Peu de choses sont aussi gratifiantes que de voir une salle comble, des billets épuisés, des critiques élogieuses, des sessions de discours exceptionnelles et des engagements hors du commun lorsque vous organisez des événements.
Mais que faire si vous en voulez plus ? Comment pouvez-vous étendre les événements pour qu’ils touchent plus de publics dans plus d’endroits sans travail supplémentaire ?
Les événements hybrides vous permettent de faire exactement cela. Avec une approche numérique d’abord, votre public est – pardonnez le jeu de mots – virtuellement illimité, tout comme votre engagement avec les participants. C’est parce que les événements hybrides augmentent le nombre de places disponibles pour vous et votre public tout en offrant également des expériences à la demande – soit pendant l’événement en direct, soit à un moment qui convient aux participants après la fin de l’événement en direct.
Les événements hybrides vous permettent de partager plus de contenu, d’augmenter l’engagement et de combiner le meilleur des mondes physique et virtuel. Voici quatre exemples de la façon dont l’incorporation d’événements hybrides dans votre stratégie d’événements peut aider à générer encore plus d’engagement.
1) Étendre la portée de votre événement
Avez-vous déjà eu l’impression que plus de personnes auraient assisté à un événement en personne s’il avait été plus facile d’y accéder ? Que se passerait-il si vous aviez plus de place dans votre espace physique ?
Thomson Reuters s’est posé ces questions lors de son « Sommet sur les risques et la conformité » annuel à Londres, qui attirait régulièrement 600 délégués de niveau C de l’industrie.
Cependant, l’entreprise souhaitait attirer un public plus large et étendre sa portée au-delà du Royaume-Uni.
Normalement, cela signifierait organiser des rassemblements coûteux dans d’autres lieux ou pousser le sommet vers les participants en ligne. Mais Thomson Reuters a ajouté un composant virtuel à son sommet de Londres.
Avec ON24, Thomson Reuters a créé un événement hybride qui a poussé son sommet physique vers l’Europe continentale. Les participants numériques ont vécu le même aspect, la même sensation et le même contenu que le sommet physique, mais sans avoir besoin de voyager.
Avec tout, des discussions de questions-réponses avec des experts aux sessions de discussion en direct, l’événement a vu :
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- Un plus grand nombre de contacts de niveau c qui ne pouvaient pas se permettre le temps de voyager vers un lieu physique
- Un transfert harmonieux de l’esthétique des événements physiques vers les événements en ligne
- Un taux de satisfaction de 90 % parmi les participants
Quelque chose à réfléchir : Organiser une discussion en panel
Une discussion en panel est simplement une discussion entre environ trois experts sur le sujet, modérée par un présentateur.
Comment le faire : Trouvez quelques contacts préférés qui sont fiables, compétents et excellents en communication. Ils peuvent être des clients de l’entreprise ou des experts de l’industrie. Le présentateur, bien qu’il modère, doit également être bien informé afin de pouvoir guider la discussion et penser à différents angles sur le vif.
La discussion sera plus vivante et pourrait donner des idées plus intéressantes, y compris offrir plusieurs approches différentes à un seul problème, si les panélistes ont des opinions divergentes. Un panel diversifié favorise une meilleure conversation et offre un attrait plus large à votre public.
Avant de passer en direct, créez une liste de sujets de discussion pour garder les choses en mouvement et sur la bonne voie. Informez le panel à l’avance afin qu’il puisse se préparer.
2) Animer un atelier
Les événements en personne offrent de fortes opportunités d’engagement et de création de relations.
Ces mêmes opportunités, cependant, sont plus difficiles avec des événements virtuels et hybrides. Maintenir l’engagement des participants nécessite des efforts pour maintenir ou, dans certains cas, retrouver l’attention.
Rétablissez l’attention des audiences virtuelles avec des actifs tangibles ou des activités. Cela pourrait être un cours de cuisine, un puzzle, à peu près n’importe quoi nécessitant un mouvement conscient de la part de vos spectateurs – en temps réel.
Par exemple, ON24 a organisé un événement hybride incorporant un élément tactile, ce qui a maintenu l’attention des audiences tout au long de l’événement. Nous avons envoyé aux participants de « L’atelier sur le pipeline prévisible » un cahier de travail, qui pouvait être téléchargé ou imprimé, afin que les participants puissent remplir des fiches au fur et à mesure de l’événement.
En demandant aux participants de compléter des activités dans le livre, nous avons constaté une augmentation des interactions et des réponses plus engagées de la part du public.
Quelque chose à considérer : Faites un récapitulatif / revisitez le contenu
Ce que c’est : Un nouveau regard sur un ancien sujet qui a peut-être été rendu pertinent par des événements récents, tels qu’un changement de législation.
Comment le faire : Rassemblez tout le matériel du vieux webinaire, y compris les diapositives, les données du public et la création publicitaire. Mettez à jour tout ce qui est devenu obsolète.
Vous avez un bon départ pour la promotion ici – ciblez tous ceux qui ont regardé le webinaire la dernière fois, et rafraîchissez la création publicitaire qui a le mieux fonctionné si vous décidez de prendre la voie des réseaux sociaux payants.
3) Présentation d’un actif physique
Vous pouvez également utiliser des actifs physiques – comme un e-book téléchargeable – pour attirer les gens à compléter votre webinaire ou événement hybride.
Les certificats sont un moyen simple d’y parvenir. Attribuez aux participants virtuels des certificats imprimables pour avoir complété des formations et des cours afin de les motiver à rester engagés avec votre contenu.
Les leçons hybrides sont également un moyen astucieux d’économiser sur les coûts de formation en personne.
Pour ce faire, vous pourriez créer des webinaires présentant un mélange de vidéos, de diapositives et de ressources téléchargeables, comme des PDF, et offrir la possibilité aux participants de participer à une séance de questions-réponses à tout moment pendant la formation.
Après avoir réussi un quiz, les participants virtuels peuvent télécharger le certificat du webinaire et le partager sur les réseaux sociaux pour mettre en valeur leur expertise et leur engagement envers la formation continue.\
Dans d’autres cas, vous pouvez faire de l’actif physique la vedette du spectacle.
L’Université La Trobe en Australie a rendu l’enseignement supérieur plus accessible aux étudiants de Melbourne et de la région environnante grâce à un événement virtuel de « Journée Portes Ouvertes ». Cet événement a donné aux étudiants actuels et futurs l’occasion d’en apprendre davantage sur les cours et les carrières, de visiter les campus, d’interagir avec le personnel et de se renseigner sur les bourses, le logement, et plus encore.
Auparavant organisé sur le campus et en personne, l’événement annuel génère une grande partie des inscriptions annuelles. Mais, il y avait des préoccupations quant à la manière de passer du physique au virtuel tout en transmettant l’expérience universitaire de manière percutante.
En s’appuyant sur ON24, La Trobe a créé un espace interactif où les étudiants pouvaient visiter virtuellement le campus et obtenir toutes les mêmes informations qu’ils auraient eues en personne. Des animateurs en direct géraient les questions-réponses en temps réel, à la fois par écrit et verbalement.
La Trobe a coordonné et enregistré 100 sessions en huit semaines pour se préparer à l’événement, et a constaté une augmentation de 167 % par rapport à l’événement de l’année précédente — maintenant les chiffres d’inscription malgré le passage à l’apprentissage à domicile pendant la pandémie.
Quelque chose à réfléchir : Planifiez une démonstration de produit
Ce que c’est : Un aperçu de la façon dont certaines fonctionnalités de votre produit fonctionnent, présenté par un expert.
Si vos clients ont un problème commun qui peut être résolu par votre produit, une démonstration de produit pourrait leur montrer une solution, tout en mettant en valeur votre produit auprès d’un groupe de nouveaux clients potentiels.
Comment le faire : Basez le webinaire sur un problème particulier que la solution peut aider les utilisateurs à résoudre, plutôt que de donner un aperçu de l’ensemble du produit, ce qui pourrait sembler être une vente. L’approche peut également alerter les clients potentiels sur des problèmes qu’ils ne savaient même pas qu’ils avaient.
Trouvez quelqu’un dans votre équipe qui connaît le produit sur le bout des doigts, peut communiquer clairement des concepts compliqués et qui ne sera pas déstabilisé par des questions inattendues du public.
Mark Bornstein d’ON24 appelle ces sessions « Le Deminar. » Adopter cette approche vous permet d’avoir une conversation pendant que vous présentez, et donc d’agir comme de super webinaires en bas de l’entonnoir.
Des webinaires comme ceux-ci ont un grand potentiel simulive – c’est-à-dire que vous pouvez les diffuser encore et encore en direct, garantissant que de nouveaux clients puissent également les voir. Et en mettant votre équipe de vente en charge des questions-réponses, vous pouvez les faire interagir en temps réel même lorsque vous ne présentez pas réellement.
Pour le cabinet comptable Sage, leur « Démonstration de pause café » quotidienne voit plus de 20 inscriptions par jour en moyenne — ce qui signifie qu’ils génèrent autant d’opportunités avec cette session automatisée que tous leurs autres webinaires combinés.
4) Créer une expérience en personne n’importe où et à tout moment
Planifiez la conception de votre prochain événement hybride pour plonger les audiences au cœur de l’action en intégrant des interactions en temps réel, des sessions de groupe, des stands virtuels et des goodies.
Dans notre propre « Au-delà du webinaire, » salon virtuel, nous avons présenté ce que ON24 a à offrir tout en imitant une expérience en personne.
Mais comment concevriez-vous cela ?
Tout comme vous planifieriez les différents composants d’un événement en personne, dessiner des cartes d’expérience de votre environnement virtuel peut aider à comprendre tout ce que vous avez en cours dans votre espace virtuel.
Commencez par une représentation du flux de l’événement, puis passez à des éléments spécifiques comme une carte interactive, des images cliquables ou des opportunités mises en avant pour que les gens interagissent entre eux. D’autres options pourraient inclure un centre de ressources ou des sessions de groupe alignées avec votre offre en personne.
Enfin, n’oubliez pas que tout le monde aime les goodies. Profitez de quelques cadeaux simples pour attirer l’attention sur votre événement hybride, pimentant les moments de creux et maintenant la conversation même après la fin des choses.
Avant, pendant ou après l’événement, des choses gratuites encouragent la participation et injectent du plaisir dans votre événement — et aident souvent à créer du buzz autour de votre événement sur les réseaux sociaux.
Quelque chose à réfléchir : Interviewez votre patron, un collègue ou un client
Ce que c’est : Une discussion avec l’un des membres du personnel les plus haut placés de l’entreprise, comme le PDG ou le directeur produit, ou avec l’un des clients de l’entreprise. N’oubliez pas, cela peut être enregistré à l’avance.
Comment le faire : Recrutez un membre de votre équipe qui est à l’aise devant la caméra et qui peut avoir de l’expérience en interview.
Rédigez un ensemble d’environ 10 questions à poser à votre interviewé – vous n’aurez pas besoin de poser toutes ces questions, en fait, vous n’aurez probablement le temps de poser plus de 45 minutes, mais 10 vous donne une certaine marge de manœuvre. Vous pourriez parler à un client de la façon dont il a utilisé votre produit ou service, ou à un membre de votre équipe de direction des opportunités, menaces et tendances à venir dans l’industrie. Assurez-vous également d’impliquer le public et de répondre à leurs questions autant que possible.
Partagez ces informations avec l’interviewé à l’avance afin qu’il puisse se préparer et faire des suggestions – en tant qu’experts, ils peuvent avoir d’excellentes idées de discussion que vous auriez pu manquer. Lisez notre article sur les conseils pour les webinaires d’interview pour plus d’orientation.
Quoi que vous fassiez dans la conception de votre événement hybride, rappelez-vous que lorsqu’il est bien fait, combler le fossé entre le physique et le virtuel aide à attirer un public plus engagé, encourage l’interaction réfléchie et peut étendre la portée de vos programmes.