4 formats d'événements hybrides à utiliser dès maintenant

En tant qu'organisateur d'événements, rien n'est plus gratifiant que de voir ses projets se concrétiser sous la forme d'une salle comble, de billets vendus à guichets fermés, de critiques élogieuses, de sessions de conférences exceptionnelles et d'engagements hors du commun. des engagements hors du commun.

Mais qu'en est-il si vous souhaitez obtenir davantage de vos événements ? Comment faire pour que vos événements aient un impact sur un plus grand nombre de personnes dans un plus grand nombre d'endroits ?

Bien, la conception d'événements hybrides vous permet de faire exactement cela. Avec une approche numérique, votre public est - pardonnez le jeu de mots - virtuellement illimité, tout comme votre engagement avec les participants et bien plus encore.

Il est parfois intéressant de lier un événement physique, tel qu'une conférence d'utilisateurs, à une échelle virtuelle. C'est le cas où un événement hybride hybride montre sa force. vous permet de partager plus de contenu, de susciter plus d'engagement et de combiner le meilleur des deux mondes, physique et virtuel.

Vous trouverez ci-dessous quatre exemples de moyens d'exploiter une approche hybride de la conception d'événements dans le cadre de votre stratégie événementielle.

1) Élargir la portée de votre événement

Avez-vous déjà eu l'impression que davantage de personnes auraient assisté à un séminaire en personne s'il était plus facile de s'y rendre ? Ou, tout aussi probablement, si vous disposiez de plus de place dans votre espace physique ?

Thomson Reuters a dû se poser ces questions lors de son sommet annuel sur le risque et la conformité au Royaume-Uni. Ce sommet, qui se tenait à Londres, réunissait régulièrement plus de 600 délégués de haut niveau de l'industrie.

Cependant, l'entreprise souhaitait élargir son champ d'action et attirer un public plus large.

Normalement, cela signifierait soit organiser d'autres réunions coûteuses dans d'autres lieux, soit proposer leur sommet aux participants en ligne. Mais Thomson Reuters a trouvé une solution intermédiaire en ajoutant une composante virtuelle à son sommet de Londres.

Utiliser ON24, Thomson Reuters a créé un événement hybride pour promouvoir son sommet physique en Europe continentale. en Europe continentale. Les participants numériques ont bénéficié du même aspect, de la même sensation et du même contenu que le sommet physique, mais sans les limites du voyage ou de l'organisation de l'événement dans un lieu à l'espace limité.

L'événement a permis d'obtenir les résultats suivants : des séances de questions-réponses avec des experts et des sessions en petits groupes pour des discussions en direct :

• • Un plus grand nombre de contacts de niveau C qui ne pouvaient pas se permettre de voyager ont maintenant la possibilité de participer.
  • L'esthétique de l'événement physique est préservée grâce à un transfert en ligne transparent.
  • Les attentes en matière d'assiduité ont été satisfaites ou dépassées avec un taux de satisfaction de 90%.

2) Organiser un atelier

L'organisation d'un sommet physique est une entreprise coûteuse, mais les événements en personne ont souvent l'avantage d'offrir des possibilités d'engagement fort et d'établissement de relations. Après tout, quand on est présent, on est présent.

Lorsqu'il s'agit d'événements virtuels et un format d'événement hybride, il faut cependant réfléchir un peu plus avant de maintenir l'engagement des participants.

Accueillez votre public virtuel en lui offrant un éventail de possibilités d'interaction tangibles. Il peut s'agir d'un cours de cuisine, d'un puzzle, de tout ce qui nécessite un mouvement conscient de la part de vos spectateurs - en temps réel.

Par exemple, nous avons organisé un conception d'un événement hybride, un événement virtuel intégrant un élément tactile, ce qui a permis de maintenir l'attention du public tout au long de l'événement. Nous avons envoyé aux participants de "Atelier sur le pipeline prévisibleNous avons envoyé aux participants de l'atelier "The Predictable Pipeline Workshop" un cahier d'exercices qui pouvait être téléchargé ou imprimé, afin que les participants puissent remplir les feuilles de travail au fur et à mesure que l'événement progressait.

En leur demandant de réaliser les différentes activités du livre, nous avons constaté une augmentation des interactions et des réponses plus engagées de la part du public.

3) Mise en valeur d'un bien physique

Vous pouvez également utiliser des actifs physiques pour inciter les gens à assister à vos événements ou à les compléter. événements virtuels et la conception d'événements hybrides. Il donne aux participants un but à atteindre qu'ils peuvent ensuite tenir dans leurs mains.

Les certificats sont un moyen simple d'y parvenir. Attribuez aux participants virtuels des certificats imprimables pour l'achèvement des cours et des formations afin de les motiver à rester engagés dans votre contenu et à se tenir au courant des tendances de l'industrie.

Par exemple, les cours hybrides vous permettent de limiter le temps de déplacement consacré aux sessions en personne afin que vous puissiez consacrer plus de temps au matériel de formation proprement dit.

Pour ce faire, l'entreprise a créé de nombreux webinaires comprenant un mélange de vidéos, de diapositives et de ressources téléchargeables, comme des PDF, et a offert aux participants la possibilité de répondre à des questions à tout moment de la formation.

Après avoir répondu à un quiz à l'issue de ces sessions, les participants virtuels peuvent télécharger le certificat directement depuis la plateforme Webinaire afin de mettre en valeur leur expertise et leur formation continue.

Dans d'autres cas, vous pouvez faire de l'actif physique la vedette du spectacle.

Australie La Trobe University a rendu l'enseignement supérieur plus accessible aux étudiants de Melbourne et de la région environnante en organisant une "journée portes ouvertes" virtuelle. Cet événement a permis aux étudiants actuels et potentiels d'en savoir plus sur les cours et les carrières, de visiter les campus, de dialoguer avec le personnel et de se renseigner sur les bourses d'études, le logement et bien d'autres choses encore.

Auparavant organisé sur le campus et en personne, l'événement annuel générait une grande partie des inscriptions annuelles. Toutefois, la question de savoir comment passer d'un événement physique à un événement virtuel tout en continuant à transmettre l'expérience universitaire de manière percutante se posait.

En s'appuyant sur ON24, La Trobe a créé un espace interactif où les étudiants ont pu visiter virtuellement le campus et obtenir les mêmes informations qu'en personne. Des animateurs en direct ont géré les questions-réponses en temps réel, aussi bien à l'écrit qu'à l'oral.

La Trobe a coordonné et enregistré 100 sessions en huit semaines pour préparer l'événement, et a enregistré une augmentation de 167 % par rapport à l'événement de l'année précédente - en maintenant le nombre d'inscriptions malgré le passage à l'apprentissage à domicile pendant la pandémie.

4) Créer une expérience personnelle en tout lieu et à tout moment

Planifiez votre prochain conception d'un événement hybride pour plonger le public au cœur de l'action en incorporant des interactions en temps réel, des sessions en petits groupes, des stands virtuels et du SWAG !

Dans notre propre "Au-delà du Webinaire"nous avons présenté l'offre d'ON24 tout en reproduisant l'expérience d'une personne.

Mais comment concevoir cela ?

De la même manière que vous dresseriez la carte des différents éléments d'un événement en personne, l'élaboration de cartes d'expérience de votre environnement virtuel peut vous aider à donner un sens à tout ce qui se passe dans votre espace virtuel.

Commencez par une représentation du déroulement de l'événement, puis passez à des éléments spécifiques tels qu'une carte interactive, des images cliquables ou des possibilités d'interaction entre les participants. D'autres options pourraient inclure un centre de ressources ou des sessions en petits groupes qui s'alignent sur votre offre en personne.

Enfin, n'oubliez pas que tout le monde aime le SWAG! Profitez de quelques cadeaux simples pour attirer l'attention sur votre événement hybride, pimenter les moments d'accalmie et entretenir la conversation même après la fin des travaux.

Avant, pendant ou après l'événement, les articles gratuits encouragent la participation et donnent un caractère ludique à votre événement. médias sociaux.

Quoi que vous fassiez dans votre conception d'événements hybrides, n'oubliez pas que, lorsqu'il est bien fait, le fait de combler le fossé entre le physique et le virtuel permet d'attirer un public plus engagé, d'encourager une interaction réfléchie et d'étendre la portée de vos programmes.