Aspectos básicos de la creación de grandes paneles de seminarios web

Mucha gente oye la palabra "webinar" y piensa en una aburrida conferencia acompañada de un PowerPoint y sin interacción con el público - pero, en realidad, ese es el webinar de una época pasada.

Hoy en día, los webinars son mucho más que una cabeza parlante. Incorporan diferentes estilos, técnicas, tecnología y herramientas que pueden unirse para crear un tema atractivo e interesante con miles de participantes.

Un formato de seminario web increíblemente infravalorado es el seminario web de panel. En su nivel más básico, un webinar de panel consta de dos ponentes y un moderador. Es un formato familiar que se utiliza a menudo en conferencias y ferias comerciales, pero también es muy eficaz para atraer a una audiencia virtual.

Los webinars de paneles pueden tener distintos estilos, como conversaciones de café, inmersiones profundas en un tema, reuniones de todos los participantes, charlas al aire libre, etc. El tono de su sector y el tema de la conversación suelen determinar el formato del debate. El tono del sector y el tema de conversación suelen determinar el formato del debate.

Cómo planificar un seminario web?

Para planificar con éxito un seminario web de panel, debe seguir varios pasos. En primer lugar, debe fijar una fecha para su evento. Recomendamos planificar el seminario con seis a ocho semanas de antelación. de antelación antes de la fecha prevista.

Una vez fijada la fecha, decida un tema y considere qué formato de panel será el más eficaz para el tema. Los eventos o actividades relacionados con este webinar de panel -como una cumbre virtual- también pueden influir en el estilo del webinar que organice. Pregúntese: ¿Se trata de un evento independiente? ¿Forma parte de una cumbre o conferencia? ¿Está relacionado con una campaña o una serie de seminarios web?

Ahora que ya tiene un tema y un estilo de seminario web, debe pensar en quién hablará y moderará. Si ya tiene un moderador, averigüe si se siente cómodo con un seminario en grupo. Será diferente de otros seminarios que haya moderado antes. antes de moderado antes, porque tendrá que equilibrar la intervención de dos oradores más y fluya con naturalidad.

Supongamos que no tienes un moderador en mente. En ese caso, hay que buscar a alguien con una personalidad sólida que dirija el debate y, al mismo tiempo, tenga conocimientos suficientes para contribuir. Un buen moderador de webinars puede realizar varias tareas a la vez, equilibrar y guiar a los ponentes, gestionar las aportaciones del público y controlar los tiempos.

En cuanto a los ponentes invitados, hay varias opciones. Siempre puedes ceñirte a los empleados, pero a nosotros nos gusta ir más allá y escuchar a otras empresas para conocer sus consejos y puntos de vista sobre el tema. También puedes aprovechar esta oportunidad para ponerte en contacto con empresas o líderes con los que es más difícil reunirse.lo que sería una forma estupenda de ampliar tu empresa.

Para seleccionar a los ponentes, empiece por examinar a los socios con los que mantiene una estrecha relación y, a partir de ahí, vaya ampliando la lista. Los patrocinadores y los líderes de opinión del sector también son excelentes opciones, y ambos pueden atraer a un mayor número de asistentes. Independientemente de a quién elija, lo más importante es asegurarse de que sabe lo suficiente sobre el tema como para mantener una conversación sin guión que sea relevante y significativa para el público.

Panel Logística del seminario web

Llegados a este punto, estará listo para sentarse con el equipo y entrar en los detalles del evento. Piensa que esta es la reunión inicial, en la que se toman las decisiones de alto nivel y se delegan en el miembro adecuado del equipo.

Su lista de tareas para esta reunión debe incluir varias cosas:

1. Determina en qué plataforma se va a celebrar tu evento.

Cada empresa prefiere una plataforma de webinar distinta. Pregunte a sus socios y panelistas qué plataformas tienen disponibles y elija la que tenga las características más robustas. Como mínimo, la plataforma que utilice debe ofrecer oportunidades de interacción con el público mediante chat, preguntas y respuestas, recursos descargables y encuestas interactivas.

2. ¿Se reunirán digitalmente o en persona?

Ahora mismo, probablemente será totalmente digital, pero tenga en cuenta que antes de la pandemia, muchos webinars de paneles tenían a los ponentes y al moderador juntos en la sala. Esto ayuda a dar al webinar un estilo más conversacional, ya que los ponentes interactúan.

3. Presente a los ponentes y al moderador e intercambie información de contacto.

Si ya se conocen, pídales que confirmen sus datos de contacto actuales. Los ponentes y moderadores deben conocerse y sentirse lo suficientemente cómodos como para mantener una conversación de 45 minutos ante el público.

Pídales que compartan su formación y experiencia de alto nivel sobre el tema y las especialidades que puedan tener relacionadas con el mismo. Esto ayuda a determinar quién habla sobre determinados temas y quién puede responder a preguntas en el turno de preguntas y respuestas.

4. Subraye los temas clave que deben tratarse o evitarse en el debate.

Con las tendencias en constante cambio, puede que haya ciertos temas que quiera asegurarse de que se tratan o se evitan en la conversación. Haz que todo el mundo sea consciente de ello lo antes posible.

Si hay tiempo suficiente, elabore un esbozo del camino que le gustaría que siguiera la conversación. Los ponentes y el moderador pueden repartirse los temas a tratar y hacer planes para volver a charlar con un esquema más detallado. Si no hay tiempo suficiente, planifica una reunión paralela con los miembros necesarios del equipo para repasar los temas más adelante.

5. Determinar el tiempo de emisión, repeticiones y a la carta.

Dado que, por el momento, todos los eventos son digitales, debe decidir si va a celebrar su seminario web en directo, en simulador o en ambas modalidades. Es importante que no audiencia a la hora de tomar esta decisión.

A la hora de decidir, he aquí algunas preguntas que conviene plantearse y debatir: ¿Su empresa o la de sus ponentes es internacional? ¿Necesita tener en cuenta a asistentes de varias zonas horarias? ¿Los ponentes se sienten cómodos manteniendo la conversación en directo o preferirían pregrabarla en caso de error? Si va a realizar este simulacro, ¿quién estará en línea para responder a las preguntas en cada uno de los tiempos de emisión? ¿Están los oradores disponibles para responder a varias rondas de preguntas?

6. Repasa las preocupaciones iniciales o los obstáculos que preveas.

Pregunte a los miembros de su equipo si tienen alguna preocupación o prevén algún problema potencial. Es mejor conocerlos lo antes posible para poder planificar soluciones. Averigua si tus ponentes tienen alguna necesidad tecnológica, como un micrófono, una cámara, etc., para que el webinar sea un éxito.

7. Discuta la parte de preguntas y respuestas al final del seminario web.

¿Se siente cómodo el equipo con preguntas en directo, sin filtrar, o prefiere que se le avise con antelación para preparar las respuestas correctas?

A veces, los seminarios web tienen preguntas y respuestas preparadas de antemano. Esto puede ser útil si hay que responder con delicadeza a preguntas sobre determinados temas, si un orador está nervioso y le preocupa meter la pata, o simplemente para empezar. A nadie le gusta ser el primero, así que una o dos preguntas preparadas al principio hacen que el público se sienta más cómodo preguntando más.

Si su equipo opta por una sesión de preguntas y respuestas en directo, puede anticipar ciertas preguntas y preparar las respuestas de antemano. Los ponentes y el moderador son probablemente líderes en el campo del tema y tienen una buena idea de algunas de las posibles preguntas que les pueden hacer. No hay una forma correcta o incorrecta de hacer una sesión de preguntas y respuestas, así que utiliza el método que resulte más cómodo para los ponentes.

Panel Webinar Marketing

Ya tiene decidido el tema, el estilo del seminario, los ponentes y las fechas y horas del evento. Ahora tiene que planificar cómo va a comercializar su seminario web. La organización anfitriona suele encargarse de ello, con la colaboración de las empresas de los ponentes.

Cree un paquete de información que pueda compartir con las empresas asociadas para que le ayuden a promocionar el seminario web. Además de la logística del seminario web, como las fechas y horas, este paquete debe incluir todos los elementos que intervienen en la comercialización de un seminario webcomo los planes para las redes sociales, el contenido y las fechas de los envíos masivos de correo electrónico, los planes para las imágenes y los gráficos, las biografías de los ponentes, el contenido de la página de inscripción, ejemplos de mensajes para las redes sociales y cualquier hashtag, identificador o etiqueta que deba incluirse en las publicaciones de las redes sociales.

Antes de que este paquete se distribuya a los distintos grupos que ayudan a crear y publicar el contenido, dé tiempo a sus empresas asociadas para que lo revisen y recomienden cambios que puedan afectar a su negocio. También querrá que estas empresas publiquen y anuncien este seminario web en sus canales, por lo que es esencial que haya unanimidad.

Gran parte del contenido que se incluye en un paquete de activos va a ser creado o implementado por diferentes personas en diferentes departamentos. Asegúrate de que todo el mundo conoce las fechas de entrega de su trabajo incluyéndolas en el paquete de activos si es posible.

Impulsar la interacción durante el seminario web

Los seminarios web son una herramienta fantástica para generar contactos, porque miden el interés y la interacción de los participantes. Ofrezca a los participantes la oportunidad de interactuar con los panelistas mediante encuestas, redes sociales, encuestas y widgets de preguntas y respuestas.

Si organiza un seminario web simulado, disponga de representantes de ventas o panelistas que respondan a las preguntas a lo largo del seminario. Si ofrece el seminario web a la carta, envíe las preguntas a alguien y asegúrese de que las personas necesarias responden y contestan al espectador.

Comparta los resultados después del seminario web

En muchos casos, la organización anfitriona se compromete a compartir los resultados del seminario web -un determinado número de correos electrónicos de los inscritos, por ejemplo- con las empresas asociadas. Esta táctica puede utilizarse como parte de una herramienta de reclutamiento para conseguir ponentes atractivos. Al ofrecer los análisis y los resultados, todas las organizaciones participantes tienen acceso a la misma información y pueden utilizarla para hacer un seguimiento de los contactos.

Aunque la creación de un webinar de panel requiere mucha planificación y esfuerzo, resulta más fácil cuanto más se repite. Los asistentes también apreciarán un estilo diferente de webinar para mantener las cosas frescas.

En general, asegúrese de divertirse, comuníquese a menudo con los socios comerciales implicados y conserve una lista de antiguos panelistas para futuros eventos.