¿Qué es un evento híbrido?
Un evento híbrido combina elementos de experiencias presenciales y virtuales para garantizar que los asistentes, ya sea en la experiencia física o digital, obtengan el mismo nivel de valor del mismo evento.
Cualquier tipo de evento puede tener un formato de evento híbrido, desde conferencias y lanzamientos de productos hasta talleres y seminarios interactivos. Como siempre, el éxito con los híbridos proviene de lograr el mejor compromiso posible con su contenido, y de utilizar los datos generados a partir de este compromiso para ayudarle a comprender qué funcionó bien y qué no.
Vamos a hacer un recorrido guiado por el panorama de eventos híbridos y descubriremos todo lo que necesitarás considerar a la hora de desarrollar una fórmula ganadora para tu próxima sesión híbrida.
¿Qué no es un evento híbrido?
Al aprender la respuesta a ‘¿qué es un evento virtual híbrido?’, es importante saber también qué no es un evento híbrido. Los eventos físicos/digitales híbridos significan muchas cosas diferentes para personas diferentes. Desafortunadamente, para muchos un evento híbrido es realmente solo un evento físico, donde las presentaciones también se transmiten en vivo a una audiencia digital.
En estos casos, el evento solo es realmente un evento para las personas que están en el evento. Para una audiencia virtual, sin embargo, es solo estar mirando una pantalla durante horas interminables con poco que hacer. Lo que falta para los asistentes remotos es la experiencia.
La gente acude a conferencias físicas con un conjunto de expectativas. Sí, quieren ver todas las grandes presentaciones y contenidos, pero también se emocionan con todos los demás elementos de la experiencia, desde la creación de redes con otros asistentes hasta la visita a los estands, la gamificación, los regalos y el entretenimiento planificado.
La pregunta ahora es: ¿por qué debería una audiencia virtual esperar menos?
La respuesta: no lo hacen. Esperan más. Un evento verdaderamente híbrido significa ofrecer una experiencia de evento para cada asistente, independientemente de si están allí físicamente o digitalmente.
Pintura de una imagen completa de los eventos híbridos
Después de la pandemia, el público en general se siente positivo respecto a asistir a eventos. eventos virtuales. Según una encuesta de 2022 realizada por VFairs, titulada El futuro de los eventos virtuales, más del 93% de los encuestados lograron lo que consideraban tasas de asistencia exitosas para sus sesiones en línea, y más de tres cuartas partes de los encuestados dijeron que prefieren los eventos virtuales porque son más fáciles de asistir.
Pero hay dos pequeños asteriscos en esta perspectiva optimista sobre los eventos virtuales: muchos asistentes sienten que no obtienen la misma experiencia personalizada que los asistentes presenciales y extrañan tener la oportunidad de establecer contactos y socializar con sus compañeros.
Por lo tanto, hemos entrado en una era en la que el público quiere lo mejor de ambos mundos: el «ambiente» y la sensación de comunidad que ofrecen los eventos presenciales y la accesibilidad y flexibilidad de las experiencias digitales en casos en los que el viaje físico no es una opción.
Los eventos híbridos ofrecen al público lo mejor de ambos mundos y proporcionan a las organizaciones una vía viable de tipo de evento para eventos futuros. Veamos por qué ahora.
¿Cuáles son las ventajas de organizar eventos híbridos?
Tendrá más asistentes
Si no es necesario viajar a un lugar y pueden acceder a sus conocimientos desde la comodidad de su propio hogar, sus contactos estarán más inclinados a inscribirse.
Sus patrocinadores alcanzarán a una audiencia más amplia
No hay nada que sus patrocinadores deseen más que la exposición, y al ampliar su lista de invitados, les brindará mayores oportunidades para la conciencia de marca.
Puede grabar todo su evento
Si alguno de sus inscritos no puede asistir el día, puede enviarle una grabación para que pueda iniciar sesión más tarde y ponerse al día con su contenido cuando esté listo.
Son la opción más sostenible
Con todos los viajes y recursos involucrados en los eventos físicos, los asistentes presenciales dejan una huella de carbono significativa; los digitales no.
Obtiene mejores datos y análisis sobre sus asistentes
Una de las grandes ironías de los eventos físicos frente a los digitales es la idea de la interactividad y el compromiso. Aunque se percibe que los eventos físicos son naturalmente más interactivos, en realidad, lo contrario es cierto. Cuando asiste a una sesión en un evento físico, en gran medida es una experiencia pasiva.
Sin embargo, en una versión digital de su evento, cada sesión puede incluir chat en línea, preguntas y respuestas, encuestas, contenido y recursos descargables y enlaces a llamadas clave a la acción. Y toda esa interactividad se captura, lo que hace que los leads de sus asistentes virtuales sean más valiosos que los de sus homólogos físicos.
5 veces que debería considerar organizar un evento híbrido
Los eventos híbridos suelen ser la opción sensata en cualquier escenario donde el objetivo sea generar el mayor número posible de inscritos o donde pueda haber algunas barreras para la asistencia física (por ejemplo, necesita involucrar a personas en diferentes zonas horarias o no puede encontrar un lugar para acomodar a todos los que quieran asistir). Aquí hay cinco veces que tiene más sentido organizar un evento híbrido:
1. Cuando quiera aumentar el alcance de un evento
Los eventos híbridos son una excelente solución para ampliar el alcance de un evento en vivo. Le ayudan a involucrar a su comunidad extendida, incluir a los prospectos del principio del embudo y pueden proporcionar a un participante virtual un medio de participación amigable con el presupuesto y/o los viajes.
2. Cuando desea ofrecer un gran evento en varias regiones
Organizar un evento presencial por sí solo limita el alcance de su marca, incluso si se trata de una gran conferencia de usuarios. Un enfoque híbrido cambia esta dinámica y le permite escalar su evento en cualquier lugar.
Esto es especialmente importante en una era en la que los fondos para viajar (sin mencionar la voluntad de viajar en primer lugar) no son una garantía.
Y poder escalar de manera dinámica también puede ser útil cuando desea dirigirse a (o está organizando eventos en) regiones y geografías específicas. Si está realizando una demostración presencial, por ejemplo, puede utilizar su plataforma de eventos virtuales Para dirigirse y conectarse con una audiencia digital en la misma región, incluso puede ofrecerles un almuerzo gratuito para que obtengan la experiencia completa.
3. Cuando desea prolongar la vida de un evento
Los eventos tienen una vida útil predecible. Los promociona, los organiza y los finaliza a lo largo de semanas o meses, dependiendo del tamaño del evento. Sin embargo, Hybrid cambia esta dinámica.
No solo puede organizar eventos previos al evento (como paneles de líderes de opinión en vivo antes de su gran día), sino que también puede prolongar la vida útil de su evento añadiendo un componente digital.
Para prolongar realmente la vida útil de su evento, y del contenido virtual que ha surgido de él, planee grabar, remezclar y reutilizar sesiones, ponencias magistrales, paneles y más. Al hacerlo, puede integrar los resultados y mensajes de su evento en campañas adicionales, libros electrónicos y otros eventos subsiguientes.
4. Cuando esté organizando eventos de capacitación o habilitación
Los eventos internos de capacitación y habilitación son esenciales, pero no todos pueden asistir a un evento único. Los representantes de ventas pueden estar en el campo. Los especialistas en marketing pueden tener conflictos. Y, por supuesto, los equipos regionales pueden estar fuera del horario laboral.
Un evento híbrido interno resuelve este problema al permitir que los equipos remotos sintonicen y participen en la capacitación sin importar dónde estén o cuándo estén viendo.
Eso se debe a que, con un evento híbrido interno, un asistente remoto puede seguir participando haciendo preguntas (a las que se puede dar seguimiento por correo electrónico, si está viendo el contenido bajo demanda), descargando recursos y viendo la misma presentación o capacitación que sus compañeros presenciales.
5. Cuando quieras ofrecer más valor y alcance a los patrocinadores
Los eventos híbridos también son una excelente manera de incentivar a los patrocinadores. Eso se debe a que los eventos híbridos brindan a las marcas dos oportunidades únicas: primero, la capacidad de marcar un entorno digital dedicado; segundo, la capacidad de medir el compromiso e identificar de inmediato a los clientes potenciales más prometedores.
Brindar a los patrocinadores propiedades digitales con la marca y un compromiso directo con el público es un gran valor agregado. Ambos empoderan a los patrocinadores para interactuar directamente con el público (ya sea a través de estands virtuales, sesiones de networking y chats) y les proporcionan recursos bajo demanda que se pueden utilizar como material complementario para los asistentes físicos.
Cuándo no deberías usar un evento híbrido
Está bien, ahora sabemos cuándo deberías considerar la posibilidad de realizar un evento híbrido. Pero, ¿y cuándo deberías evitar uno? Después de todo, es muy fácil y muy tentador configurar una cámara web para transmisiones en vivo y dejarlo así.
La decisión no siempre es clara. Pero ten en cuenta: si decides que un evento híbrido no es adecuado para tus objetivos, eso no significa que necesites apostar por completo por una reunión física. De hecho, es posible que obtengas más éxito con un enfoque totalmente digital.
Analicemos dos escenarios en los que un evento híbrido sería un uso inapropiado del tiempo y los recursos.
Cuando no puede proporcionar una experiencia igual para todos los asistentes
En primer lugar, evita organizar un evento híbrido cuando sepas que no puedes ofrecer una experiencia igualmente atractiva para los asistentes. Por ejemplo, si asistentes virtuales no pueden interactuar, no pueden participar y, en general, se les trata como algo secundario, entonces adoptar tácticas físicas de manera integral puede ser un enfoque más apropiado.
También hay momentos en los que, por su naturaleza, un enfoque solo analógico es adecuado. Estos ejemplos pueden incluir pequeñas reuniones de networking y experiencias de primera categoría donde necesitas hacer todo lo posible para impresionar a cuentas críticas.
Cuando necesita una experiencia rápida
Los eventos híbridos no son una buena táctica a la que recurrir en el último minuto. Requieren mucha planificación y mucha coordinación para salir bien – y si no lo planifica, corre el riesgo de alienar a su público virtual.
Si necesita un evento rápido, opte por lo digital.
Comience analizando cuál es su objetivo. Si necesita generar un pipeline para cumplir con los objetivos trimestrales, entonces organizar un evento virtual, como un seminario web, es una opción viable. ¡No olvide incluir a los socios! A menudo son grandes recursos para los panelistas y la promoción conjunta.
Cuando no desea añadir gastos o restricciones de viaje a un evento híbrido o presencial
Seamos realistas: para muchos, viajar a un evento en vivo es tedioso, incómodo y, a veces, caro. Esto sin mencionar las posibles restricciones de viaje dadas las condiciones sanitarias en todo el mundo.
Un enfoque híbrido facilita la vida a estos posibles asistentes físicos al proporcionar un componente virtual, lo que les permite asistir a una sesión desde la comodidad de su oficina (o casa) y disfrutar de los mismos conocimientos y oportunidades de creación de redes.
Los desafíos a los que se enfrenta su equipo de marketing de eventos
Así que ya ha optado por un evento híbrido. Pero, ¿cómo asegura que su sesión resulte atractiva para dos grupos diferentes de personas para obtener el máximo número de registros posible?
La clave es entender que cada público tendrá diferentes necesidades y expectativas, y su trabajo de marketing es satisfacerlas.
Marketing para asistentes físicos
Los que asisten en persona suelen estar más interesados en el elemento de creación de redes de su evento. Habrán liberado tiempo en su agenda para asistir y, en algunos casos, pueden haber pagado una prima por la experiencia, y como resultado, quieren obtener la mayor cantidad de conexiones posible. Atrae su atención con la promesa de mucha interacción social en un entorno nuevo y emocionante que se alinee bien con tu marca.
Marketing para asistentes virtuales
Más que nada, los visitantes virtuales quieren un encuentro sin complicaciones. Ofrecer una experiencia accesible y conveniente que ofrezca valor será clave para atraer a los asistentes virtuales. Infórmale a tu audiencia sobre todas las características de tu experiencia virtual, incluidos los oradores destacados y cualquier elemento divertido como la gamificación, la creación de redes virtuales y el entretenimiento.
Deberás seleccionar una plataforma de eventos virtuales que te permita crear el tipo de evento y experiencia virtual que a tu audiencia le encantará. Las características que debes buscar en una plataforma incluyen:
- La capacidad de transmitir video de calidad de transmisión
- Herramientas de interacción y salas de creación de redes virtuales
- Salones de exposiciones dedicados y estands de patrocinadores virtuales
Asegúrate de no aislar a ninguno de tus públicos
Encontrar el equilibrio adecuado requiere una reflexión cuidadosa. Hay algunas formas de garantizar que todos disfruten de la misma excelente experiencia de tu sesión, dondequiera que estén. Aquí tienes tres consejos a tener en cuenta al planificar tu evento híbrido:
1. Establece una agenda clara
Todos los miembros de la audiencia, ya sea que estén en un asiento físico o conectándose desde detrás de una pantalla, querrán saber exactamente qué pueden esperar de tu día (o noche).
Envía a los asistentes la agenda de tu evento híbrido con anticipación y haz referencia a ella de manera estratégica a lo largo de tu sesión para que todos sepan qué viene a continuación. Recuerda que los asistentes físicos a menudo se sumergirán en todo el programa. Por el contrario, los invitados virtuales solo pueden querer asistir a los segmentos que les interesan, tal vez eligiendo ver algunas sesiones más tarde bajo demanda (uno de los grandes beneficios de los eventos híbridos). Tener acceso a la agenda ayuda a estas personas a planificar su tiempo en consecuencia.
2. Ofrezca ventajas para los asistentes virtuales
Deseará esforzarse al máximo para mantener contentos a sus espectadores virtuales por dos razones. Primero, es difícil mantener entretenidos a los públicos remotos, por lo que necesita darles contenido con el que interactuar, salas virtuales para establecer contactos y, en algunos casos, contenido exclusivo o recompensas.
Segundo, supongamos que piensa en sus invitados virtuales en función del coste por adquisición. En ese caso, suelen ser mucho más baratos de encontrar y procesar, pero aún así esperan una experiencia fantástica que se adapte a sus necesidades. Las ofertas y los incentivos exclusivos son excelentes herramientas para mantenerlos a bordo y fomentar la participación después del evento.
3. Llene los vacíos para las personas que no están en la sala
Necesitará tomarse un descanso en algún momento, y los asistentes físicos y virtuales reaccionarán a estas pausas en la producción de manera diferente. Los invitados presenciales suelen aprovechar la oportunidad para tomar un café y empezar a establecer contactos, mientras que los espectadores digitales pueden distraerse fácilmente con algo más durante este importante tiempo de inactividad.
La solución: Intente introducir técnicas de gamificación como cuestionarios y encuestas para mantener a los invitados virtuales comprometidos y emocionados por su próxima sesión. O bien, proporcione enlaces a contenido adicional que puedan consultar mientras prepara su próxima pieza.
4. Ofrezca los beneficios del mundo digital a las audiencias presenciales
Quizás el mayor cambio en los eventos híbridos es la capacidad de llevar la interactividad y el compromiso de una experiencia virtual a sus audiencias presenciales. Elija una plataforma de eventos híbridos que permita a los asistentes físicos acceder a todas las funciones de participación virtual y ofertas de contenido, directamente desde sus teléfonos o portátiles. Esto no solo ofrece una mejor experiencia para los asistentes presenciales, sino que también le ayuda a captar más datos sobre sus intereses y necesidades.
El contenido de calidad siempre prevalece
Perspectivas únicas, presentaciones atractivas, oradores de clase mundial: todos estos elementos se combinarán para crear un evento híbrido que sea memorable por todas las razones correctas, independientemente de su propósito o formato.
Pero, ¿por qué debería terminar la diversión cuando caiga el telón de su sesión? Mantén a tus invitados interactuando con tu contenido mucho después de que haya terminado tu evento híbrido, y permite a los asistentes virtuales ponerse al día con lo que se hayan perdido en su propio tiempo, al poner las presentaciones y otros recursos a disposición bajo demanda.
La hora de lo híbrido ha llegado
Estamos en la era de una nueva realidad de eventos donde una plataforma de eventos híbridos nos permite involucrar a más personas, ofrecer mejores experiencias y generar más oportunidades. Algunas empresas seguramente optarán por la opción más fácil y crearán «eventos híbridos» que no ofrezcan a las audiencias virtuales una experiencia demasiado interesante. Esa estrategia seguramente tendrá el efecto contrario y resultará en muchos prospectos virtualmente insatisfechos que probablemente abandonarán temprano y nunca volverán. Pero para aquellas empresas que adopten formación de eventos híbridos Nos tomamos muy en serio nuestra labor y estamos dedicados a crear experiencias verdaderamente inmersivas, interactivas, conectadas y divertidas para los asistentes tanto físicos como virtuales… el futuro es realmente brillante.
Un evento híbrido ofrece a todos los asistentes, independientemente de si están presentes físicamente o digitalmente, una experiencia de evento completa, única y atractiva. A plataforma de eventos híbridos facilita esto al unificar entornos físicos y virtuales en una experiencia cohesiva. Para los especialistas en marketing de eventos, esto significa crear un programa integrado que comparta mensajes, marca, contenido y recursos del evento, oradores y más.
Tenga en cuenta que un asistente físico o virtual no tiene que compartir la misma experiencia (sería una experiencia incómoda transmitir en vivo una happy hour, por ejemplo), pero dos elementos deben coincidir en los mismos aspectos. Por ejemplo, si está organizando un evento de happy hour para sus asistentes presenciales, considere ofrecer una clase de mixología o una happy hour virtual para sus participantes virtuales.
El objetivo es que cada asistente se marche de su evento en vivo completamente comprometido. ya sea que asistieron en persona o en línea – y satisfecho con la experiencia en general.
De acuerdo, ya explicamos qué es un evento híbrido. Pero, ¿qué no es una experiencia híbrida cuando casi todo tiene un elemento digital hoy en día?
Una breve historia de los eventos híbridos
Haremos un breve viaje antes de la pandemia. Si saltamos a nuestra máquina del tiempo, descubriremos que la gente ya estaba haciendo eventos híbridos.
Pero, estos primeros eventos híbridos eran bastante malos para el público digital y el público presencial no estaba al tanto de sus contrapartes digitales. A menudo, estos serían eventos grandes con contenido transmitido en streaming para el público en sus hogares.
Los primeros eventos híbridos no ofrecían oportunidades de interacción significativas para las audiencias digitales, y no estaban en igualdad de condiciones con sus homólogos presenciales.
Ahora, este tipo de evento híbrido no funcionará en el futuro. Lo que hemos aprendido en los últimos 18 meses es que las audiencias digitales anhelan la interacción y el compromiso.
Cómo han cambiado los eventos híbridos
La barra se ha elevado en cuanto a lo que las audiencias esperan de un evento virtual. Por lo tanto, los eventos híbridos del futuro deben priorizar y captar la atención de las audiencias virtuales.
Más importante aún, los especialistas en marketing esperan más de los datos que capturan en los eventos. Los datos de eventos para eventos físicos siempre fueron un tema complicado y no había mucho que obtener de los eventos híbridos «de la vieja escuela».
Los eventos digitales ofrecen mucho más acceso a contenido rico, datos de primera parte. Los especialistas en marketing no querrán volver a aceptar menos datos de los eventos en el futuro, independientemente del canal.
El eventos híbridos del futuro se centrará más en involucrar a las audiencias virtuales y ponerlas al mismo nivel que los asistentes físicos en lo que respecta a oportunidades de interacción y los datos de primera mano y señales de compra resultantes.
El futuro de los eventos híbridos
Ahora que hemos regresado al presente, los especialistas en marketing tienen un camino por delante que incluirá la navegación por los tres diferentes mecanismos de entrega de eventos: físicos, virtuales e híbridos.
Ninguna empresa organizará todos los eventos como eventos híbridos, ya que eso no es posible ni está en línea con lo que las audiencias esperan.
Por favor, no se dejen llevar por la exageración de pensar que todos los eventos que realicen en el futuro tendrán que ser híbridos. Tendrán su papel, pero solo si los especialistas en marketing los ejecutan bien y les dan valor tanto para las audiencias físicas como digitales. Los especialistas en marketing deben tener muy claro a qué audiencias quieren atraer y qué experiencias quieren crear, y luego alinear el canal del evento con esas necesidades.
Los eventos híbridos alcanzaron un estado de gran expectativa en 2021, pero espero ver una mezcla de tipos de eventos en el futuro del marketing B2B.
Dependerá de los líderes del marketing calibrar la combinación adecuada de eventos entre los tipos de eventos híbridos, físicos y digitales. Estas decisiones deberán basarse en las necesidades y preferencias del público, así como en el presupuesto y las prioridades de marketing.
Este es el enfoque en el que Gartner también está centrando su investigación, un enfoque al que se refieren como una estrategia híbrida.
Comience a planificar su estrategia híbrida hoy mismo
Los eventos híbridos serán una parte crucial de cualquier combinación de marketing en el futuro. Siéntese y trabaje con sus equipos de ventas y marketing para identificar el uso más adecuado del híbrido para su público.
Recuerde: el objetivo clave de un evento híbrido es crear una experiencia increíble, independientemente de si un miembro de la audiencia asiste en persona o en línea. Solo asegúrese de tener en cuenta tanto a su público físico como digital mientras planifica y crea contenido.
¿Una buena regla general? Asegúrese de que sea una experiencia, independientemente de si asiste físicamente o digitalmente, querrá asistir usted mismo. ¡Buena suerte!