Cuando se trata de organizar seminarios web, el momento oportuno puede ser decisivo para el éxito. Puede tener los ponentes, las diapositivas y el tema más atractivos, y aun así no alcanzar sus objetivos de asistencia si su lanzamiento está mal programado.
Elegir la mejor hora para los seminarios web es una de las formas más eficaces de aumentar la asistencia y la participación. Pero, ¿cuándo exactamente debe celebrar su seminario web? ¿Qué día de la semana atrae a más gente? ¿Y cómo puede adaptar su programación a audiencias de distintas zonas horarias?
Exploremos lo que dicen los datos, por qué es importante el momento y cómo puede utilizar esta información para maximizar los resultados de sus seminarios web.
Por qué es importante el tiempo en los seminarios web
Los mejores seminarios web no se basan únicamente en un gran contenido, sino que se programan con intención. La sincronización afecta a todas las métricas de las que hacen un seguimiento los profesionales del marketing: índices de apertura, número de inscripciones, asistencia y compromiso.
La gente está ocupada. Sus bandejas de entrada están llenas. El momento adecuado garantiza que su evento aparezca cuando es más probable que se inscriban y acudan.
ON24’s Digital Engagement Benchmarks revelan que el comportamiento de la audiencia ha evolucionado desde que los eventos virtuales empezaron a ganar adeptos. Los asistentes ahora planifican con más antelación y esperan experiencias de seminarios web que encajen perfectamente en su jornada laboral. Esto significa que sus ciclos de promoción deben ser más largos y que el calendario de sus eventos debe ajustarse a los ritmos de su público.
Lo que dicen los datos: El mejor día de la semana para organizar un seminario web
La mitad de la semana es el mejor momento
En casi todos los sectores, los martes, miércoles y jueves son los mejores días para los seminarios web. Los datos de fuentes como LiveWebinar, eWebinar y Sequel.io muestran que estos días se registran sistemáticamente los mayores índices de inscripción y asistencia.
Es fácil ver por qué. A principios de semana, la gente se pone al día con sus tareas. A finales de semana, se preparan para el fin de semana. A mitad de semana se encuentra justo en esa franja de productividad en la que los profesionales están concentrados y disponibles para participar.
Por qué los lunes, viernes y fines de semana son más arriesgados
Los lunes suelen estar sobrecargados de reuniones y tareas para ponerse al día, mientras que los viernes suelen reservarse para terminar el trabajo. ¿Fines de semana? Pertenecen al tiempo personal.
A menos que su público objetivo esté orientado al consumidor u opere fuera del mundo de 9 a 5, evite estas franjas horarias para los eventos en directo.
Cómo elegir el día adecuado para su público
Aunque a mediados de semana suele ser lo mejor, es posible que su público específico se comporte de otra manera. Revise los análisis de sus seminarios web, los datos de CRM y la información sobre la participación. Compruebe cuándo son más activos sus inscritos.
Si sus asistentes abarcan varias regiones, considere la posibilidad de ofrecer dos sesiones en días diferentes o de aprovechar las funciones a la carta de ON24 para que el público pueda participar cuando mejor le convenga.
La mejor hora del día para organizar un seminario web
Ganar a última hora de la mañana y a primera hora de la tarde
Los datos demuestran que lasúltimas horas de la mañana o las primeras de la tarde-normalmente las 11 o las 14, hora local– son las mejores para organizar un seminario web. Estas franjas horarias logran el equilibrio entre concentración y disponibilidad.
A última hora de la mañana, los asistentes han aclarado sus correos electrónicos iniciales y están listos para concentrarse. A primera hora de la tarde, todavía están ocupados antes de que llegue el bajón después de comer.
Contabilización de husos horarios
Si su público se extiende por zonas horarias, identifique dónde se encuentra la mayoría de los inscritos y planifique en función de esa región. Para audiencias internacionales, considere la posibilidad de celebrar el mismo seminario web en varias ocasiones o de ofrecer la sesión a la carta poco después de su emisión.
Por ejemplo, si la mayoría de sus asistentes se encuentran en Norteamérica, pero su audiencia europea va en aumento, podría celebrar una sesión en directo a las 11 de la mañana, hora del este, y ofrecer una versión a la carta para EMEA a la mañana siguiente.
Cuando otros tiempos tienen sentido
No hay un planteamiento único. Para el público de los sectores de la educación, la hostelería o el B2C, las tardes pueden funcionar mejor. Para los equipos técnicos o las empresas globales, las sesiones a primera hora de la mañana o a última hora del día podrían tener sentido.
No trate a su público como un monolito; la experimentación es la clave. Utilice las pruebas A/B para comparar la participación en distintas franjas horarias y déjese guiar por los datos.
Cómo programar un seminario web con éxito
Una vez que conozca los mejores días y horas, aplique estos pasos para afinar su estrategia de programación.
Primer paso: Revise su público y sus resultados anteriores
Mire sus webinarios anteriores. ¿Cuándo se registraron los mayores índices de inscripción y asistencia? ¿Se comportaron mejor determinadas zonas horarias o sectores? Utiliza los datos analíticos y de CRM de ON24 para encontrar patrones.
Segundo paso: Elija el día y la hora deseados
Empieza por una franja horaria probada, como el miércoles a las 11 de la mañana (hora local). Después, adáptate en función de tus datos. Mantén tu calendario despejado de días festivos o eventos que compitan entre sí; coincidir con fechas ajetreadas es predisponerte al fracaso.
Paso 3: Promoción temprana y frecuente
Programar su seminario web es sólo la mitad de la batalla. La otra mitad es promocionarla. Comience sus correos electrónicos promocionales con dos o tres semanas de antelación. Envíe recordatorios una semana antes, un día antes y de nuevo 15 minutos antes de que empiece el acto.
Paso 4: Controlar los resultados y optimizar
Después de cada seminario web, revise los datos de asistencia, las puntuaciones de participación y los comentarios. ¿Qué sesiones atrajeron a más participantes? ¿Qué horas generaron una mayor duración de visionado?
Utilice esta información para ajustar la programación futura. Con el tiempo, sus datos revelarán su «punto óptimo» de asistencia.
Paso 5: Aproveche el acceso a la carta
No todo el mundo puede asistir en directo. Por eso los seminarios web a la carta son el arma secreta de los profesionales del marketing. Con ON24, puede reutilizar al instante su evento en directo para su visualización a la carta, lo que ofrece al público la flexibilidad de participar según su propio horario mientras usted sigue captando clientes potenciales.
Otros factores que influyen en el horario de un seminario web
Incluso con los mejores datos de sincronización, el contexto es importante. Considere estos factores externos:
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- Vacaciones y tendencias estacionales: Evite programar las citas cerca de puentes, festivos importantes o conferencias del sector.
- Industria de la audiencia: Los ejecutivos y los educadores tienen horarios diarios muy diferentes. Ajusta tus tiempos a sus pautas de trabajo.
- Formato de seminario web: Las sesiones cortas e interactivas pueden ser más útiles a mediodía, mientras que los seminarios web de profundización o certificación pueden empezar más tarde, cuando el público dispone de más tiempo libre para asimilar la información.
- Competición de eventos: Analice el calendario del sector para asegurarse de no coincidir con lanzamientos o eventos importantes.
- Vacaciones y tendencias estacionales: Evite programar las citas cerca de puentes, festivos importantes o conferencias del sector.
Reflexiones finales
La sincronización es un arte y una ciencia. El mejor día y hora para organizar un seminario web dependerá de su público, su contenido y sus objetivos. Comience con las mejores prácticas probadas: a mitad de semana, a última hora de la mañana o a primera hora de la tarde, y luego utilice sus análisis de ON24 para perfeccionar a partir de ahí.
Recuerde que los grandes seminarios web no consisten únicamente en presentarse en el momento adecuado. Se trata de crear una experiencia que mantenga el interés del público durante todo el ciclo del evento.
¿Está listo para planificar su próximo seminario web? Explore cómo la plataforma ON24 puede ayudarle a programar, impartir y optimizar cada seminario web para obtener la máxima participación y resultados cuantificables.