Die ultimative Checkliste für die Webinar-Produktion: Planen, Produzieren und Bereitstellen nahtloser digitaler Erlebnisse

Webinare sind mehr als einmalige Veranstaltungen. Heute sind sie ein strategischer Bestandteil des digitalen Marketings, das Herzstück digitaler Erlebnisse, die das Publikum ansprechen, Daten aus erster Hand generieren und das Umsatzwachstum fördern. Um dieses Ziel zu erreichen, benötigen die Vermarkter jedoch einen wiederholbaren, skalierbaren Prozess, der sicherstellt, dass jedes Webinar reibungslos abläuft.

Aus diesem Grund haben wir eine Checkliste für die Webinar-Produktion erstellt.

Ganz gleich, ob Sie Ihre erste virtuelle Veranstaltung veranstalten oder Ihr Webinar-Programm auf ein globales Publikum ausweiten möchten, diese Checkliste hilft Ihnen bei der Planung, Produktion und Bereitstellung professioneller Webinare, die zu Ergebnissen führen. 

1. Vorproduktion: Planung für den Erfolg

Jedes gute Webinar beginnt mit einem detaillierten Plan. In der Vorproduktionsphase geben Sie sich den nötigen Freiraum, um Ziele zu setzen, Teams zusammenzustellen und die Grundlage für ein einwandfreies Erlebnis zu schaffen.

Ihre Checkliste für die Produktionsvorbereitung:

• • Definieren Sie Ziele und KPIs. Bauen Sie Ihre Markenbekanntheit auf, generieren Sie Leads oder pflegen Sie potenzielle Kunden? Ihr Ziel bestimmt Ihr Format, Ihren Inhalt und Ihre Follow-up-Strategie.
  • Kennen Sie Ihr Publikum. Ermitteln Sie Ihre Zielpersonen und die Erkenntnisse oder Lösungen, nach denen sie suchen. Verstehen Sie, wie man dem Publikum Schmerzpunkte vermittelt.
  • Wählen Sie das richtige Webinar-Format. Live, on-demand, simulativ, Podiumsdiskussion oder Produktdemo – das Format sollte es Ihnen ermöglichen, Ihre Ziele zu erreichen.
  • Wählen Sie Ihre Webinar-Plattform. ON24 bietet flexible Tools zur Bereitstellung markenbezogener, interaktiver Erlebnisse bei gleichzeitiger Erfassung von verwertbaren Daten zur Kundenbindung. Außerdem können Sie durch On-Demand-Erlebnisse und KI-gestützte Wiederverwendung von Inhalten mehr aus Ihren Inhalten herausholen.
  •  Abstimmung mit den Vertriebs- und Marketingteams. Legen Sie fest, was jedes Team von der Veranstaltung erwartet, wie die Teilnehmer qualifiziert werden, wer für die Nachbereitung verantwortlich ist und wie Sie ein On-Demand-Erlebnis fördern.
  • Sichern Sie Ihre Lautsprecher. Sammeln Sie Lebensläufe, Fotos und Links zu sozialen Netzwerken für die Werbung.
  • Legen Sie Datum und Uhrzeit fest. Berücksichtigen Sie die Zeitzonen Ihrer Zielgruppe, um eine maximale Reichweite zu erzielen. Sie können auch simulative Veranstaltungen für ein internationales Publikum durchführen.
  • Entwickeln Sie Ihr Programm. Skizzieren Sie Ihren Zeitplan, die Übergänge und die Anknüpfungspunkte.
  • Planen Sie Ihre Strategie zur Einbindung des Publikums. Denken Sie an Umfragen, Q&A, Erhebungen, herunterladbare Ressourcen und CTAs, um das Publikum aktiv zu halten.

2. Vorbereitung der Produktion: Alles für die Live-Schaltung vorbereiten

Wenn Ihre Strategie steht, ist es an der Zeit, Ihre Umgebung, Ihre Inhalte und Ihr Team vorzubereiten.

Ihre Checkliste für die Produktionsvorbereitung:

• • Erstellen Sie Ihr Webinar. Erstellen Sie Ihre Registrierungsseite, passen Sie die Konsole an und laden Sie Assets hoch.
  • Markieren Sie Ihre Erfahrung. Passen Sie Banner, Farben und Layouts an das Erscheinungsbild Ihres Unternehmens an.
  • Testen Sie Ihr technisches Paket. Sicherstellen, dass die Integrationen mit CRM- und Marketingautomatisierungsplattformen ordnungsgemäß funktionieren.
  • Trainieren Sie Ihre Redner. Überprüfen Sie den Zeitplan, die wichtigsten Gesprächsthemen und die Aufforderungen zum Engagement.
  • Führen Sie eine technische Probe durch. Testen Sie Mikrofone, Kameras, Folienübergänge und Internetverbindungen.
  • Bereiten Sie Backups vor. Halten Sie ein zweites Gerät, ein Ersatzmikrofon und einen Ersatzmoderator in Bereitschaft.
  • Bestätigen Sie die Zugänglichkeit. Fügen Sie Beschriftungen und Alt-Text für Bilder hinzu und stellen Sie sicher, dass die Website auf allen Geräten funktioniert, z. B. auf Mobiltelefonen und Tablets.

3. Förderung: Registrierung und Sensibilisierung der Fahrer

Jedes Webinar braucht ein Publikum. Werbung ist der Ort, an dem man sie macht.

Ihre Checkliste für die Beförderung:

• • Erstellen Sie einen Werbeplan. Dazu gehören E-Mail, soziale Medien, bezahlte Medien und Website-Plazierungen. Planen Sie die Veranstaltungen so, dass möglichst viele Menschen teilnehmen. Die besten Tage und Zeiten sind in der Wochenmitte (Dienstag, Mittwoch, Donnerstag) gegen Mittag (11 bis 14 Uhr). In unserem Benchmark-Bericht finden Sie weitere Hinweise.
  • Erstellen Sie eine E-Mail-Kampagnensequenz. Senden Sie eine Einladung, eine Erinnerung, ein „Bald geht’s los“ und eine Nachbereitungsserie nach der Veranstaltung. Segmentieren Sie die Zielgruppen nach Rolle, Branche und Trichterstufe.
  • Nutzen Sie Ihre Referenten und Partner. Bitten Sie sie, die Anmeldelinks an ihre Netzwerke weiterzugeben. Stellen Sie ein Social-Media-Paket mit teilbaren Clips, Posts und UTMed-Links zusammen.
  • Werben Sie über verschiedene Kanäle. Blog-Beiträge, LinkedIn-Veranstaltungen und interne Programme zur Interessenvertretung der Mitarbeiter tragen dazu bei, die Reichweite und den Bekanntheitsgrad zu erhöhen.
  • Verwenden Sie UTM-Codes. Verfolgen Sie, welche Kanäle die meisten Registrierungen und das meiste Engagement bringen.

4. Day-of-Event: Ein makelloses Erlebnis bieten

Jetzt ist Showtime. Wenn Sie alle Vorbereitungen hinter sich haben, können Sie sich auf die Ausführung und das Engagement konzentrieren.

Ihre Checkliste für den Tag:

• • Melden Sie sich frühzeitig an. Lassen Sie die Redner und Moderatoren 30-45 Minuten vor Beginn der Veranstaltung eintreten.
  • Testen Sie alle technischen Geräte ein letztes Mal. Bestätigen Sie Audio und Video und nehmen Sie in letzter Minute Änderungen an den Folien vor.
  • Überprüfen Sie die Haushaltsaufzeichnungen. Erinnern Sie die Vortragenden daran, wie sie Fragen und Antworten, Umfragen und Beteiligungsinstrumente nutzen können.
  • Binden Sie Ihr Publikum in Echtzeit ein. Fördern Sie die Teilnahme durch Umfragen, Chats und herunterladbare Ressourcen während Ihrer Veranstaltung.
  • Zeichnen Sie Ihre Sitzung auf. Mit ON24 können Sie Ihre Veranstaltungen aufzeichnen, um sie bei Bedarf wiederzuverwenden.
  • Seien Sie auf das Unerwartete vorbereitet. Weisen Sie einen Moderator zu, der sich um die Fragen kümmert und alle technischen Probleme schnell löst.

5. Nachbearbeitung: Verlängern Sie die Lebensdauer und den Wert Ihres Webinars

Das Ende Ihrer Veranstaltung ist erst der Anfang. Webinare, virtuelle Veranstaltungen und virtuelle Konferenzen enthalten eine Fülle von Inhalten. Verlängern Sie die Lebensdauer und den Wert Ihres Webinars, indem Sie die Vorteile von On-Demand-Promotions und KI-generierten Inhalten nutzen.

Ihre Checkliste für die Postproduktion:

• • Veröffentlichen Sie die On-Demand-Version schnell. Halten Sie den Schwung aufrecht, indem Sie die Informationen innerhalb von 24 Stunden zur Verfügung stellen und sie per E-Mail sowohl an Teilnehmer als auch an Nichtteilnehmer weitergeben.
  • Analysieren Sie die Leistungsdaten. Überprüfen Sie die Ergebnisse der Beteiligung, die Teilnahme an Umfragen, das Herunterladen von Inhalten und die Beibehaltung der Zielgruppe. Teilen Sie die Ergebnisse der Veranstaltung in einem Rückblick nach der Sitzung mit. Diskutieren Sie über Siege, Niederlagen und die daraus gezogenen Lehren.
  • Teilen Sie Ihre Erkenntnisse mit dem Vertrieb. Liefern Sie Daten zum Engagement der Teilnehmer, damit der Vertrieb Folgegespräche gezielt führen kann.
  • Inhalte wiederverwenden. Verwandeln Sie Schlüsselmomente in kurze Videoclips, Blogbeiträge oder Inhalte für soziale Medien.
  • Zu Ihrem Content Hub hinzufügen. Halten Sie das On-Demand-Webinar als Teil Ihrer langfristigen Betreuungsstrategie zugänglich.
  • Segmentieren Sie die Inhalte, personalisieren Sie sie und werben Sie sie erneut. Nutzen Sie Ihr Webinar, um nach der Veranstaltung Inhalte zu erstellen, die auf die wichtigsten Zielgruppen und Branchen zugeschnitten sind. Sie können Ihre Inhalte nach dem Webinar auch in dynamischen Content Hubs und Nurture Pages als On-Demand-Ressourcen für Ihre Zielgruppen veröffentlichen.

6. Rationalisierung der Webinar-Produktion mit ON24

Webinare sind eine der besten Möglichkeiten, mit Ihrem Publikum in Kontakt zu treten, Beziehungen aufzubauen und wertvolle Daten zu sammeln. Doch hinter jedem nahtlosen Erlebnis steht ein solider Prozess.

ON24 macht es einfach, den gesamten Lebenszyklus von Webinaren zu verwalten – von der Planung und Produktion bis hin zur Analyse und Nachbereitung. Mit anpassbaren Vorlagen, Interaktions-Tools und Echtzeit-Einblicken hilft ON24 Marketern, digitale Erlebnisse zu liefern, die konvertieren. Erfahren Sie wie.