Hay muchas cosas que debe tener en cuenta a la hora de organizar un evento, sobre todo si es digital. Inicio del pedido: ¿quién puede ayudar? Hay muchas razones para mirar fuera de su organización y conseguir patrocinios para su próximo gran evento. evento virtual.
Obtener patrocinios para eventos virtuales genera toneladas de beneficios para ambas partes. El patrocinador puede conseguir una exposición adicional para su marca, además de la oportunidad de hablar directamente a un público con deseos y necesidades afines.
Y, como anfitrión, incorporar a un patrocinador puede contribuir a reforzar su relación comercial con esa organización. También puede añadir una nueva dimensión a su estrategia de contenidos y recaudar dinero para ayudar a planificar y ejecutar una experiencia digital ganadora.
Así pues, sabemos que conseguir patrocinios para eventos virtuales puede impulsar la credibilidad y el alcance de su evento. Pero aún quedan interrogantes.
Por ejemplo, ¿cómo encontrar al socio adecuado? ¿Dónde pueden estar sus posibles patrocinadores? ¿Y cómo puede crear un atractivo paquete de patrocinio que haga difícil decir «no» a su oportunidad?
Responderemos a estas preguntas y a muchas más en esta útil guía para encontrar y conseguir el patrocinador adecuado para su próxima conferencia virtual. conferencia virtualsimposio o evento de gran envergadura.
Aclare lo que quiere conseguir con su evento
Siempre hay que empezar por fijar objetivos claros y realistas para la experiencia virtual. Este es un paso crucial en la creación de una oferta de patrocinio de eventos virtuales, porque la empresa con la que finalmente se asocie tendrá que compartir su visión y tener objetivos similares.
Piensa en ello:
Qué tipo de evento va a producir
¿Está planeando una conferencia a gran escala, o prefiere organizar un acto más íntimo con muchas opciones para las preguntas y respuestas? Su futuro patrocinador querrá conocer el formato de su evento para saber cuántas oportunidades tendrá de promocionar su marca y compartir su experiencia. Al fin y al cabo, el patrocinio de eventos virtuales no es una situación única. Lo ideal es que el patrocinador se adapte bien al formato del acto.
Cuál será la clave
¿Quiere que sus invitados conozcan mejor sus productos y servicios, o busca clientes potenciales tangibles? En cualquier caso, tendrá que asegurarse de que el patrocinador del evento sabe lo que él y su público pueden esperar de la sesión.
Cómo va a diferenciar su evento de otros seminarios web, simulacros o retransmisiones en directo sobre un tema similar.
Es posible que su patrocinador preferido ya haya sido contactado por otro anfitrión que planea una presentación o seminario con un tema relacionado. ¿Qué puede ofrecer usted que no puedan ofrecer otros organizadores de eventos?
Por ejemplo, ¿puede incluir más funciones en la aplicación durante el día que ayuden a atraer a los asistentes? ¿Permitirá su plataforma recopilar analizar y compartir los datos de comportamiento generados a partir del evento para demostrar que ha conseguido lo que se proponía?
También puede resultarle útil realizar un análisis DAFO de su programa de eventos virtuales. Evaluar los puntos fuertes y débiles de su enfoque puede ayudarle a determinar qué lagunas deben colmarse y, lo que es más importante, qué marcas podrían hacerlo por usted.
Póngase en contacto con las marcas que considere más adecuadas.
Evite la dispersión. Hablar con empresas que no coinciden con tus valores o que no pueden mejorar lo que tú puedes ofrecer sólo te hará perder el tiempo (y a ellas también).
En su lugar, elabore una preselección de entre 5 y 10 marcas que se alineen con su mensaje, aporten valor a su contenido y sean apreciadas por su audiencia por sus habilidades, experiencia, logros profesionales o presencia general en el mercado. Debes cortejar a estas marcas para conseguir un buen patrocinio para tu evento virtual.
Recuerde: algunas de estas marcas pueden ser clientes o proveedores existentes, mientras que otras pueden no conocerle todavía.
Utilizar las herramientas de patrocinio de eventos
Es posible que ya tenga una buena idea del patrocinador de sus sueños. Podría enviar mensajes personalizados a cada socio potencial, y no hay nada de malo en tomar esta ruta más personalizada para iniciar la conversación, pero puede acelerar el proceso de presentación con algunas herramientas como SponsorPitch y SponsorMyEvent.
Estas aplicaciones suelen proporcionar información sobre otras asociaciones en las que participan tus posibles patrocinadores. Si no quiere que le relacionen con una marca concreta, aunque sea en segundo grado, puede tachar inmediatamente a esa empresa de su lista.
Recibe una llamada
Las comunicaciones por correo electrónico pueden funcionar, pero para obtener los mejores resultados, acérquese a su posible patrocinador virtual del evento para presentarle la oportunidad en toda su extensión. Durante la llamada, tendrás que hablar:
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- ¿En qué consistirá su agenda?
- Qué otras empresas o marcas están implicadas (si procede)
- Cuáles podrían ser los objetivos de su patrocinador para la asociación
- Lo que su patrocinador puede esperar obtener del acontecimiento, pero deje claro que estará abierto a ideas y negociaciones a medida que se desarrolle la planificación.
- Qué espera de sus patrocinadores a cambio de la exposición
- Los KPI que ambos desean utilizar para medir el éxito del evento
- Los retos a los que se haya enfrentado su posible patrocinador en el pasado al apoyar eventos similares, y cómo los combatirá.
Consiga su posible patrocinador Anime a su posible patrocinador a aprovechar la oportunidad fomentando un debate abierto y bidireccional centrado en las ventajas de patrocinar su evento virtual, y no sólo en cómo será el evento en sí.
Asegúrese de reservar tiempo suficiente para responder a las preguntas y obtener la opinión de los posibles clientes sobre sus ideas de patrocinio de eventos virtuales. Puede que incluso quiera investigar en Internet a su responsable antes de la llamada para hacerse una idea de su personalidad y su experiencia con los programas de patrocinio hasta la fecha.
Si es un «no por ahora», pasa al siguiente.
Decide cómo integrar a tus patrocinadores en tu evento virtual
Ya ha encontrado al patrocinador de su evento y es hora de preparar un paquete de patrocinio irresistible.
En última instancia, sus patrocinadores quieren valor. En cuanto al patrocinio de eventos virtuales, debe asegurarse de que obtienen lo que necesitan de su asociación. En general, las marcas querrán conseguir tres cosas de su evento:–
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- Mayor conocimiento de la marca
- Información práctica sobre la audiencia
- Mayor participación del público
Una vez que haya determinado cuál de estos objetivos es más importante para su socio, presente algunas opciones en una propuesta oficial de patrocinio, que también debería contener información sobre los datos demográficos de su audiencia.
En esta propuesta, debe incluir cuántas personas espera que asistan al acto, testimonios de patrocinadores anteriores y estadísticas sobre los beneficios que los patrocinadores han obtenido de sus actos.
25 ideas creativas de patrocinio virtual de eventos
¿Necesita inspiración? Podrías pedírselo a tu patrocinador:
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- Organizar una charla o presentación
- Organizar un seminario
- Participar en una entrevista
- Participe en una ronda de preguntas y respuestas
- Organice un seminario durante o antes del evento
- Promocionar su evento en boletines electrónicos o a través de sus cuentas en las redes sociales
- Filmar vídeos promocionales o entre bastidores antes del acontecimiento para generar más interés y fomentar las inscripciones.
Cree una página de destino o una entrada de blog en su sitio web para promocionar la marca de su patrocinador.
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- Incluya contenidos personalizados de su patrocinador en el centro de contenidos de su evento. del evento
- Incluya la marca de su patrocinador en la plantilla de su evento virtual
- Realice una oferta especial exclusiva para los asistentes en nombre de su patrocinador
- Acepte enviar una lista de todos los inscritos y asistentes a su patrocinador después del evento.
- Acepta enviar más información sobre la reacción de los asistentes al acto
- Instale un stand virtual con su marca para atraer a los asistentes.
- Organice una sala de networking para que los asistentes interactúen de manera informal.
- Patrocinar sesiones temáticas sobre temas específicos.
- Ofrezca a los asistentes fondos o filtros virtuales con su marca.
- Ofrezca contenidos descargables exclusivos (libros electrónicos, libros blancos).
- Organice un concurso o sorteo durante el evento.
- Envíe notificaciones push a los asistentes con ofertas especiales o actualizaciones.
- Organice un reto en las redes sociales con premios de marca.
- Patrocine encuestas o sondeos interactivos para atraer a los asistentes.
- Contenido a la carta del evento con anuncios de patrocinadores.
- Ofrezca sesiones VIP exclusivas o encuentros con los patrocinadores.
- Envíe bolsas virtuales o físicas con artículos de marca de los patrocinadores.
Una de las mejores formas de conseguir un patrocinador para un evento es ofrecerle una serie de paquetes escalonados entre los que pueda elegir. Por ejemplo, puede crear propuestas Bronce, Plata y Oro con características y ventajas a distintos precios. Esto debería permitir a una amplia gama de marcas cumplir sus objetivos específicos a la hora de patrocinar su evento virtual. He aquí un breve ejemplo de paquetes de patrocinio escalonados que podrían utilizarse:
Paquete de patrocinio Oro
Su paquete de patrocinio Oro le proporcionará la visibilidad y las oportunidades de participación más destacadas. Los patrocinadores de este nivel suelen buscar un espacio privilegiado para la marca y la interacción con los asistentes. Algunas características a incluir en un paquete Oro podrían ser:
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- Marca exclusiva en zonas muy transitadas de la plataforma del evento, como el escenario principal, el vestíbulo virtual o las comunicaciones por correo electrónico con los asistentes.
- Oportunidades para hablarcomo sesiones magistrales o participación en mesas redondas, lo que permite a los patrocinadores posicionarse como líderes de opinión.
- Sesiones de contenido patrocinadoen las que los patrocinadores pueden organizar talleres o demostraciones de productos que interactúen directamente con el público.
- Informes personalizados posteriores al eventoque ofrecen análisis detallados sobre la participación de los asistentes, la interacción con los contenidos y la generación de contactos.
Paquete de patrocinio Plata: Colocación estratégica de alto valor
Su paquete Plata ofrece una combinación equilibrada de visibilidad y compromiso a un precio más asequible. Los patrocinadores de este nivel pueden esperar una exposición sólida, aunque no tan destacada como la de los patrocinadores de nivel Oro. Los elementos clave podrían incluir:
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- Branding en sesiones de trabajo o talleresAsegurarse de que la presencia del patrocinador se hace sentir en los momentos clave de la participación.
- Inclusión en encuestas patrocinadas o sesiones de preguntas y respuestasque permite a los patrocinadores interactuar directamente con los participantes durante los segmentos en directo.
- Colocación del logotipo en las presentaciones de las sesiones, la señalización virtual y los materiales posteriores al evento, para que el patrocinador esté visible durante todo el recorrido de los asistentes.
- Informes analíticos moderados que destacan el rendimiento de su marca en los distintos puntos de contacto durante el evento.
Paquete de patrocinio Bronce: Visibilidad rentable y específica
Para las organizaciones con presupuestos más reducidos o las que se inician en el patrocinio de eventos virtuales, el paquete Bronce ofrece oportunidades de exposición de marca específicas pero impactantes. Este nivel puede incluir:
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- Colocación del logotipo en materiales de marketing previos al evento, como correos electrónicos o páginas de inscripción al evento.
- Menciones patrocinadas durante los momentos clave del evento, como antes y después de las sesiones más populares.
- Acceso a listas de asistentes posteriores al evento con métricas básicas de participación, para que los patrocinadores puedan hacer un seguimiento de los clientes potenciales.
- Inclusión en cabinas virtuales o espacios de exposición.donde los asistentes pueden acceder a los contenidos de los patrocinadores, reservar reuniones o solicitar demostraciones.
Cómo medir el ROI de los patrocinadores de eventos virtuales
Para los patrocinadores, no se trata sólo de visibilidad, sino de resultados tangibles. Medir el retorno de la inversión (ROI) de los patrocinadores de eventos virtuales es crucial para demostrar su valor y garantizar asociaciones a largo plazo. Al proporcionar información clara y basada en datos, puede mostrar a los patrocinadores exactamente cómo ha contribuido su inversión a sus objetivos comerciales y de marketing.
Estos son los parámetros clave para demostrar el retorno de la inversión de sus patrocinadores:
Participación de los asistentes
Una de las métricas más importantes es la participación, es decir, el grado en que los asistentes interactúan con el contenido del patrocinador. Esto incluye el número de asistentes que visitan los stands patrocinados, hacen clic en los logotipos de los patrocinadores o asisten a las sesiones dirigidas por los patrocinadores. Las métricas de participación proporcionan a los patrocinadores una imagen clara de la eficacia con la que han captado la atención de los asistentes. Los datos específicos de compromiso podrían incluir:
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- Visitas al stand: Cuántos asistentes han visitado el stand virtual del patrocinador y han interactuado con contenidos o representantes en directo.
- Asistencia a la sesión: El número de asistentes que participaron en la sesión de un patrocinador, ya fuera una ponencia principal, una sesión de trabajo o una demostración.
- Funciones interactivas: Participación con encuestas, sesiones de preguntas y respuestas o chats en directo organizados por el patrocinador.
Generación de clientes potenciales
La calidad de los clientes potenciales suele ser un factor clave para los patrocinadores. Métricas como el número de clientes potenciales cualificados reunidos durante el evento pueden influir en la percepción del ROI por parte del patrocinador. Esto incluye:
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- Número de pistas recogidas: Asistentes que optaron por compartir sus datos de contacto o solicitaron más información sobre la oferta del patrocinador.
- Cualificación de clientes potenciales: Segmente los clientes potenciales en función de su nivel de interés o compromiso con el contenido del patrocinador (por ejemplo, clientes potenciales de alto interés que asistieron a varias sesiones o descargaron contenido).
Visibilidad de la marca
El objetivo de los patrocinadores suele ser aumentar la notoriedad de su marca, y los eventos virtuales ofrecen múltiples puntos de contacto para la exposición. El seguimiento de las métricas de visibilidad ayuda a los patrocinadores a comprender la frecuencia con la que su marca fue vista por la audiencia. Esto incluye:
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- Impresiones: El número de veces que el logotipo o los materiales de la marca del patrocinador se mostraron a lo largo del evento: en las introducciones de las sesiones, en los stands virtuales o en correos electrónicos promocionales.
- Menciones en las redes sociales: Mida la frecuencia con la que se menciona al patrocinador en las redes sociales o en las publicaciones relacionadas con el evento.
Consumo de contenidos
Los patrocinadores que ofrecen contenidos descargables, como libros blancos o estudios de casos, querrán saber cómo han funcionado sus recursos. Las métricas que muestran cómo interactuaron los asistentes con el contenido del patrocinador son cruciales para demostrar su valor. Pista:
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- Descargas de contenidos: Cuántos asistentes descargaron los recursos del patrocinador.
- Visualizaciones de vídeos: Si el patrocinador proporcionó contenido de vídeo, haga un seguimiento de cuántas visualizaciones y cuánto tiempo se dedicó a verlo.
Análisis posteriores al evento
Los eventos virtuales proporcionan un tesoro de datos posteriores al evento que pueden ayudar a los patrocinadores a medir el impacto a largo plazo de su patrocinio. Después del evento, comparte con tus patrocinadores datos analíticos detallados, como:
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- Tráfico posterior al evento: Cuánto tráfico recibió el sitio web del patrocinador como resultado directo del acontecimiento.
- Compromiso con los contenidos a la carta: Los patrocinadores pueden seguir beneficiándose de su participación si el contenido del evento sigue estando disponible a la carta. Asegúrese de hacer un seguimiento de cuántos asistentes ven las sesiones relacionadas con el patrocinador una vez finalizado el acto.
Los consejos enumerados aquí deberían ayudarle a ahorrar tiempo y recursos valiosos a la hora de buscar patrocinios para eventos virtuales, por no mencionar que le ayudarán a crear relaciones duraderas con las marcas que importan a su organización. Para obtener más guías de buenas prácticas, manuales de marketing y estudios de casos de clientes, consulte nuestros recursos.