarse a otras campañas de marketing.

Qué buscar en una plataforma de eventos virtuales

Las plataformas de eventos virtuales están diseñadas para facilitar la organización de un evento virtual. Por lo general, incluyen las funciones básicas necesarias para crear y retransmitir sin problemas. Sin embargo, hay algunas características clave en las que fijarse a la hora de elegir qué plataforma utilizar.

Una de las características más importantes es la integración de elementos interactivos directamente en su evento. Estas funciones garantizan la participación eficaz del público durante el evento, ya sea a través de encuestas en directo, chats de grupo, salas de debate o incluso chats de vídeo en directo. 

También son importantes las integraciones de llamadas a la acciónCTA), que incitan al público a actuar. Las plataformas integrales de alojamiento de eventos como ON24 también incluyen funciones para crear páginas de destino personalizadas personalizadas que sirvan de destino para las CTA del evento.

Otra característica clave son los análisis de datos integrados, que maximizan el valor que obtiene de su evento virtual al proporcionarle información posterior al evento, como la tasa de interacción y las conversiones. Cuanto más detalladas sean las funciones de análisis, mejor.

Otras funciones, como las herramientas de localización de eventos, la personalización de eventos y una plataforma integrada de reutilización de contenidos, también pueden resultar útiles.

Guía paso a paso para organizar con éxito un evento virtual

Esta guía paso a paso le ayudará a aprovechar al máximo las oportunidades que ofrece la organización de un evento virtual.

Planifique su evento virtual

Organizar un evento virtual implica primero una cuidadosa planificación para garantizar que se sientan las bases del éxito.

Formato y estructura del acto

El primer paso es decidir qué tipo de evento virtual va a organizar: un seminario web, un taller, una conferencia o algo totalmente distinto. También querrá saber qué tipos de formatos de contenido incluirá. ¿Incluirá debates magistrales? ¿Panelistas? ¿charlas al aire libre? Considere las opciones y sus ventajas e inconvenientes relativos en relación con sus objetivos empresariales para tomar la decisión correcta.

Crear contenidos atractivos

Una vez decidido el formato, puede empezar a crear contenidos. Sea cual sea el tipo de evento que organices, céntrate en crear contenidos que ofrezcan muchas oportunidades de interacción con el público. Esto garantizará que los asistentes permanezcan atentos y le dará a usted la oportunidad de interactuar con su público y entablar relaciones.

Promoción de su acto virtual

A continuación, es hora de empezar a promocionarlo. Aunque hayas planeado un evento excepcional, no servirá de nada si no consigues despertar el interés por asistir a él.

Estrategias de marketing eficaces

Aunque los detalles de su estrategia de marketing dependerán de quién sea su público y de dónde pueda llegar a él, las campañas multicanal suelen ser eficaces. Considere todos los canales a su disposición, incluidas las redes sociales, el correo electrónico y las asociaciones de marca, y elabore una campaña que atraiga a los asistentes adecuados.

Registro y seguimiento

Todas sus actividades de marketing de eventos deben centrarse en conducir a los usuarios a una página de registro donde puedan inscribirse para asistir. Pero no deje de interactuar con los posibles asistentes una vez que se hayan inscrito. Mantenlos atentos con recordatorios de la fecha del evento y avances de contenido para maximizar la asistencia.

Garantizar la preparación técnica

Los eventos virtuales dependen de una buena preparación técnica para garantizar su buen funcionamiento. La falta de preparación técnica puede hacer que el acto fracase por completo.

Lista de comprobación para un evento virtual sin contratiempos

La mejor manera de garantizar que la configuración técnica esté lista para el evento es crear una lista de comprobación que incluya todos los aspectos clave que deben comprobarse, lo que puede hacerse en las semanas previas a la fecha del evento. Como mínimo, incluya lo siguiente en su lista de comprobación:

• • Pruebe todo su hardware, asegurándose de que todas las personas que lo necesiten dispongan de cámaras web y micrófonos que funcionen.
  • Comprueba la velocidad de Internet en el lugar desde el que celebrarás el evento, asegurándote de que el ancho de banda es el adecuado.
  • Familiarícese por completo con el software de organización de eventos para saber cómo compartir la pantalla, presentar y utilizar las funciones interactivas.
  • Realización de un repaso completo del contenido del evento, incluidos todos los espacios para ponentes, vídeos y funciones de interacción con el público.
  • Prepare una lista de contactos de emergencia y recursos de asistencia técnica para estar preparado en caso de problemas inesperados.

Atraer al Audience durante el acto

Lainteracción Audience es la clave de un gran evento, ya que maximiza la experiencia del público y recopila datos útiles sobre interacción .

Funciones interactivas que mejoran la participación

Aproveche al máximo todas las funciones interactivas que ofrece su plataforma de organización de eventos virtuales para fomentar la participación del público. Las sesiones de preguntas y respuestas, los sondeos en directo, las encuestas a los asistentes y las salas para conversaciones informales pueden interrumpir la presentación para mantener el interés del público.

Mantener la energía

También es importante tratar de mantener alta la energía en tu evento virtual para que tus asistentes no pierdan el interés en lo que estás diciendo. Utilice diversos tipos de contenido, incluidas imágenes y vídeos. Procure que las transiciones entre secciones sean fluidas y organice pausas en el contenido si es necesario. 

Medir el éxito y aprovechar Analytics

Una vez finalizado el evento, hay que analizar cómo ha ido. De este modo, obtendrá información muy valiosa que le permitirá mejorar sus eventos y aumentar su eficacia para contribuir a la consecución de sus objetivos empresariales.

Métricas clave a controlar

Centrarse en un grupo selecto de métricas de eventos virtuales que representen el éxito en función de sus objetivos iniciales. Por ejemplo, la conversión de inscritos en asistentes, la interacción durante el evento y el porcentaje de clics en las CTA. Si su objetivo es, por ejemplo, concertar reuniones con el departamento de ventas, asegúrese de tener una lectura del número de reuniones concertadas y de cómo se desarrollaron esas reuniones una vez finalizada la campaña.

Análisis posterior al acontecimiento

Utiliza todos los datos que hayas recopilado y cualquier información automática proporcionada por tu plataforma de organización de eventos para crear una imagen completa del éxito de tu evento. Además, considere si puede recopilar más información enviando encuestas posteriores a los asistentes. ON24 incluye funciones para el análisis posterior al evento y el seguimiento del público que pueden facilitar todo este proceso.

El futuro de los eventos virtuales

Los eventos virtuales son ya uno de los canales más atractivos para llegar al público con contenidos eficaces y atractivos. Ofrecen un foro ideal para conectar con clientes potenciales, aportar valor, impulsar conversiones y recopilar datos.

En el futuro, los eventos virtuales serán aún más eficaces a la hora de atraer al público, con funciones de interactividad más sofisticadas y análisis basados en inteligencia artificial para obtener mejores resultados que nunca. ON24 seguirá a la vanguardia del sector, innovando el espacio de los eventos virtuales para ayudar a las empresas a conseguir un impacto real a través de eventos diversos.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la definición de acto virtual?

Un evento virtual es un acto empresarial organizado a través de una plataforma digital como ON24, que permite a los asistentes participar a distancia. 

¿Qué necesito para organizar un acto virtual?

La mejor forma de organizar un evento virtual es utilizar una plataforma de alojamiento de eventos virtuales como ON24. Ofrece un conjunto de herramientas diseñadas para planificar, organizar y analizar eventos virtuales sin problemas.

¿Cuál es el mejor momento para organizar un evento virtual?

El mejor momento para organizar un evento virtual depende de su público, pero nuestros datos muestran que los martes, miércoles y jueves alrededor de las 11 a.m. PST ofrecen la mejor oportunidad de asistencia.