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Qué es y qué no es un evento híbrido

29 de junio de 2023 Mark Bornstein

El año pasado, cuando el sector de los eventos se puso patas arriba y todos los actos y conferencias se vieron obligados a digitalizarse, los profesionales del marketing vieron un futuro totalmente nuevo. De repente, la idea de que el tamaño de la audiencia se vería limitado por las restricciones geográficas, el coste o la falta de voluntad para viajar se desvaneció. No sólo acudieron más personas a los eventos en 2020, sino que disfrutaron de la experiencia.

Aunque los asistentes echaron de menos los cócteles, no echaron de menos los viajes en avión, la mala comida de la conferencia y las interminables horas de pie. Y las empresas que pusieron todo su empeño en crear grandes experiencias de eventos virtuales se vieron recompensadas con más clientes potenciales, mejores datos, clientes potenciales de mayor calidad y más oportunidades e ingresos, por una fracción del coste.

Entonces, ¿qué ocurre ahora? Los eventos físicos vuelven a ser posibles de repente, ¿significa eso que volvemos al modelo antiguo? Creo que la mayoría de los profesionales del marketing le dirían: "Ni hablar". Aunque muchas empresas ya han decidido pasar a una estrategia de eventos exclusivamente digital, algunas aún no están dispuestas a renunciar a la celebración de eventos físicos.

Introduzca el "evento híbrido".

Qué es un evento híbrido

¿Qué es un evento híbrido? Un evento híbrido es un evento interactivo que se celebra conjuntamente en un entorno físico y virtual. Los eventos híbridos tratan a los asistentes virtuales y a los virtuales como iguales, ofreciendo a ambos públicos la oportunidad de relacionarse con una marca, hacer preguntas, revisar recursos y, a veces, incluso hacerse con un botín.

En resumen, una definición más sencilla de los eventos híbridos: se trata de un evento atractivo e interactivo que tiene lugar tanto en persona como en línea.

Qué no es un evento híbrido

hombre y mujer tomando notas

Al conocer la respuesta a "qué es un evento virtual híbrido", es importante saber también qué no es un evento híbrido. Los eventos híbridos físicos/digitales significan muchas cosas diferentes para distintas personas. Por desgracia, para muchos un evento híbrido es en realidad sólo un evento físico, en el que las presentaciones también se retransmiten a una audiencia digital.

En estos casos, el acontecimiento sólo es realmente un acontecimiento para los asistentes al mismo. Para un público virtual, sin embargo, sólo se trata de mirar una pantalla durante horas interminables sin mucho que hacer. Lo que falta para los asistentes remotos es la experiencia.

La gente acude a las conferencias físicas con una serie de expectativas. Sí, quieren ver todas las grandes presentaciones y contenidos, pero también se entusiasman con todos los demás elementos de la experiencia, desde la creación de redes con otros asistentes hasta la visita a los stands, la gamificación, el botín y el entretenimiento previsto.

La pregunta ahora es: ¿por qué un público virtual esperaría menos?

La respuesta: no lo hacen. Esperan más. Un verdadero evento híbrido significa ofrecer una experiencia de evento a cada asistente, independientemente de si están allí física o digitalmente.

Con el híbrido, las posibilidades son infinitas

Transmita un mensaje claro a su público.

Así pues, ahora ya sabemos qué es un evento híbrido, ¿cuáles son las claves para construir un evento verdaderamente híbrido? Bueno, empieza por el propio entorno virtual. Su experiencia digital debe ser tan inmersiva como su espacio físicodesde la marca del evento hasta todas las actividades disponibles.

Hay muchos tipos de entornos virtuales, incluidos los espacios multidimensionales en 2D y 3D, multisalas que incluyen teatros de presentaciones, exposiciones de socios, stands de patrocinadores, salones de networking donde los miembros de la audiencia pueden conectar entre sí, y mucho más. Los espacios digitales para eventos también pueden integrar la gamificación, montones de elementos interactivos y mucho entretenimiento, desde happy hours virtuales hasta yoga virtual e incluso conciertos en directo.

En el futuro, los eventos híbridos incluso compartirán interacción entre el público físico y el digital a través de redes virtuales y otros elementos interactivos. Considere lo siguiente: cuando los asistentes virtuales se unan a una sesión de trabajo, esperarán tener la posibilidad de hacer preguntas al presentador, responder a encuestas, descargar contenidos específicos de la sesión y chatear con otros asistentes a la sesión.

Pronto, los asistentes físicos querrán las mismas ventajas, y todo estará conectado a través de interfaces en línea. Es hora de llevar la interacción de lo digital a los eventos físicos.

Qué es un evento híbrido para los profesionales del marketing

Mujer ante el ordenador

De hecho, la respuesta a "qué es un evento híbrido" difiere para todos. Esto es especialmente cierto para los profesionales del marketing.

Es importante destacar esta nueva definición de un evento híbrido -en el que cada asistente, independientemente de si está allí física o digitalmente, obtiene una experiencia completa del evento- ayuda a a resolver un problema importante: las anticuadas métricas de éxito de los eventos.

Para la mayoría de los comercializadores de eventos, la verdadera medida del éxito de un evento se mide simplemente por cuántas personas se inscribieron y cuántas se presentaron. Una pista. Un nombre, y no mucho más. Eso no es buen marketing y ha dejado de ser una estrategia eficaz de generación de demanda. Los eventos verdaderamente híbridos resuelven ese problema ayudándole a recopilar más (y mejores) datos.

Esto se debe a que la clave de una gran experiencia virtual es la audiencia interacción. Cuanto más comprometidos estén sus asistentes, más aprenderá sobre ellos.

Piense en los datos que recopila de un evento en directo: sabe quién se inscribió y si asistió al evento. Quizá pueda captar a qué sesiones asistieron o qué stand visitaron, pero eso es todo. ¿Cuánto tiempo permanecieron en su evento? ¿Levantaron la mano en alguna sesión y formularon alguna pregunta? ¿Se llevaron un folleto?

No hay forma de captar esa información.

Con lo virtual, todo cambia. Cuanto más experienciales e interactivos sean sus eventos, más aprenderá sobre sus asistentes. Ahora podemos captar el lenguaje corporal digital de cada asistente virtual. Sabemos qué sesiones vieron, qué preguntas hicieron, qué contenidos descargaron, con quién conectaron y durante cuánto tiempo.

Estos datos nos proporcionan la información que necesitamos para encontrar a nuestros mejores clientes potenciales para los eventos, y al integrar esos datos en nuestros sistemas de ventas y marketing, nuestros representantes pueden convertir más eficazmente esos clientes potenciales en oportunidades de negocio.

El momento de los híbridos es ahora

mujer tomando notas

Pero nada de eso sucederá si su evento híbrido es simplemente un evento físico, transmitiendo presentaciones a un público pasivo y probablemente aburrido.

Estamos en los albores de una nueva realidad de los eventos en la que podemos implicar a más personas, ofrecer mejores experiencias e impulsar más canalizaciones. Algunas empresas tomarán seguramente el camino más perezoso y crearán "eventos híbridos" que no ofrezcan al público virtual una gran experiencia. Esa estrategia seguramente será contraproducente y dará lugar a un montón de prospectos prácticamente insatisfechos que probablemente abandonarán antes de tiempo y no volverán jamás. Pero para las empresas que se tomen en serio la formación en eventos híbridos y se dediquen a crear experiencias realmente inmersivas, interactivas, conectadas y divertidas tanto para los asistentes físicos como para los virtuales... el futuro es muy prometedor.