Qu’est-ce qu’un événement hybride ?
Un événement hybride unit des éléments d’expériences en personne et virtuelles pour garantir que les participants, qu’ils soient physiques ou numériques, obtiennent le même niveau de valeur de l’événement.
Tout type d’événement peut être formaté en tant qu’événement hybride, des conférences et lancements de produits aux ateliers interactifs et séminaires. Comme toujours, le succès des hybrides provient de l’engagement optimal de votre contenu — et de l’utilisation des données générées par cet engagement pour vous aider à comprendre ce qui a bien fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné.
Faisons une visite guidée du paysage des événements hybrides et découvrons tout ce que vous devez prendre en compte pour développer une formule gagnante pour votre prochaine session hybride.
Ce qu’est un événement hybride et ce qu’il n’est pas
En apprenant la réponse à ‘qu’est-ce qu’un événement virtuel hybride’, il est également important de savoir ce qu’un événement hybride n’est pas. Les événements physiques/numériques hybrides signifient beaucoup de choses différentes pour différentes personnes. Malheureusement, pour beaucoup un événement hybride n’est vraiment qu’un événement physique, où les présentations sont également diffusées à un public numérique.
Dans ces cas, l’événement n’est vraiment un événement que pour les personnes présentes sur place. Pour un public virtuel, cependant, c’est juste regarder un écran pendant des heures sans rien à faire. Ce qui manque aux participants à distance, c’est l’expérience.
Les gens vont à des conférences physiques avec un ensemble d’attentes. Oui, ils veulent voir toutes les superbes présentations et contenus, mais ils s’excitent également pour tous les autres éléments de l’expérience, du réseautage avec d’autres participants à la visite de stands, la gamification, les goodies et le divertissement prévu.
La question maintenant est : pourquoi un public virtuel s’attendrait-il à moins ?
La réponse : ils ne s’attendent pas à moins. Ils s’attendent à plus. Un véritable événement hybride signifie offrir une expérience d’événement pour chaque participant, qu’il soit présent physiquement ou numériquement.
Peindre un tableau complet des événements hybrides
Post-pandémique, les publics se sentent généralement positifs à l’idée d’assister à des événements virtuels. Selon une enquête de 2022 réalisée par VFairs, intitulée L’avenir des événements virtuels, plus de 93 % des répondants ont déclaré atteindre ce qu’ils considéraient comme des taux de participation réussis pour leurs sessions en ligne, et plus des trois quarts des personnes interrogées ont déclaré préférer les événements virtuels car ils sont plus faciles à suivre.<8>
Mais il y a deux petites astérisques à cette perspective optimiste sur les événements virtuels : de nombreux participants estiment qu’ils n’obtiennent pas la même expérience personnalisée que les participants en personne et regrettent de ne pas avoir l’opportunité de réseauter et de socialiser avec leurs pairs.
Nous sommes donc entrés dans une ère où les publics veulent le meilleur des deux mondes : le « buzz » et l’esprit communautaire offerts par les événements en personne et l’accessibilité et la flexibilité des expériences numériques dans les cas où le voyage physique n’est pas une option.
Les événements hybrides offrent aux publics le meilleur des deux mondes et fournissent aux organisations un chemin viable pour le type d’événement futur. Voyons pourquoi maintenant.
Quels sont les avantages d’organiser des événements hybrides ?
Vous aurez plus de participants
S’il n’est pas nécessaire de se déplacer vers un lieu, et qu’ils peuvent accéder à vos informations depuis le confort de leur propre maison, vos contacts seront plus enclins à s’inscrire.
Vos sponsors atteindront un public plus large
Il n’y a rien que vos sponsors désirent plus que de l’exposition – et en élargissant votre liste d’invités, vous leur offrirez de plus grandes opportunités de notoriété de marque.
Vous pouvez enregistrer l’intégralité de votre événement
Si l’un de vos inscrits ne peut pas assister le jour J, vous pouvez leur envoyer un enregistrement afin qu’ils puissent se connecter plus tard et rattraper votre contenu quand ils le souhaitent.
Ils sont l’option la plus durable
Avec tous les déplacements et les ressources impliquées dans les événements physiques, les participants sur place laissent une empreinte carbone significative ; les numériques ne le font pas.
Vous obtenez de meilleures données et informations sur vos participants
Une des grandes ironies des événements physiques par rapport aux événements numériques est l’idée d’interactivité et d’engagement. Bien que la perception soit que les événements physiques sont naturellement plus interactifs, en réalité, c’est le contraire qui est vrai. Lorsque vous assistez à une session lors d’un événement physique, c’est en grande partie une expérience passive.
Cependant, dans une version numérique de votre événement, chaque session peut comporter un chat en ligne, des questions-réponses, des sondages, du contenu et des ressources téléchargeables, ainsi que des liens vers des appels à l’action clés. Et toute cette interactivité est capturée, rendant les prospects de vos participants virtuels plus précieux que leurs homologues physiques.
5 Raisons de considérer l’organisation d’un événement hybride
Les événements hybrides sont souvent le choix judicieux dans tout scénario où l’objectif est de générer le plus grand nombre possible d’inscriptions ou où il pourrait y avoir des obstacles à la participation physique (par exemple, vous devez engager des personnes dans différents fuseaux horaires, ou vous ne pouvez pas trouver un lieu pour accueillir tout le monde qui souhaite assister). Voici cinq moments où il est le plus logique d’organiser un événement hybride :
1. Lorsque vous souhaitez augmenter la portée d’un événement
Les événements hybrides sont une excellente solution pour étendre la portée d’un événement en direct. Ils vous aident à impliquer votre communauté élargie, à inclure des prospects en haut de l’entonnoir et peuvent fournir à un participant virtuel un moyen de participer qui soit économique et/ou adapté aux voyages.
2. Lorsque vous souhaitez organiser un grand événement dans plusieurs régions
Organiser un événement sur site seul limite la portée de votre marque – même s’il s’agit d’une massive conférence utilisateur. Une approche hybride change cette dynamique et vous permet de faire évoluer votre événement partout.
Ceci est particulièrement important à une époque où les fonds pour les voyages (sans parler de la volonté de voyager en premier lieu) ne sont pas garantis.
Et pouvoir évoluer dynamiquement peut également être utile lorsque vous souhaitez cibler (ou organisez des événements dans) des régions et des géographies spécifiques. Si vous organisez un roadshow en personne, par exemple, vous pouvez utiliser votre plateforme d’événements virtuels pour cibler et vous connecter avec un public numérique dans la même région – vous pouvez même leur offrir un déjeuner gratuit pour qu’ils aient une expérience complète.
3. Lorsque vous souhaitez prolonger la durée de vie d’un événement
Les événements ont une durée de vie prévisible. Vous les promouvez, les organisez, puis les terminez au cours de semaines ou de mois, selon la taille de l’événement. Cependant, l’hybride change cette dynamique.
Non seulement vous pouvez organiser des événements préalables (comme des panels de leaders d’opinion en direct avant votre grand jour), mais vous pouvez prolonger la durée de vie de votre événement en ajoutant un composant numérique.
Pour vraiment prolonger la durée de vie de votre événement – et le contenu virtuel qui en est issu – prévoyez d’enregistrer, de remixer et de réutiliser des sessions, des discours d’ouverture, des panels et plus encore. Cela vous permet d’intégrer les enseignements et messages de votre événement dans d’autres campagnes, e-books et événements ultérieurs.
4. Lorsque vous organisez des événements de formation ou d’habilitation
Les événements de formation et d’habilitation internes sont essentiels, mais tout le monde ne peut pas assister à un événement unique. Les représentants commerciaux peuvent être sur le terrain. Les marketeurs peuvent avoir des conflits. Et, bien sûr, les équipes régionales peuvent être en dehors des heures de travail.
Un événement hybride interne résout ce problème en permettant aux équipes distantes de se connecter et de participer à la formation, peu importe où elles se trouvent ou quand elles regardent.
C’est parce qu’avec un événement hybride interne, un participant à distance peut toujours participer en posant des questions (qui peuvent être suivies par e-mail, s’ils regardent à la demande), en téléchargeant des ressources et en regardant la même présentation ou formation que leurs pairs présents.
5. Lorsque vous souhaitez offrir plus de valeur et de portée aux sponsors
Les événements hybrides sont également un excellent moyen d’inciter les sponsors. C’est parce que les événements hybrides offrent aux marques deux opportunités uniques : d’abord, la possibilité de marquer un environnement numérique dédié ; ensuite, la possibilité de mesurer l’engagement et d’identifier immédiatement des prospects prometteurs.
Fournir aux sponsors des propriétés numériques de marque et un engagement direct avec le public est un énorme atout. Les deux permettent aux sponsors d’interagir directement avec les audiences (que ce soit par le biais de stands virtuels, de sessions de réseautage et de discussions) et leur fournissent des ressources à la demande qui peuvent être utilisées comme matériel de suivi pour les participants physiques.
Quand vous ne devriez pas utiliser un événement hybride
D’accord, nous savons maintenant quand vous devriez envisager d’organiser un événement hybride. Mais qu’en est-il des moments où vous devriez l’éviter ? Après tout, il est très facile et très tentant de mettre en place une webcam pour le streaming en direct et de s’arrêter là.
La décision n’est pas toujours claire. Mais gardez à l’esprit : si vous décidez qu’un événement hybride n’est pas adapté à vos objectifs, cela ne signifie pas que vous devez vous engager pleinement dans un rassemblement physique. En fait, vous pourriez connaître plus de succès avec une approche entièrement numérique.
Passons en revue deux scénarios où un événement hybride serait une utilisation inappropriée du temps et des ressources.
Quand vous ne pouvez pas offrir une expérience égale à tous les participants
Tout d’abord, évitez d’organiser un événement hybride lorsque vous savez que vous ne pouvez pas offrir une expérience tout aussi engageante pour les participants. Par exemple, si les participants virtuels ne peuvent pas interagir, ne peuvent pas s’engager et sont généralement considérés comme une pensée après coup, alors se concentrer uniquement sur des tactiques physiques peut être une approche plus appropriée.
Il y a aussi des moments où – par nature – une approche uniquement analogique est appropriée. Ces exemples peuvent inclure de petits événements de réseautage et des expériences haut de gamme où vous devez déployer tous les efforts pour impressionner des comptes critiques.
Quand vous avez besoin d’une expérience rapidement
Les événements hybrides ne sont pas une grande tactique à utiliser à la dernière minute. Ils nécessitent beaucoup de planification et de coordination pour bien se dérouler – et si vous ne planifiez pas, vous risquez d’aliéner votre public virtuel.
Si vous avez besoin d’un événement rapidement, optez pour le numérique.
Commencez par analyser quel est votre objectif. Si vous devez générer un pipeline pour atteindre des objectifs trimestriels, alors organiser un événement virtuel, comme un webinaire, est une option viable. N’oubliez pas d’inclure des partenaires ! Ils sont souvent d’excellentes ressources pour des panélistes et une promotion conjointe.
Quand vous ne voulez pas ajouter aux dépenses/restrictions de voyage d’un événement hybride/en personne
Soyons honnêtes : pour beaucoup, voyager pour un événement en direct est fastidieux, inconfortable et parfois coûteux. Sans parler des restrictions de voyage potentielles compte tenu des conditions sanitaires dans le monde.
Une approche hybride facilite la vie de ces participants physiques potentiels en fournissant un composant virtuel, leur permettant d’assister à une session depuis le confort de leur bureau (ou de leur maison) tout en profitant des mêmes idées et opportunités de réseautage.
Les défis auxquels fait face votre équipe de marketing d’événements
Donc, vous avez opté pour un événement hybride. Mais comment vous assurez-vous que votre session semble attrayante pour deux groupes de personnes différents afin d’obtenir le plus d’inscriptions possible ?
La clé est de comprendre que chaque public aura des besoins et des attentes différents — et c’est votre travail de marketing de les satisfaire.
Marketing aux participants physiques
Ceux qui assistent en personne seront généralement plus intéressés par l’élément de réseautage de votre événement. Ils auront dégagé du temps dans leur emploi du temps pour assister et, dans certains cas, peuvent avoir payé un prix premium pour l’expérience — et en conséquence, ils veulent établir le plus de connexions possible. Attirez-les avec la promesse de nombreuses interactions sociales dans un cadre nouveau et excitant qui s’aligne bien avec votre marque.
Marketing aux participants virtuels
Plus que tout, les visiteurs virtuels veulent une rencontre sans tracas. Offrir une expérience accessible et pratique qui apporte de la valeur sera essentiel pour attirer les participants virtuels. Faites savoir à votre public toutes les fonctionnalités de votre expérience virtuelle, y compris les intervenants en vedette, et tout élément amusant tel que la gamification, le réseautage virtuel et le divertissement.
Vous devrez sélectionner une plateforme d’événement virtuel qui vous permettra de créer le type d’événement et d’expérience virtuelle que vos publics adoreront. Les fonctionnalités à rechercher dans une plateforme incluent :
- La capacité de diffuser des vidéos de qualité broadcast
- Outils d’engagement et salons de réseautage virtuel
- Des halls d’exposition dédiés et des stands de sponsors virtuels
Assurez-vous de ne pas isoler l’un ou l’autre de vos publics
Trouver le bon équilibre nécessite une réflexion approfondie. Il existe plusieurs façons de s’assurer que tout le monde profite de la même excellente expérience de votre session, où qu’il soit. Voici trois conseils à garder à l’esprit lors de la planification de votre événement hybride :
1. Établissez un ordre du jour clair
Chaque membre du public, qu’il soit assis physiquement ou se connectant derrière un écran, voudra savoir exactement à quoi s’attendre pour votre journée (ou soirée).
Envoyez à l’avance l’ordre du jour de votre événement hybride aux participants et faites-y référence stratégiquement tout au long de votre session afin que tout le monde sache ce qui va suivre. N’oubliez pas que les participants physiques s’immergeront souvent dans l’ensemble du programme. En revanche, les invités virtuels peuvent vouloir ne participer qu’aux segments qui les intéressent, choisissant peut-être de regarder certaines sessions plus tard à la demande (un des grands avantages des événements hybrides). Avoir accès à l’ordre du jour aide ces personnes à planifier leur temps en conséquence.
2. Offrez des avantages aux participants virtuels
Vous voudrez tout donner pour garder vos spectateurs virtuels heureux pour deux raisons. Tout d’abord, il est difficile de divertir les publics à distance, donc vous devez leur fournir du contenu avec lequel interagir, des salles de discussion virtuelles pour réseauter et, dans certains cas, du contenu ou des récompenses exclusives.
Deuxièmement, supposons que vous pensiez à vos invités virtuels sur une base de coût par acquisition. Dans ce cas, ils sont généralement beaucoup moins chers à trouver et à traiter – mais ils s’attendent toujours à une expérience fantastique qui répond à leurs besoins. Les offres exclusives et les incitations sont d’excellents outils pour les garder à bord et encourager l’engagement après l’événement, aussi.
3. Comblez les lacunes pour les personnes qui ne sont pas dans la salle
Vous devrez faire une pause à un moment donné – et les participants physiques et virtuels réagiront différemment à ces pauses dans la production. Les invités en personne profiteront généralement de l’occasion pour prendre un café et commencer à réseauter, tandis que les spectateurs numériques peuvent facilement être distraits par autre chose pendant ce temps d’arrêt important.
La solution ? Essayez d’introduire des techniques de gamification comme des quiz et des sondages pour garder les invités virtuels engagés et excités pour leur prochaine session. Ou, renvoyez-les vers du contenu supplémentaire qu’ils peuvent parcourir pendant que vous préparez votre prochaine pièce.
4. Offrez les avantages du numérique aux publics physiques
Peut-être que le plus grand changement dans les événements hybrides est la capacité d’apporter l’interactivité et l’engagement d’une expérience virtuelle à vos publics physiques. Choisissez une plateforme d’événements hybrides qui permet aux participants physiques d’accéder à toutes les fonctionnalités d’engagement virtuel et aux offres de contenu, directement depuis leurs téléphones ou ordinateurs portables. Cela offre non seulement une meilleure expérience pour les participants physiques, mais cela vous aide également à capturer plus de données sur leurs intérêts et besoins.
Le contenu de qualité l’emporte toujours
Des idées uniques, des présentations engageantes, des intervenants de classe mondiale – tous ces éléments se combineront pour créer un événement hybride mémorable pour toutes les bonnes raisons, quel que soit son objectif ou son format.
Mais pourquoi le plaisir devrait-il s’arrêter lorsque le rideau tombe sur votre session ? Gardez vos invités en interaction avec votre contenu longtemps après que votre événement hybride ait eu lieu – et permettez aux participants virtuels de rattraper tout ce qu’ils ont manqué à leur propre rythme – en rendant les présentations et autres ressources disponibles à la demande.
Le temps des hybrides est maintenant
Nous sommes à l’aube d’une nouvelle réalité événementielle où une plateforme d’événements hybrides nous permet d’engager plus de personnes, de fournir de meilleures expériences et de générer plus de prospects. Certaines entreprises prendront sûrement le chemin de la facilité et créeront des « événements hybrides » qui n’offrent pas beaucoup d’expérience aux audiences virtuelles. Cette stratégie se retournera sûrement contre elles et entraînera de nombreux prospects virtuellement mécontents qui risquent de se désengager tôt et de ne jamais revenir. Mais pour les entreprises qui adoptent la formation sur les événements hybrides sérieusement et qui sont dédiées à créer des expériences vraiment immersives, interactives, connectées et amusantes pour les participants physiques et virtuels… l’avenir est en effet très prometteur.
Un événement hybride offre à chaque participant – qu’il soit présent physiquement ou numériquement – une expérience événementielle complète, unique et engageante. Une plateforme d’événements hybrides facilite cela en unifiant les environnements physiques et virtuels en une seule expérience cohérente. Pour les spécialistes du marketing d’événements, cela signifie créer un programme intégré partageant des messages, du branding, du contenu événementiel et des ressources, des intervenants et plus encore.
Gardez à l’esprit qu’un participant physique ou virtuel n’a pas à partager la même expérience (cela rendrait l’expérience maladroite de diffuser en direct un happy hour, par exemple), mais deux éléments devraient toucher les mêmes points. Par exemple, si vous organisez un événement happy hour pour vos participants en personne, envisagez de proposer un cours de mixologie ou un happy hour virtuel pour vos participants virtuels.
Le point est que chaque participant devrait quitter votre événement en direct pleinement engagé – qu’ils aient assisté en personne ou en ligne – et satisfait de l’expérience globale.
D’accord, nous avons couvert ce qu’est un événement hybride. Mais qu’est-ce qui n’est pas une expérience hybride quand presque tout a aujourd’hui un élément numérique ?
Une brève histoire des événements hybrides
Faisons un rapide voyage pré-pandémique. Si nous montons dans notre machine à remonter le temps, nous découvrirons que les gens faisaient déjà des événements hybrides.
Mais ces premiers événements hybrides étaient assez médiocres pour les audiences numériques et le public présent n’était pas conscient de leurs homologues numériques. Souvent, il s’agissait de grands événements avec un contenu diffusé aux audiences à domicile.
Les premiers événements hybrides n’offraient pas d’opportunités d’engagement significatives pour les audiences numériques, et ils n’étaient pas sur un pied d’égalité avec leurs homologues en personne.
Maintenant, ce type d’événement hybride ne va pas fonctionner à l’avenir. Ce que nous avons appris au cours des 18 derniers mois, c’est que les audiences numériques désirent de l’engagement et de l’interaction.
Comment les événements hybrides ont changé
Les attentes des audiences pour un événement virtuel ont été rehaussées. Ainsi, les événements hybrides de l’avenir doivent prioriser et capter l’attention des audiences virtuelles.
Plus important encore, les marketeurs attendent plus des données qu’ils capturent lors des événements. Les données d’événements pour les événements physiques ont toujours été un sujet délicat et il n’y avait pas grand-chose à tirer des événements hybrides « old school ».
Les événements numériques offrent beaucoup plus d’accès à des données riches, données de première main. Les marketeurs ne voudront pas revenir à accepter moins de données des événements à l’avenir, quel que soit le canal.
Les événements hybrides de l’avenir se concentreront davantage sur l’engagement des audiences virtuelles et les mettront sur le même niveau que les participants physiques en ce qui concerne les opportunités d’engagement et les données de première main et les signaux d’achat résultants.
Aller de l’avant avec les événements hybrides
Maintenant que nous sommes de retour à l’époque actuelle, les marketeurs ont un chemin à suivre qui inclura la navigation à travers les trois mécanismes de livraison différents pour les événements : physique, virtuel et hybride.
Aucune entreprise n’organisera chaque événement en tant qu’événement hybride — cela n’est pas possible ni en accord avec ce que les audiences attendent.
Veuillez ne pas vous laisser emporter par l’engouement de penser que chaque événement que vous ferez à l’avenir devra être hybride. Ils auront leur rôle, mais seulement si les marketeurs les exécutent bien et les rendent précieux pour les audiences physiques et numériques. Les marketeurs doivent être très clairs sur les audiences qu’ils souhaitent engager et les expériences qu’ils veulent créer, puis aligner le canal de l’événement sur ces besoins.
Les événements hybrides ont atteint un statut de mode en 2021, mais je m’attends à voir un mélange de types d’événements dans l’avenir du marketing B2B.
Il incombera aux leaders marketing de calibrer le bon mélange d’événements entre hybrides, physiques et numériques. Ces décisions devront être basées sur les besoins et préférences du public ainsi que sur le budget et les priorités marketing.
C’est l’approche sur laquelle Gartner centre également sa recherche, une approche qu’ils appellent une stratégie hybride.
Commencez à planifier votre stratégie hybride aujourd’hui
Les événements hybrides seront une partie cruciale de tout mélange marketing bien dans le futur. Asseyez-vous et travaillez avec vos équipes de vente et de marketing pour identifier l’utilisation la plus appropriée de l’hybride pour votre public.
N’oubliez pas : l’objectif clé d’un événement hybride est de créer une expérience incroyable, que ce soit en personne ou en ligne. Assurez-vous simplement de garder à l’esprit vos audiences physiques et numériques pendant que vous planifiez et créez du contenu.
Une bonne règle de base ? Assurez-vous que c’est une expérience, que vous assistiez physiquement ou numériquement, vous voudrez y assister vous-même. Bonne chance !