Como organizador de eventos, no hay nada más gratificante que ver cómo sus planes se materializan en un lleno absoluto, entradas agotadas, críticas favorables, sesiones de ponencias excepcionales y y compromisos fuera de serie.
Pero, ¿y si quiere sacar más partido a sus actos? ¿Cómo puede ampliar sus actos para que lleguen a más público en más lugares?
Bueno, el diseño de eventos híbridos le permite hacer exactamente eso. Con un enfoque que da prioridad a lo digital, su audiencia es -perdón por el juego de palabras- prácticamente ilimitada, al igual que su interacción con los asistentes y mucho más.
A veces, merece la pena vincular un evento físico, como una conferencia de usuarios, a una escala virtual. En este caso donde un evento híbrido híbrido muestra su de evento híbrido, que permite compartir más contenidos, fomentar la interacción y combinar lo mejor de los mundos físico y virtual.
A continuación se ofrecen cuatro ejemplos de formas de aprovechar un enfoque híbrido de diseño de eventos como parte de su estrategia de eventos.
1) Ampliar el alcance de su acto
¿Alguna vez ha pensado que habría asistido más gente a un seminario presencial si fuera más fácil llegar a él? O, lo que es igual de probable, ¿si tuvieras más sitio en tu espacio físico?
Thomson Reuters tuvo que plantearse estas preguntas durante su Cumbre anual sobre Riesgo y Cumplimiento celebrada en el Reino Unido. La cumbre se celebró en Londres con una asistencia regular de más de 600 delegados del sector de nivel C.
Sin embargo, la empresa quería ampliar su alcance y atraer a un público más amplio.
Normalmente, esto supondría organizar otras reuniones costosas en otros lugares o hacer llegar la cumbre a los asistentes a través de Internet. Pero Thomson Reuters encontró un camino intermedio, añadiendo un componente virtual a su cumbre de Londres.
Utilización de ON24, Thomson Reuters creó un evento híbrido para impulsar su cumbre física a la Europa continental. Los asistentes digitales experimentaron el mismo aspecto, la misma sensación y el mismo contenido que en la cumbre física, pero sin las limitaciones de los viajes o de celebrar el evento en un lugar con un espacio limitado.
El acto, en el que se celebraron desde sesiones de preguntas y respuestas con expertos hasta sesiones de debate en directo, arrojó los siguientes resultados:
-
- Un mayor número de contactos de alto nivel que no podían permitirse el lujo de viajar pudieron asistir a la reunión.
- La estética del evento físico se mantiene con una transferencia en línea sin fisuras
- Se cumplen o superan las expectativas de asistencia, con un índice de satisfacción del 90
2) Organizar un taller
Organizar una cumbre física es un esfuerzo costoso, pero los eventos presenciales suelen tener la ventaja de ofrecer grandes oportunidades de interacción y creación de relaciones. Al fin y al cabo, cuando estás presente, estás presente.
Cuando se trata de eventos virtuales y un formato de evento híbrido, Sin embargo, para mantener el interés de los participantes hay que pensar un poco más.
Vuelva a sintonizar a su audiencia virtual con una serie de oportunidades de interacción tangibles. Puede ser una clase de cocina, un rompecabezas, prácticamente cualquier cosa que requiera un movimiento consciente por parte de sus espectadores, en tiempo real.
Por ejemplo, organizamos un diseño de evento híbrido, un evento virtual incorporando un elemento táctil, que ayudó a mantener la atención del público durante todo el acto. Enviamos a los asistentes de "Taller sobre tuberías predeciblesun cuaderno de trabajo, que podía descargarse o imprimirse, para que los participantes pudieran rellenar las hojas de trabajo a medida que avanzaba el evento.
Al pedirles que completaran las diversas actividades del libro, vimos un aumento de las interacciones y respuestas más comprometidas por parte del público.
3) Mostrar un activo físico
También puede utilizar los activos físicos como un aliciente para atraer a la gente a asistir o completar sus eventos virtuales y el diseño de eventos híbridos. Intrega a los participantes algo por lo que trabajar y que luego pueden tener en sus manos.
Los certificados son una forma sencilla de conseguirlo. Premia a los asistentes virtuales con certificados imprimibles por completar cursos y formación para motivarles a seguir con tus contenidos y mantenerse al día de las tendencias del sector.
Por ejemplo, las clases híbridas le permiten limitar el tiempo de desplazamiento dedicado a las sesiones presenciales para que pueda dedicar más tiempo a los materiales de formación propiamente dichos.
Para ello, la empresa creó numerosos seminarios web con una mezcla de vídeos, diapositivas y recursos descargables, como PDF, y ofreció a los participantes la opción de participar en una sesión de preguntas y respuestas en cualquier momento de la formación.
Tras superar un cuestionario al final de estas sesiones, los asistentes virtuales pueden descargar el certificado directamente desde la plataforma del seminario web para demostrar sus conocimientos y su formación continua.
En otros casos, puede hacer que el activo físico sea la estrella del espectáculo.
Australia Universidad La Trobe hizo más accesible la enseñanza superior a los estudiantes de Melbourne y alrededores mediante una "Jornada de Puertas Abiertas" virtual. Este evento ofreció a los estudiantes actuales y futuros la oportunidad de obtener más información sobre cursos y carreras, visitar los campus, interactuar con el personal e informarse sobre becas, alojamiento y mucho más.
El acto anual, que antes se celebraba en el campus y en persona, generaba una gran parte de la matrícula anual. Sin embargo, se planteó la cuestión de cómo pasar del formato físico al virtual sin dejar de transmitir la experiencia universitaria de forma impactante.
Aprovechando ON24, La Trobe creó un espacio interactivo en el que los estudiantes podían recorrer virtualmente el campus y obtener la misma información que en persona. Los anfitriones en directo gestionaron las preguntas y respuestas en tiempo real, tanto escritas como verbales.
La Trobe coordinó y grabó 100 sesiones en ocho semanas para preparar el evento, y registró un aumento del 167% con respecto al año anterior, manteniendo las cifras de matriculación a pesar del cambio al aprendizaje en casa durante la pandemia.
4) Crear una experiencia presencial en cualquier momento y lugar
Planifique su próximo diseño de eventos híbridos para sumergir al público en el meollo de la acción mediante la incorporación de interacciones en tiempo real, sesiones de trabajo, stands virtuales y SWAG.
En nuestro propio "Más allá del seminario web"mostramos lo que ON24 puede ofrecer emulando una experiencia presencial.
Pero, ¿cómo se diseña esto?
Del mismo modo que se trazan los distintos componentes de un acto presencial, la elaboración de mapas de experiencia del entorno virtual puede ayudar a comprender todo lo que ocurre en el espacio virtual.
Empiece con una representación del flujo del evento y, a continuación, pase a elementos específicos como un mapa interactivo, imágenes en las que se pueda hacer clic u oportunidades destacadas para que los asistentes interactúen entre sí. Otras opciones podrían incluir un centro de recursos o sesiones de grupo que se ajusten a su oferta presencial.
Por último, no olvides que a todo el mundo le gusta el SWAG¡! Aproveche algunos obsequios sencillos para llamar la atención sobre su evento híbrido, animar los momentos de calma y mantener la conversación incluso después de que todo haya terminado.
Antes, durante o después del evento, los obsequios fomentan la asistencia e inyectan diversión a su evento. las redes sociales.
Haga lo que haga en su diseño de eventos híbridos, recuerde que, cuando se hace bien, tender puentes entre lo físico y lo virtual ayuda a atraer a un público más comprometido, fomenta la interacción reflexiva y puede ampliar el alcance de sus programas.
