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Cómo hacer más accesibles los eventos virtuales

9 de enero de 2023

Los eventos virtuales son, por naturaleza, mucho más accesibles que las reuniones en persona.

Sin desplazamientos de los que preocuparse y sin las limitaciones que presenta un lugar de celebración, accesibles virtuales son a menudo mucho más fáciles de atender para invitados de todo tipo, lo que en última instancia le ayudará a ampliar el alcance de su evento.

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Sin embargo, como organizadores de eventos, es nuestro deber garantizar que nuestras conferencias digitales, seminarios web, salas de reuniones virtuales y experiencias digitales puedan adaptarse a las necesidades de todos los participantes.

¿Pero cómo? Hemos recopilado estos prácticos consejosde accesibilidad para eventos virtuales que su equipo puede utilizar para garantizar que su evento virtual sea lo más accesible posible.

1. Pregunte a su público qué necesita

Persona en una llamada mirando un portátil.

Como parte del proceso de planificación de su evento, considere prioritario averiguar qué necesitan y esperan sus invitados del mismo. Deles la oportunidad -por ejemplo, a través de un formulario de encuesta- de compartir cualquier limitación o requisito especial que necesiten para que usted pueda encontrar la manera de atenderles. A su vez, esto puede ayudarle a identificar oportunidades para mejorar la accesibilidad de su evento virtual.

2. Haga saber a todo el mundo qué puede esperar de su evento

Desde las horas de inicio hasta los requisitos técnicos, sus invitados querrán saber qué es qué, mucho antes de que comience su evento. Envíe un correo electrónico (o dos ) unos días antes con:

    • Horario de salida y llegada
    • Una agenda clara, que incluya tiempos de descanso programados (más sobre esto más adelante)
    • Inicio de sesión e instrucciones
    • Detalles sobre lo que necesitarán sus invitados para unirse a la llamada: por ejemplo, una conexión WiFi estable y un dispositivo de sobremesa o móvil con función de audio.
    • Una breve presentación del anfitrión
    • Datos de contacto en caso de que tengan alguna pregunta o problema

Asegúrese de incorporar lo anterior a la lista de control de accesibilidad de su evento virtual para dar a todos los asistentes suficiente información y tiempo para prepararse para el acto. 

3. No vaya demasiado rápido

Puede que sean los nervios, puede que tenga mucho material por delante, sea como sea asegúrese de que usted o su presentador hablan con claridad. Debe asegurarse de que su presentador enuncie el contenido del evento con claridad para todos.

Si ralentiza el desarrollo de su presentación, facilitará que las personas con dificultades auditivas o de comprensión sigan el ritmo de su exposición. Otros asistentes también pueden apreciar las pausas regulares para poder digerir una idea y tomar notas más profundas.

Un ritmo más pausado también puede ayudarle a evitar la jerga innecesaria y a enfatizar cualquier idea importante a la que quiera que su audiencia preste atención.

4. Configurar el subtitulado automático

Otro enfoque que puede adoptar para que sus eventos sean más accesibles es automatizar los subtítulos para sus eventos en directo y establecer subtítulos para cualquier seminario web a la carta. Los subtítulos y los subtítulos cerrados eliminarán cualquier confusión sobre lo que se dice en sus grabaciones y proporcionarán a los hablantes no nativos un punto de referencia más claro durante todo el evento, mejorando así la accesibilidad de su evento virtual.

En ON24, hemos hecho posible que pueda generar subtítulos automáticamente. También puede editar los subtítulos de los eventos a la carta para garantizar su precisión si es necesario.

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5. Comparta sus contenidos en varios idiomas

Los vos eventos virtuales llegan cada vez más a audiencias de todo el mundo, lo que significa que a menudo es necesario ofrecer contenidos en diferentes dialectos. Asegúrese de que no se pierde nada subtitulando sus contenidos en los idiomas que hablan sus invitados.

ON24 facilita la traducción de los subtítulos al permitir la creación automática de archivos de voz a texto en más de 60 idiomas. Los subtítulos también pueden autotraducirse hasta en 62 idiomas.

6. Habilitar una función de chat en directo

A algunas personas les encanta hablar en voz alta durante las discusiones libres, mientras que otras prefieren escribir a máquina. Ponga en marcha una función de chat en directo para asegurarse de que los escritores de su grupo también puedan hacer preguntas y compartir ideas.

7. Programe descansos regulares

Cada persona procesa la información a una velocidad diferente. Por eso es tan importante incorporar pausas de consuelo regulares en los tiempos de sus eventos. Tanto si deciden utilizar este tiempo para hacerse un café rápido, responder a un par de correos electrónicos o repasar sus notas para afianzar su comprensión, todos agradecerán disponer de un poco de espacio para reponer fuerzas entre presentaciones o debates. Esto no sólo puede ayudar a mejorar la accesibilidad de su evento virtual, sino que simplemente evita que sus asistentes se desconecten a mitad del evento.

8. Proporcionar apoyo a los asistentes que no dispongan de cámara o micrófono

persona en webinar

En primer lugar, si está organizando una sala de reuniones virtual, asegúrese de que sus asistentes sepan que tienen la opción de ser vistos u oídos a través de los botones de audio y vídeo de su solución. (Si prefieren permanecer completamente fuera de la pantalla, también está bien. Nadie debería verse obligado a encender el audio o el vídeo si no se siente cómodo apareciendo).

En segundo lugar, tendrá que considerar cómo puede diferir su experiencia para los invitados que no tengan un micrófono o una cámara en su dispositivo. ¿Pueden seguir obteniendo el máximo valor de su contenido sin participar activamente o puede proporcionarles una herramienta que les permita interactuar con otros participantes?

Para evitar cualquier problema técnico en Webcast Elite que pueda afectar al éxito de su seminario web por parte del anfitrión, eche un vistazo a nuestra guía para probar la configuración de su cámara web y micrófono.

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10. Proporcionar apoyo a los lectores de pantalla

Los invitados con deficiencias visuales pueden utilizar lectores de pantalla para describir el contenido en pantalla, por lo que tendrá que asegurarse de que la tecnología que utiliza puede combinar lo que se dice con lo que se muestra.

Hemos desarrollado nuestra plataforma para que sea compatible con los lectores de pantalla más populares y nos hemos comprometido a seguir las directrices de Atributos de Internet Enriquecidos Accesibles (ARIA). Es la única manera de asegurarnos de que nuestra eventos virtuales accesibles accesibles ofrezcan una experiencia clara y fluida a los usuarios ciegos o con baja visión.

11. Permitir la personalización de la consola del seminario web

Consola_500x300 (2)

Sus asistentes deben poder ajustar lo que ven en pantalla para obtener la mejor experiencia posible. Su plataforma debe darles la opción de aumentar el tamaño de las fuentes, modificar los contrastes de color o mover las herramientas de interacción por la pantalla para que puedan centrarse en interactuar con su contenido principal. (Por suerte, ON24 permite a los invitados hacer todas estas cosas, y mucho más).

12. Enviar transcripciones con las grabaciones de los eventos

Es una práctica habitual enviar una grabación de su seminario web a todos sus invitados una vez que la llamada ha tenido lugar. Entonces, ¿por qué no ser aún más útil proporcionándoles una transcripción de todo el evento? ON24 facilita la transcripción de eventos de hasta 90 minutos de duración. Haga clic para obtener más información sobre este servicio adicional.

13. Facilite a los asistentes el acceso a otros contenidos

Su estrategia continua de contenidos es una parte crucial de su embudo; mejorará la experiencia de los asistentes con su marca y les mantendrá interesados en todo lo que tiene que ofrecer.

Pero todo el mundo querrá hacerse con sus activos de forma rápida y sencilla, por eso es tan importante agilizar el proceso de registro todo lo que pueda. Para solucionarlo, el equipo de ON24 ha introducido una función de registro con un solo clic que permite a los usuarios acceder a cualquier seminario web que deseen, sin tener que pasar por el mismo laborioso proceso cada vez que quieran ver algo nuevo.

Puede obtener más información sobre esta función y sobre cómo promueve una mayor interacción con nuestro Engagement Hub, aquí.

Esperamos que esta lista de comprobación de accesibilidad para eventos virtuales le sirva de guía a usted y a su equipo de eventos hacia experiencias más inclusivas. En ON24, nos centramos en el cumplimiento de las actuales Pautas de Accesibilidad al Contenido en la Web. Obtenga más información sobre lo que hacemos para que nuestros eventos sean inclusivos en nuestra página de Accesibilidad accesibilidad.

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