Die besten Webinar-E-Mail-Vorlagen zur Steigerung der Teilnehmerzahl

Wenn es darum geht, Webinaranmeldungen und -teilnahmen zu fördern, steht die E-Mail immer noch an erster Stelle. Wenn Ihr E-Mail-Programm schwach ist, werden selbst die besten Inhalte kaum ein Publikum anziehen.

E-Mails müssen mehrere Zeitzonen, unterschiedliche Arbeitszeiten und einen überfüllten Posteingang überwinden, um eine Chance zu haben, mit Ihrer Zielgruppe in Kontakt zu treten. Ihre E-Mail-Strategie muss auf den Punkt gebracht werden.

Dieser Leitfaden bietet Ihnen alles, was Sie brauchen, um Ihre E-Mail-Strategie einen Schritt weiter zu bringen: gebrauchsfertige Vorlagen, Timing-Strategien, Optimierungstipps und wie ON24 Ihren E-Mail-Workflow verstärkt. Schauen wir uns an, wie es jetzt geht.

Warum Ihre Webinar-E-Mail-Strategie wichtig ist

Bevor wir uns mit den Vorlagen beschäftigen, sollten wir kurz darlegen, wann eine Webinar-E-Mail-Strategie wichtig ist.

Erstens sind schlecht getimte oder unklare E-Mails eine der Hauptursachen für niedrige Teilnahmequoten - selbst bei hohen Anmeldezahlen. Deshalb ist eine gute E-Mail-Sequenz nicht nur die Teilnehmer registrieren, sondern auch anregen, erinnern, wieder ansprechen und den Konsum nach der Veranstaltung fördern.

Andererseits werden die Zielgruppen immer anspruchsvoller, und ihre Erwartungen - personalisierte, zeitnahe und relevante Informationen - steigen ebenfalls. Um diese Erwartungen in großem Umfang zu erfüllen, sind die richtige Strategie und die richtigen Instrumente erforderlich.

Die Webinar-E-Mail-Reihenfolge, die Sie brauchen

Hier ist eine empfohlene Kadenz, die ein Gleichgewicht zwischen Häufigkeit und Wirkung herstellt (ohne Ihr Publikum zu überwältigen):

1. 1. Einladung/Ankündigung - ~2-3 Wochen vorher
   2. Erinnerung #1 - 7 Tage vor
   3. Erinnerung #2 - 1 Tag vor
   4. Letzte Erinnerung / "Wir sind live" - 1 Stunde vor Beginn
   5. Dankeschön / Wiederholung / On-Demand - innerhalb von 24 Stunden
   6. No-Show-Follow-Up - 1-2 Tage später
   7. Erweiterte Wiederholung / On-Demand-Push - ~1 Woche später

Sie können jederzeit zusätzliche Anreize schaffen - Wettbewerbe, Vorschauen usw. -, aber die oben genannten Punkte decken das Wesentliche ab.

Anatomie einer Webinar-E-Mail mit hoher Konversionsrate

Jede E-Mail, die Sie versenden, sollte die richtige Mischung aus Inhalt, Struktur und Klarheit enthalten. So funktioniert's:

Anatomie einer Webinar-E-Mail mit hoher Konversionsrate

Jede E-Mail, die Sie versenden, sollte die richtige Mischung aus Inhalt, Struktur und Klarheit enthalten. So funktioniert's:

Zeitplan und Sendestrategie

Das Timing ist beim E-Mailing entscheidend. Hier sind starke Benchmarks und Taktiken:

• • Beste Tage: Dienstag, Mittwoch, Donnerstag
  • Zeit der Einladung: 9-11 Uhr ET
  • Erinnerung / Nachbereitung Zeit7-9 Uhr morgens Ortszeit
  • Finale "Wir sind live": 30-60 Minuten vor dem Start
  • Staffelung nach Zeitzonen: Senden Sie separate Stapel für verschiedene Zeitzonen, damit die Empfänger sie in ihrem morgendlichen Fenster sehen
  • Vermeiden Sie den späten Freitagnachmittag oder den frühen Montagwenn die Ermüdung des Posteingangs am größten ist

Kopierfertige Webinar-E-Mail-Vorlagen

Nachfolgend finden Sie vollständige Vorlagen, die Sie in ON24 oder Ihr E-Mail-System einfügen können (passen Sie Token oder Markensprache nach Bedarf an). Jede Vorlage enthält einen Betreff, ein Textgerüst und CTA .

Einladungs-E-Mail

Thema: Wie Top-Vermarkter [Webinar-Thema] von [Statistik] Webinar-Konversion um 30% steigern
Vorschautext: Nehmen Sie an unserem Live-Webinar am [Datum, Uhrzeit ET / PT]

Body:
Hi {FirstName},

Wir würden uns über Ihre Teilnahme an unserem nächsten Webinar freuen, "[Webinartitel]"teilnehmen, in dem wir drei bewährte Strategien vorstellen, um [Webinar-bezogene Nutzenaussage].

Was Sie lernen werden:

• • Wichtige metrische Benchmarks, die jeder Marketer kennen muss
  • Wie man hochkonvertierende Webinarabläufe gestaltet
  • Fallstudien aus der Praxis und umsetzbare Erkenntnisse

Datum und Uhrzeit: [Datum], [Uhrzeit] ET / [Uhrzeit] PT
Redner: [Name, Titel], [Kurzbiographie]

[Jetzt registrieren]

Erinnerung #1 (7 Tage vorher)

Thema: Zur Erinnerung: [Webinartitel] in einer Woche
Vorschau: Verpassen Sie keine wertvollen Strategien zur Steigerung des Engagements

Hallo {Vorname},

Nur eine freundliche Erinnerung, dass [Webinar-Titel] in einer Woche stattfindet am [Datum, Uhrzeit ET / PT].

Warum Sie teilnehmen sollten:

• • Lernen Sie drei hochwirksame Taktiken, die Sie sofort anwenden können
  • Stellen Sie Ihre brennenden Fragen live während der Q&A
  • Sie erhalten einen taktischen Aktionsplan

[Jetzt registrieren]

Wir freuen uns darauf, Sie dort zu sehen!

Erinnerung #2 (Vortag)

Thema: Morgen stattfindend: [Webinartitel]
Vorschau: Letzte Chance, Ihren Kalender zu blockieren

Hallo {Vorname},

Unser Webinar "[Webinartitel]" geht morgen live um [Uhrzeit ET / PT].

Hier ist, was Sie erwarten können:

- Ein klarer 30-Minuten-Fahrplan
- Tools und Vorlagen zur sofortigen Leistungssteigerung
- Live-Fragen und Antworten mit den Referenten

Melden Sie sich jetzt an und wir sehen uns dann!

[Am Webinar teilnehmen]

Ich kann es kaum erwarten!

Wir sind live / Ab jetzt

Thema: Wir sind live: Nehmen Sie jetzt an Ihrem Webinar teil
Vorschau: Klicken Sie hier, um den Webinarraum zu betreten

Hallo {Vorname},

Der Moment ist gekommen - [Webinar-Titel] ist jetzt live!

[Am Webinar teilnehmen]

Wir sehen uns hoffentlich bald bei [Angabe der Vorteile des Webinars]!

Post-Webinar (Teilnehmer)

Betreff: Dankeschön + Ihre Wiederholung & Bonus-Ressourcen
Vorschau: Die Wiederholung ansehen

Hallo {Vorname},

Vielen Dank für Ihre Teilnahme am [Webinar-Titel]! Wir hoffen, dass die Sitzung für Sie von Nutzen war.

Hier ist, was wir versprochen haben:

• • [Sehen Sie sich die Aufzeichnung an]
  • [Folien und Ressourcen aufrufen]
  • Zusätzliche Lektüre und verwandte Inhalte

Wir hoffen, Sie haben die Veranstaltung genossen! Besuchen Sie [ CTA + Link hinzufügen]

Post-Webinar (Nicht-Erscheinen)

Betreff: Tut uns leid, dass wir Sie verpasst haben - Sehen Sie sich das Webinar auf Abruf an
Vorschau: Jetzt die Aufzeichnung ansehen

Hallo {Vorname},

Wir haben Sie bei der Live-Sitzung von [Webinar-Titel]verpasst, aber Sie können sich das komplette Webinar auf Abruf ansehen:

[Wiederholung ansehen]

Lernen Sie dieselben Strategien, sehen Sie sich die Fragen und Antworten an und haben Sie Zugang zu allen Bonusinhalten.

Optimieren, testen und messen, was funktioniert

Um Ihre E-Mail-Leistung kontinuierlich zu verbessern, sollten Sie einen strukturierten Test- und Optimierungsplan verfolgen:

1. 1. A/B-Test Betreffzeilen (z. B. nutzenorientiert vs. dringlich)
   2. Experimentieren Sie mit Sendezeiten / Kadenz
   3. Tauschen Sie CTA oder Schaltflächenstil
   4. Test HTML vs. reiner Text Versionen
   5. Segmentieren Sie Ihr Publikum (z. B. Ost- vs. Westküste, vertikale Branche vs. breitere Liste)

Verfolgen Sie diese Schlüsselkennzahlen:

• • Öffnungsrate
  • Klick-zur-Registrierung-Rate
  • Anmeldegebühr
  • Anmelde-/Teilnahmerate
  • Replay Viewing (nach der Veranstaltung)

Wie ON24 Ihr Webinar-E-Mail-Programm aufwertet

Sie müssen all diese E-Mails nicht von Grund auf neu erstellen und versenden. Die Plattform von ON24 ist genau darauf ausgelegt, diesen Arbeitsablauf zu optimieren:

• • Vorgefertigte E-Mail-Vorlagen: Sparen Sie Zeit, indem Sie die Standardvorlagen von ON24 nutzen, die Sie anpassen können.
  • Dynamische Token und Personalisierung: Automatisches Einfügen von Namen, Firmen- oder Regionstoken ohne manuelle Bearbeitung.
  • Regionale Versionierung und Lokalisierung: Erstellen Sie mehrere Versionen, die sich an Zeitzonen, Sprachen oder Zielgruppen orientieren.
  • Intelligente automatische Regeln: Lösen Sie No-Show-Follow-ups, Replay-Pushs oder Nurture-Sequenzen basierend auf dem Verhalten aus.
  • Tiefe Analytik: Sehen Sie, welche E-Mails zu Anmeldungen, Anwesenheit und Wiederholungsaufrufen geführt haben - auf einer detaillierten Ebene.

ON24 hilft Ihnen, eine lokalisierte, leistungsstarke Webinar-E-Mail-Kampagne zu skalieren, ohne an Präzision zu verlieren.

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

• • Vage Betreffzeilen oder fehlendes "Webinar" - kann es sein, dass Ihre E-Mail im Posteingang nicht einmal Kontext erhält
  • Weglassen der Zeitzone - verwirrt Registranten in verschiedenen Zeitzonen und Regionen
  • Überfrachtung von E-Mails mit dichtem Text - zu viel Text verwässert Ihre Botschaft
  • Keine Erinnerungen oder Nachfassaktionen - entgangene Einnahmen durch Nichterscheinen
  • Keine Segmentierung - "Einheitsgröße für alle" bringt oft nicht die gewünschte Leistung
  • Überspringen der Analyse oder Iteration - Sie werden nicht wissen, was funktioniert, wenn Sie nicht testen

Wie Sie Ihre Webinar-E-Mail-Kampagnen auf die nächste Stufe bringen können

Effektive Webinar-E-Mail-Kampagnen vereinen klare Inhalte, Einblicke in das Verhalten, Zeitplanung und Wiederholung. Das Navigieren durch Zeitzonen, Sprachen und Sendefenster macht die Sache kompliziert - aber mit den oben genannten Vorlagen und Strategien sind Sie für den Erfolg gerüstet.

Umsetzbare nächste Schritte:

• • Verwenden Sie die obigen Vorlagen als Grundlage für Ihr nächstes Webinar
  • Implementieren Sie A/B-Tests in Ihren E-Mail-Sendungen
  • Nutzen Sie ON24's Templating, Tokenisierung und Automatisierung zur Skalierung
  • Benchmarking Ihrer Metriken und Iteration jeder Kampagne

Möchten Sie sehen, wie ON24 Ihren gesamten E-Mail-gesteuerten Webinar-Trichter unterstützen und automatisieren kann? Fordern Sie eine Demo an oder laden Sie unser U.S. Webinar Email Template Pack herunter, um loszulegen.