La liste de contrôle ultime pour la production de webinaires : Planifiez, produisez et livrez des expériences numériques sans faille

Les webinaires sont plus que de simples événements ponctuels. Aujourd’hui, ils sont une partie stratégique du marketing numérique, les pièces maîtresses des expériences numériques qui engagent les audiences, génèrent des données de première partie et alimentent la croissance des revenus. Mais pour y parvenir, les marketeurs ont besoin d’un processus répétable et évolutif qui garantit que chaque webinaire se déroule sans accroc.

C’est pourquoi nous avons créé une liste de contrôle pour la production de webinaires.

Que vous organisiez votre premier événement virtuel ou que vous développiez votre programme de webinaires pour un public mondial, cette liste de contrôle vous aide à planifier, produire et livrer des webinaires professionnels qui génèrent des résultats.

1. Pré-production : Planification pour le succès

Chaque grand webinaire commence par un plan détaillé. La phase de pré-production est l’endroit où vous vous accordez l’espace pour définir des objectifs, aligner les équipes et construire les bases d’une expérience sans faille.

Votre liste de contrôle de pré-production :

• • Définir des objectifs et des KPI. Construisez-vous la notoriété de la marque, générez-vous des leads ou cultivez-vous des prospects ? Votre objectif détermine votre format, votre contenu et votre stratégie de suivi.
  • Connaissez votre audience. Identifiez vos personas cibles et quelles informations ou solutions elles recherchent. Comprenez comment communiquer les points de douleur de l’audience.
  • Choisissez le bon format de webinaire. En direct, à la demande, simulive, discussion en panel ou démonstration de produit — le format doit vous permettre d’atteindre vos objectifs.
  • Choisissez votre plateforme de webinaire. ON24 fournit des outils flexibles pour offrir des expériences de marque interactives tout en capturant des données d’engagement exploitables. Cela vous aide également à tirer le meilleur parti de votre contenu grâce à des expériences à la demande et à la réutilisation de contenu alimentée par l’IA.
  • Alignez-vous avec les équipes de vente et de marketing. Confirmez ce que chaque équipe attend de l’événement, comment les participants seront qualifiés, qui est responsable du suivi et comment vous allez promouvoir une expérience à la demande.
  • Assurez-vous de vos intervenants. Rassemblez des biographies, des photos de profil et des liens sociaux pour la promotion.
  • Fixez votre date et votre heure. Considérez les fuseaux horaires de votre public pour un maximum de portée. Vous pouvez également organiser des événements simulive pour des publics internationaux.
  • Développez votre déroulement. Décrivez votre chronologie, vos transitions et vos points d’engagement.
  • Planifiez votre stratégie d’engagement du public. Pensez aux sondages, aux questions-réponses, aux enquêtes, aux ressources téléchargeables et aux CTA pour garder le public actif tout au long.

2. Préparation de la production : Tout préparer pour passer en direct

Avec votre stratégie en place, il est temps de préparer votre environnement, votre contenu et votre équipe.

Votre liste de contrôle de préparation à la production :

• • Construisez votre webinaire. Créez votre page d’inscription, personnalisez la console et téléchargez des ressources.
  • Marquez votre expérience. Personnalisez les bannières, les couleurs et les mises en page pour correspondre à l’apparence et à la convivialité de votre entreprise.
  • Testez votre pile technologique. Assurez-vous que les intégrations avec les plateformes CRM et d’automatisation du marketing fonctionnent correctement.
  • Formez vos intervenants. Revoyez le timing, les points clés à aborder et les incitations à l’engagement.
  • Effectuez une répétition technique. Testez les microphones, les caméras, les transitions de diapositives et les connexions Internet.
  • Préparez des sauvegardes. Ayez un appareil secondaire, un micro de rechange et un modérateur de secours en attente.
  • Confirmez l’accessibilité. Ajoutez des sous-titres, du texte alternatif pour les visuels et assurez-vous que l’expérience fonctionne sur tous les appareils, comme les mobiles et les tablettes.

3. Promotion : Générer des inscriptions et de la notoriété

Chaque webinaire a besoin d’un public. La promotion est l’endroit où vous le construisez.

Votre liste de contrôle de promotion :

• • Élaborez un plan promotionnel. Inclure les placements par e-mail, sur les réseaux sociaux, dans les médias payants et sur le site web. Planifiez des événements pour maximiser la participation. Les jours et heures optimaux se situent en milieu de semaine (mardi, mercredi, jeudi) vers midi (11h à 14h). Consultez notre rapport de référence pour plus d’orientation.
  • Créer une séquence de campagne par e-mail. Envoyez une invitation, un rappel, un message « ça commence bientôt » et une série de suivis après l’événement. Segmentez les audiences en fonction du rôle, de l’industrie et de l’étape de l’entonnoir.
  • Exploitez vos intervenants et partenaires. Demandez-leur de partager les liens d’inscription avec leurs réseaux. Rassemblez un package de médias sociaux avec des clips partageables, des publications et des liens UTMed.
  • Faites la promotion sur tous les canaux. Les articles de blog, les événements LinkedIn et les programmes de défense des employés internes aident tous à élargir la portée et la sensibilisation.
  • Utilisez des codes UTM. Suivez quels canaux génèrent le plus d’inscriptions et d’engagement.

4. Jour de l’événement : Offrir une expérience sans faille

C’est l’heure du spectacle. Avec toute la préparation derrière vous, concentrez-vous sur l’exécution et l’engagement.

Votre liste de contrôle du jour J :

• • Connectez-vous tôt. Demandez aux intervenants et aux animateurs de se joindre 30 à 45 minutes avant le début.
  • Testez toute la technologie une dernière fois. Confirmez l’audio, la vidéo et apportez les dernières modifications aux diapositives.
  • Revoyez les notes de service. Rappelez aux présentateurs comment utiliser les questions-réponses, les sondages et les outils d’engagement.
  • Engagez votre public en temps réel. Encouragez la participation par le biais de sondages, de discussions et de ressources téléchargeables pendant votre événement.
  • Enregistrez votre session. ON24 vous permet d’enregistrer vos événements afin que vous puissiez les réutiliser à la demande.
  • Préparez-vous à l’inattendu. Attribuez un modérateur pour gérer les questions et résoudre rapidement tout problème technique.

5. Post-Production : Prolongez la vie et la valeur de votre webinaire

La fin de votre événement n’est que le début. Les webinaires, événements virtuels et conférences virtuelles contiennent une richesse de contenu en eux. Prolongez la vie et la valeur de votre webinaire en profitant des promotions à la demande et du contenu généré par l’IA.

Votre liste de contrôle post-production :

• • Publiez rapidement la version à la demande. Maintenez l’élan en le rendant disponible dans les 24 heures et en le promouvant auprès des participants et des absents par e-mail.
  • Analysez les données de performance. Examinez les scores d’engagement, la participation aux sondages, les téléchargements de contenu et la rétention du public. Partagez les résultats de l’événement dans un compte rendu post-séance. Discutez des succès, des échecs et des leçons apprises.
  • Partagez des informations avec les ventes. Fournissez des données d’engagement des participants afin que les ventes puissent adapter les conversations de suivi.
  • Réutilisez le contenu. Transformez les moments clés en courts clips vidéo, articles de blog ou contenu pour les réseaux sociaux.
  • Ajoutez à votre hub de contenu. Gardez le webinaire à la demande accessible dans le cadre de votre stratégie de fidélisation à long terme.
  • Segmentez, personnalisez et re-promouvez le contenu. Utilisez votre webinaire pour créer du contenu post-événement hyper-personnalisé pour des publics et des secteurs clés. Vous pouvez également republier votre contenu post-webinaire dans des Hubs de Contenu dynamiques et des Pages de Nurture en tant que ressources à la demande pour vos publics.

6. Rationalisez la production de webinaires avec ON24

Les webinaires sont l’un des moyens les plus puissants de se connecter avec votre public, de construire des relations et de collecter des données précieuses de première main. Mais derrière chaque expérience fluide se cache un processus solide.

ON24 facilite la gestion de l’ensemble du cycle de vie du webinaire — de la planification et de la production à l’analyse et au suivi. Avec des modèles personnalisables, des outils d’engagement et des informations en temps réel, ON24 aide les marketeurs à offrir des expériences numériques qui convertissent. Apprenez comment.