El año pasado, cuando el sector de los eventos se puso patas arriba y todos los actos y conferencias se vieron obligados a digitalizarse, los profesionales del marketing vieron un futuro totalmente nuevo. De repente, desapareció la idea de que el tamaño de la audiencia se vería limitado por las restricciones geográficas, el coste o la falta de voluntad para viajar. En 2020, no sólo acudió más gente a los eventos, sino que además disfrutaron de la experiencia.
Aunque los asistentes echaron de menos los cócteles, no echaron de menos los viajes en avión, la mala comida de la conferencia y las interminables horas de pie. Y las empresas que pusieron todo su empeño en crear grandes experiencias de eventos virtuales se vieron recompensadas con más clientes potenciales, mejores datos, clientes potenciales de mayor calidad y más oportunidades e ingresos, por una fracción del coste.
¿Qué ocurre ahora? Los eventos físicos vuelven a ser posibles de repente, ¿significa eso que volvemos al modelo antiguo? Creo que la mayoría de los profesionales del marketing te dirían: "Ni hablar". Aunque muchas empresas ya han decidido pasar a una estrategia de eventos exclusivamente digital, algunas aún no están dispuestas a renunciar a la celebración de eventos físicos.
Entra en el "evento híbrido".
Qué es un evento híbrido
¿Qué es un evento híbrido? Un evento híbrido es un evento interactivo que se celebra conjuntamente en un entorno físico y virtual. Los eventos híbridos tratan a los asistentes virtuales y a los virtuales como iguales, ofreciendo a ambos públicos la oportunidad de interactuar con una marca, hacer preguntas, consultar recursos y, a veces, incluso llevarse un botín.
En resumen, una definición más sencilla de los eventos híbridos: se trata de un evento atractivo e interactivo que tiene lugar tanto en persona como en línea.
Qué no es un evento híbrido
Al responder a la pregunta "¿qué es un evento virtual híbrido?", es importante saber también qué no es un evento híbrido. Los eventos híbridos físicos/digitales significan muchas cosas diferentes para distintas personas. Por desgracia, para muchos un evento híbrido no es más que un acto físico en el que las presentaciones se transmiten a un público digital.
En estos casos, el acontecimiento sólo es realmente un acontecimiento para los asistentes. Para un público virtual, en cambio, no es más que mirar una pantalla durante horas sin hacer nada. Lo que les falta a los asistentes remotos es la experiencia.
La gente acude a las conferencias físicas con una serie de expectativas. Sí, quieren ver todas las grandes presentaciones y contenidos, pero también les entusiasman todos los demás elementos de la experiencia, desde la creación de redes con otros asistentes hasta la visita a los stands, la gamificación, el botín y el entretenimiento previsto.
La pregunta ahora es: ¿por qué un público virtual esperaría menos?
La respuesta: no. Esperan más. Un verdadero evento híbrido significa ofrecer una experiencia de evento a todos los asistentes, independientemente de si están allí física o digitalmente.
Con Hybrid, las posibilidades son infinitas
Ahora ya sabemos qué es un evento híbrido, ¿cuáles son las claves para crear un evento verdaderamente híbrido? Pues bien, todo empieza por el propio entorno virtual. La experiencia digital debe ser tan envolvente como el espacio físico.desde la marca del evento hasta todas las actividades disponibles.
Hay muchos tipos de entornos virtuales, como espacios multidimensionales en 2D y 3D, multisalas con teatros de presentación, exposiciones de socios, stands de patrocinadores, salones de networking donde los asistentes pueden conectar entre sí, y mucho más. Los espacios digitales para eventos también pueden integrar la gamificación, montones de elementos interactivos y mucho entretenimiento, desde happy hours virtuales hasta yoga virtual e incluso conciertos en directo.
En el futuro, los eventos híbridos compartirán incluso la interacción entre el público físico y el digital a través de redes virtuales y otros elementos interactivos. Piense en esto: cuando los asistentes virtuales se unan a una sesión, podrán hacer preguntas al presentador, responder a encuestas, descargar contenidos específicos de la sesión y chatear con otros asistentes.
Pronto, los asistentes físicos querrán las mismas ventajas, y todo estará conectado a través de interfaces en línea. Es hora de llevar la interacción de lo digital a los eventos físicos.
Qué es un evento híbrido para los profesionales del marketing
De hecho, la respuesta a la pregunta "¿qué es un evento híbrido? Esto es especialmente cierto para los profesionales del marketing.
Y lo que es más importante, esta nueva definición de un evento híbrido, en el que todos los asistentes, independientemente de si están allí física o digitalmente, disfrutan de una experiencia completa del evento. ayuda a a resolver un problema importante: las anticuadas métricas de éxito de los eventos.
Para la mayoría de los responsables de marketing de eventos, la verdadera medida del éxito de un evento se mide simplemente por el número de personas inscritas y el número de asistentes. Un contacto. Un nombre, y poco más. Eso no es buen marketing y ha dejado de ser una estrategia eficaz de generación de demanda. Los eventos verdaderamente híbridos ayudan a resolver ese problema al ayudarle a recopilar más (y mejores) datos.
Y es que la clave de una gran experiencia virtual es la interacción con el público. Cuanto mayor sea el compromiso de los asistentes, más aprenderá sobre ellos.
Piense en los datos que recopila de un evento en directo: sabe quién se inscribió y si asistió al evento. Quizá pueda saber a qué sesiones asistieron o qué stand visitaron, pero eso es todo. ¿Cuánto tiempo permanecieron en el acto? ¿Levantaron la mano en alguna de las sesiones y formularon alguna pregunta? ¿Se llevaron un folleto?
No hay forma de captar esa información.
Con lo virtual, todo cambia. Cuanto más experienciales e interactivos sean sus eventos, más conocerá a sus asistentes. Ahora podemos captar el lenguaje corporal digital de cada asistente virtual. Sabemos qué sesiones han visto, qué preguntas han formulado, qué contenidos han descargado, con quién han conectado y durante cuánto tiempo.
Estos datos nos proporcionan la información que necesitamos para encontrar a nuestros mejores clientes potenciales de eventos y, al integrarlos en nuestros sistemas de ventas y marketing, nuestros representantes pueden convertirlos más eficazmente en oportunidades de negocio.
Ha llegado la hora de los híbridos
Pero nada de eso sucederá si su evento híbrido es simplemente un evento físico, que transmite presentaciones a un público pasivo y probablemente aburrido.
Nos encontramos en los albores de una nueva realidad de los eventos en la que podemos atraer a más personas, ofrecer mejores experiencias y generar más oportunidades. Algunas empresas tomarán seguramente el camino más perezoso y crearán "eventos híbridos" que no ofrezcan al público virtual una gran experiencia. Sin duda, esta estrategia será contraproducente y dará lugar a un gran número de clientes potenciales prácticamente insatisfechos que probablemente abandonarán la actividad antes de tiempo y no volverán jamás. Pero para las empresas que se tomen en serio la formación en eventos híbridos y se dediquen a crear experiencias realmente inmersivas, interactivas, conectadas y divertidas tanto para los asistentes físicos como para los virtuales... el futuro es muy prometedor.