Pocas cosas son tan satisfactorias como ver un público lleno, entradas agotadas, críticas entusiastas, conferencias excepcionales y actuaciones fuera de escala cuando trabajas en eventos.
¿Pero qué pasa si quieres más? ¿Cómo puedes escalar los eventos para que afecten a más audiencias en más lugares sin el trabajo extra?
Los eventos híbridos te dan poder para hacer exactamente eso. Con un enfoque digital primero, tu audiencia es — perdonad el juego de palabras — prácticamente ilimitada, al igual que su compromiso con los asistentes. Esto se debe a que los eventos híbridos amplían el número de asientos disponibles para ti y tu audiencia, además de ofrecer experiencias bajo demanda — ya sea durante el evento en directo o en el propio tiempo del asistente, una vez finalizado el evento.
Los eventos híbridos te permiten compartir más contenido, generar más interacción y combinar lo mejor de los mundos físico y virtual. Aquí tienes cuatro ejemplos de cómo incorporar eventos híbridos en tu estrategia puede ayudar a generar aún más participación.
1) Ampliar el alcance de tu evento
¿Alguna vez has sentido que más gente habría asistido a un evento presencial si fuera más fácil de ir? ¿Y si tuvieras más espacio en tu espacio físico?
Thomson Reuters se hizo estas preguntas durante su cumbre anual «Cumbre de Riesgos y Cumplimiento» en Londres, que regularmente reunía a 600 delegados de alto nivel de la industria.
Sin embargo, la compañía quería atraer a una audiencia más amplia y ampliar su alcance más allá del Reino Unido.
Normalmente, esto implicaría organizar reuniones costosas en otros lugares o promocionar la cumbre a los asistentes online. Pero Thomson Reuters añadió un componente virtual a su cumbre de Londres.
Con ON24, Thomson Reuters creó un evento híbrido que trasladó su cumbre física a Europa continental. Los asistentes digitales experimentaron el mismo aspecto, sensación y satisfacción que la cumbre física, pero sin necesidad de desplazarse.
Con todo tipo de charlas de preguntas y respuestas con expertos hasta sesiones paralelas para debates en directo, el evento incluyó lo siguiente:
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- Un mayor número de contactos de nivel ejecutivo que no podían permitirse tiempo para desplazarse a un centro físico
- Una transferencia fluida de estética de eventos físicos a online
- Un 90% de satisfacción por parte de los asistentes
Algo a tener en cuenta: Organiza una mesa redonda
Una mesa redonda es simplemente una discusión entre unos tres expertos en la materia, moderada por un ponente.
Cómo hacerlo: Encuentra algunos contactos favoritos que sean fiables, conocedores y que se comunicen bien. Pueden ser clientes de la empresa o expertos del sector. El ponente, aunque modera, también debe estar bien informado para poder guiar la discusión y pensar en diferentes ángulos sobre la marcha.
La discusión será más animada y podría aportar ideas más interesantes, incluyendo ofrecer varios enfoques diferentes a un mismo problema, si los panelistas tienen opiniones diferentes. Un panel diverso facilita la conversación y ofrece un atractivo más amplio para tu audiencia.
Antes de lanzar, crea una lista de temas de discusión para mantener el ritmo y el ritmo. Avisa al panel con antelación para que puedan prepararse.
2) Dirigir un taller
Los eventos presenciales ofrecen una fuerte participación y oportunidades para construir relaciones.
Sin embargo, estas mismas oportunidades son más desafiantes con eventos virtuales e híbridos. Mantener a los participantes implicados requiere esfuerzo para mantener o, en algunos casos, recuperar la atención.
Sintoniza a las audiencias virtuales con activos o actividades tangibles. Podría ser una clase de cocina, un puzle, prácticamente cualquier cosa que requiera movimiento consciente por parte de tus espectadores — en tiempo real.
Por ejemplo, ON24 organizó un evento híbrido que incorporaba un elemento táctil, lo que mantuvo al público concentrado durante todo el evento. Enviamos a los asistentes de «The Predictable Pipeline Workshop», un cuaderno de trabajo que se podía descargar o imprimir, para que los participantes pudieran rellenar hojas de trabajo a medida que avanzaba el evento.
Al pedir a los asistentes que completaran las actividades del libro, vimos un aumento en las interacciones y respuestas más comprometidas por parte del público.
Algo en lo que pensar: Haz un resumen de contenido / revisita
Qué es: Una nueva mirada a un tema antiguo que puede haberse vuelto relevante con eventos recientes, como un cambio legislativo.
Cómo hacerlo: Reúne todo el material del antiguo seminario web, incluyendo diapositivas, datos de audiencia y creatividades publicitarias. Actualiza cualquier cosa que haya quedado desactualizada.
Aquí tienes ventaja en la promoción: apunta a todos los que vieron el seminario web la última vez y actualiza la creatividad publicitaria que mejor funcionó si decides optar por las redes sociales de pago.
3) Exhibir un activo físico
También puedes utilizar recursos físicos —como un libro electrónico descargable— para atraer a la gente a completar tu seminario web o evento híbrido.
Los certificados son una forma sencilla de lograr esto. Premia a los asistentes virtuales certificados imprimibles por completar formaciones y cursos para motivarles a mantenerse implicados con tu contenido.
Las clases híbridas también son una forma inteligente de ahorrar en los costes de la formación presencial.
Para ello, podrías crear seminarios web con una mezcla de vídeos, diapositivas y recursos descargables, como PDFs, y ofrecer la opción de que los participantes participen en una sesión de preguntas y respuestas en cualquier momento durante la formación.
Tras superar un cuestionario, los asistentes virtuales pueden descargar el certificado del seminario web y compartirlo en redes sociales para mostrar su experiencia y compromiso con la educación continua.
En otros casos, puedes hacer que el activo físico sea la estrella del espectáculo.
La Universidad La Trobe de Australia hizo que la educación superior fuera más accesible para los estudiantes de Melbourne y la región circundante mediante un evento virtual llamado «Día de Puertas Abiertas». Este evento ofreció a estudiantes actuales y futuros la oportunidad de conocer más sobre cursos y carreras, recorrer los campus, interactuar con el personal y conocer becas para becas, alojamiento y mucho más.
Anteriormente celebrado en el campus y presencialmente, el evento anual genera una gran parte de la matrícula anual. Pero hubo preocupaciones sobre cómo hacer la transición de lo físico a lo virtual sin dejar de transmitir la experiencia universitaria de forma impactante.
Aprovechando ON24, La Trobe creó un espacio interactivo donde los estudiantes podían recorrer virtualmente el campus y obtener toda la información que tendrían en persona. Los presentadores en directo gestionaban las sesiones de preguntas y respuestas en tiempo real, tanto por escrito como verbalmente.
La Trobe coordinó y registró 100 sesiones en ocho semanas para prepararse para el evento, y experimentó un aumento del 167% respecto al año anterior, manteniendo las cifras de matrícula a pesar del cambio al aprendizaje en casa durante la pandemia.
Algo a tener en cuenta: Programa una demostración de producto
Qué es: Un vistazo a cómo funcionan ciertas características de tu producto, presentado por un experto.
Si tus clientes tienen un problema común que tu producto puede resolver, una demo de producto podría mostrarles una solución, mientras que muestra tu producto a un grupo de nuevos clientes potenciales.
Cómo hacerlo: Basa el seminario web en un problema concreto que la solución pueda ayudar a los usuarios a resolver, en lugar de dar un recorrido por todo el producto, que podría parecer una propuesta de propuesta. El enfoque también puede alertar a los posibles clientes sobre problemas que quizá ni siquiera sabían que tenían.
Busca a alguien en tu equipo que conozca el producto a la perfección, que pueda comunicar claramente conceptos complicados y que no se deje sorprender por preguntas inesperadas del público.
Mark Bornstein, de ON24, denomina a estas sesiones «El Deminar». Adoptar este enfoque te permite mantener una conversación mientras presentas y, por tanto, actuar como excelentes seminarios web para el fondo del embudo.
Webinars como estos tienen un gran potencial simuláneo: es decir, puedes repetirlos una y otra vez en directo, asegurando que los nuevos clientes también puedan verlos. Y al poner a tu equipo de ventas a la tarea de preguntas y respuestas, puedes hacer que participen en tiempo real incluso cuando no estás presentando.
Para la firma de contabilidad Sage, su «Coffee Break Demo» diaria recibe una media de más de 20 inscripciones diarias, lo que significa que generan tantas oportunidades con esta sesión automatizada como con todos sus demás seminarios web juntos.
4) Crear una experiencia presencial en cualquier lugar y momento
Planifica tu próximo diseño de evento híbrido para atraer al público directamente al centro de la acción incorporando interacciones en tiempo real, sesiones de grupo, stands virtuales y regalos.
En nuestra propia feria virtual «Más allá del seminario web», mostramos lo que ON24 tiene para ofrecer mientras emulamos una experiencia presencial.
Pero, ¿cómo diseñarías esto?
Así como mapearías los distintos componentes de un evento presencial, dibujar mapas de experiencias de tu entorno virtual puede ayudarte a entender todo lo que tienes en marcha en tu espacio virtual.
Empieza con una representación del flujo de eventos y luego pasa a elementos específicos como un mapa interactivo, imágenes clicables o oportunidades destacadas para que las personas interactúen entre sí. Otras opciones podrían incluir un centro de recursos o sesiones paralelas que se ajusten a tu oferta presencial.
Por último, no olvides que a todo el mundo le encanta el swag. Aprovecha algunos regalos sencillos para llamar la atención sobre tu evento híbrido, animando el ambiente en los momentos de calma y manteniendo la conversación incluso después de que todo haya terminado.
Antes, durante o después del evento, las cosas gratuitas fomentan la asistencia e aportan diversión a tu evento — y a menudo ayudan a generar algo de revuelo en las redes sociales.
Algo a tener en cuenta: Entrevista a tu jefe, un compañero o un cliente
Qué es: Una charla con uno de los empleados de más alto rango de la empresa, como el CEO o el Director de Producto, o con uno de los clientes de la compañía. Recuerda, esto se puede grabar con antelación.
Cómo hacerlo: Recluta a un miembro de tu equipo que se sienta cómodo delante de la cámara y que pueda tener algo de experiencia en entrevistas.
Redacta un conjunto de unas 10 preguntas para plantear a tu entrevistado; no necesitarás hacerlas todas, de hecho, probablemente solo tendrás tiempo para hacer más de 45 minutos, pero 10 te dan margen de maniobra. Puedes hablar con un cliente sobre cómo ha utilizado tu producto o servicio, o con un miembro de tu alta dirección sobre oportunidades, amenazas y tendencias próximas en el sector. Asegúrate también de implicar al público y responder a sus preguntas tanto como sea posible.
Compártelos con el entrevistado con antelación para que pueda prepararse y hacer sugerencias; como son expertos, pueden tener grandes ideas para la discusión que quizá se te hayan pasado. Lee nuestro artículo sobre consejos para webinars de entrevistas para más orientación.
Sea lo que sea que hagas en el diseño de tu evento híbrido, recuerda que, cuando se hace bien, tender puentes entre lo físico y lo virtual ayuda a atraer a una audiencia más comprometida, fomenta una interacción reflexiva y puede ampliar el alcance de tus programas.
